Нет офиса - нет проблем

Откуда берутся акулы банковского бизнеса?

Окончив колледж и получив среднее специальное образование по предмету «банковское дело», Евгения Тудалецкая в 18 лет устроилась работать в отделение «Сбербанка» в Воронеже.

Спустя два года она перешла в Райффайзенбанк, в 23 года стала начальником отдела Альфа-банка, в 27 лет — занялась розничным бизнесом в Промсвязьбанке.

Каждое новое место работы было связано с изменением направления, которое приходилось изучать с нуля, осваивать или заново создавать методики контроля и управления, попутно оптимизируя рабочие процессы.

Одиннадцать лет работы в банковских структурах, от низов до руководящих должностей, научили Евгению Тудалецкую системному подходу и работе в постоянно многозадачном режиме. Этот навык позволяет ей выстраивать свой личный график наиболее эффективно. Ее рабочий процесс не превращается в рутину, но дает возможность получать максимум интересных разноплановых проектов, задач, новых клиентов, общаться с коллегами и сотрудниками.

Главный жизненный принцип Тудалецкой: делать нужно то, что нравится, в чем уверен. Поэтому, однажды осознав, что ее «лестница стояла у правильной стены», но «пришло время ее переставить», Евгения решила сменить сферу деятельности.

Новая культура управления

Так случилось, что личные цели и жизненные обстоятельства Тудалецкой совпали с актуальностью темы удаленного бизнеса. Евгения проводила семинары и тренинги, писала статьи для СМИ, убедительно доказывая, что есть множество сфер деятельности, в которых сотрудники могут работать дома и прекрасно справляться со своими обязанностями.

Всего за три года Евгении удалось:

создать методологию контроля и управления удаленным бизнесом
организовать и систематизировать работу вне офиса 100 компаний в России и СНГ
перевести на удаленную работу больше 14 тысяч сотрудников
за счет удаленной организации труда сэкономить больше 50 млрд рублей в бюджетах различных компаний.

Формат будущего

Всем хочется работать эффективно и при этом экономить деньги. Удаленный бизнес экономически выгоден, поскольку позволяет экономить сразу по нескольким параметрам, за счет:

зарплаты сотрудников
аренды и содержания офиса
закупки оргтехники и расходников к ней.

Чем хороша удаленная работа для работодателя?

Можно нанимать лучших специалистов со всего мира, без ограничения географии.
Сотрудники сами создают себе комфортную обстановку, выстраивают распорядок дня и работают эффективнее.
Новое поколение с удовольствием трудится в таком режиме и показывает отличные результаты. Будучи привязанными к офису с тотальным контролем, многие из них теряют важную творческую жилку.
Удаленный офис делает любую организацию более конкурентоспособной.

Почему многие владельцы бизнеса боятся работать с удаленщиками? Кто-то не уверен в эффективности таких сотрудников и возможности управления и контроля, кто-то не может найти достаточно организованных и ответственных работников, опасаясь за сохранность коммерческой информации. Различных страхов по этой теме много, однако при правильной организации рабочих процессов за компаниями без офисов — несомненно, будущее.

Есть три типа удаленных работников:

штатные удаленные сотрудники, которых можно оформить по трудовому кодексу
фрилансеры, то есть индивидуальные предприниматели, с которыми заключаются договоры на оказание определенных услуг
самозанятые.

Выбор формы сотрудничества зависит от целей работодателя.

Удаленного сотрудника можно оформить и на половину ставки, чтобы человек работал всего четыре часа в день, получая соответствующую зарплату.

Для Москвы удаленная работа — отличное решение. Это экономия около 20 тысяч рублей в месяц на зарплате каждого работника и возможность находить сотрудников в провинции, где зарплатные ожидания значительно ниже, хотя уровень профессиональной подготовки ничем не уступает столичному.

Сегодня даже самые крупные компании, такие как Google, Facebook, YouTube, «уводят» сотрудников домой. Крупные игроки российского рынка не остаются в стороне: «Тинькофф», Альфа-банк, «Билайн», «Яндекс» и многие другие гиганты увеличивают число работающих из дома.

На удаленку можно смело отправить колл-центры, отделы продаж и даже отделы, которые лично взаимодействуют с клиентом.

Как работать с удаленными сотрудниками?

Если вы планируете расширить географию своего бизнеса, сегодня это можно сделать, не открывая новый офис в другом городе. Достаточно нанять удаленных специалистов, которые будут осуществлять деятельность в нужном регионе. Для стартапов это идеальный и наименее затратный вариант найма.

Если нет острой необходимости, не нужно заставлять своих удаленных сотрудников сидеть с 9 утра до 6 вечера перед компьютером. Ваша задача состоит не в том, чтобы постоянно контролировать их, переживая — не бездельничают ли они, а следить за выполнением поставленных задач. Если сотрудники с ними справляются, то какая разница, когда они это делают?

Найм удаленных сотрудников не означает, что вам вообще не нужен офис. Такое тоже может быть, но вы можете организовать смешанный формат работы — часть людей будут работать в офисе, часть — дома.

Кстати, отсутствие офиса — отличный способ застраховать себя от нежданных визитов конкурентов, которые приходят под видом тайных покупателей, чтобы посмотреть, как налажена ваша работа.

Разумеется, помимо плюсов, удаленный бизнес имеет и минусы.

При неправильной организации рабочих процессов вас ждет бардак.
Сотрудники могут «слить» важную информацию конкурентам или в Сеть. При этом доказать их вину и привлечь к ответственности будет невозможно, если вопросы коммерческой тайны не были серьезно проработаны и отрегулированы заранее.
В коллективе, состоящем исключительно из удаленщиков, сложно поддерживать командный дух и обеспечивать реальное общение.
Вам могут не доверять банки. Удаленный бизнес — новый формат, а банки — пожалуй, самая консервативная система.
Далеко не все хотят работать дома по ряду причин, поэтому найти нужного сотрудника не всегда просто.
У вашего удаленного работника внезапно могут возникнуть проблемы с интернетом и связью.

Как найти достойного кандидата?

Для желающих наладить удаленную работу своего бизнеса есть пять категорий людей, на которых стоит обратить внимание:

Домохозяйки и женщины в декрете. У многих из них есть нужное образование и острая необходимость зарабатывать.
Соискатели, которые не могут устроиться в своем родном городе, но их опыт и знания нужны вам.
Люди с ограниченными возможностями.
Свободные художники, которые не хотят загонять себя в рамки офиса. Они порой слабо организованны, но с этим можно справиться благодаря внедрению строгих правил.
Эксперты, которые могут жить в любой точке мира.

Перед тем как нанимать удаленных сотрудников, четко определите, какие полномочия вы хотите им доверить. Определите, какие задачи будут регулярными, а какие — разовыми и от случая к случаю. От этого зависит легальная форма вашего сотрудничества.

Искать удаленного сотрудника можно как на онлайн-биржах труда типа HeadHunter, так и в социальных сетях, в специализированных сообществах или по ключевым параметрам профиля. Например, в Instagram легко можно найти копирайтера, SMM-менеджера: достаточно воспользоваться поисковой строкой.

Собеседование

Связаться с интересующим кандидатом — не самое сложное. Сложнее понять, справится ли он. Вот чек-лист вопросов для онлайн-беседы с соискателем.

Почему его интересует именно удаленная работа?
Сколько времени он готов уделять работе?
Какой стиль управления и контроля ему подходит? (Еженедельный или ежедневный контроль.)
Если бы у вас была возможность не работать, то что бы вы делали? (Если соискатель не хочет ничего делать, то он вам не подходит).

Постарайтесь понять мотивацию человека: что им движет? Почему он ищет именно удаленную работу? Насколько серьезно он относится к делу?

Особую сложность представляют собеседования с теми, кто претендует на руководящую должность. Обязательно поинтересуйтесь их опытом работы, попросите портфолио. Познакомьтесь с человеком лично — хотя бы в Skype или Zoom, но непременно с видео. Если вас устроило то, что вы увидели, дайте соискателю тестовое задание. Если что-то не так — не тратьте время и не внушайте человеку ложных надежд.

Что делать на первых порах?

Если вы наняли нового удаленного сотрудника, соблюдайте следующие правила:

обозначьте четкий круг задач уже на испытательном сроке
объясните, по каким критериям вы собираетесь оценивать качество выполняемой им работы
испытательный срок не должен быть меньше месяца
зарплата новичка должна быть равна зарплате другого сотрудника на аналогичной должности
не пытайтесь найти кого-то, кто похож на вас
при выборе кандидата не полагайтесь целиком и полностью на результаты психологических тестов
не делайте акцент на наличии собственной клиентской базы
работа у вас не должна быть понижением по сравнению с предыдущей должностью сотрудника.

Никогда не нанимайте специалиста, который готов предоставить базу с прошлого места работы: сегодня он отдает ее вам, а завтра ваша база будет у другой компании. Настройте CRM-систему таким образом, чтобы каждый менеджер мог отслеживать только своих клиентов без возможности выгрузки каких-либо файлов. Не забудьте подписать дополнительное соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

У вас есть три варианта взаимодействия с новым удаленным сотрудником:

оформить его полностью по трудовому кодексу с самого начала
не оформлять вообще никак
оформить через какое-то время, когда станет ясно, что он справляется, а вы им довольны.

У каждого варианта есть свои плюсы и минусы, поэтому перед тем, как принимать решение, проконсультируйтесь с юристом и досконально изучите вопрос.

Как понять, что вам подходит удаленный формат?

Если все регламенты и должностные инструкции в вашей компании прописаны, а полномочия и сферы ответственности сотрудников им понятны, то вы готовы к удаленной работе. Поступать в ином порядке, то есть сначала нанимать, а потом расписывать обязанности, — это дорога к хаосу.

Кроме того, разработайте систему оценки результатов. В большинстве случаев не имеет значения, сколько конкретных часов ваш сотрудник трудится и сколько это занимает у него времени. Если он показывает великолепные результаты, можно не переживать, что он спит до обеда.

Расскажите новому работнику максимально подробно о вашем бренде, о деятельности вашей компании. Сотрудники должны знать компанию, в которой работают.

Разработайте стандарты продаж и других производственных процессов, пропишите методологию работы с удаленщиками. Пусть у каждого новичка будет опытный наставник, который прошел тот же путь.

Создайте чат для коммуникации в любом удобном мессенджере, настройте, если требуется, IP-телефонию, подключите всех к CRM-системе.

Обучение новых сотрудников

Приступая к новой работе, каждый сотрудник проходит четыре этапа.

Самостоятельное изучение предоставленных материалов.
Беседа, целью которой является проверка усвоенных знаний.
Демонстрация работы.
Обратная связь от сотрудника.

Если в компании появилось вакантное место на управляющую должность, в первую очередь рассмотрите тех сотрудников, которые уже на вас работают. Во-первых, потому, что они знают особенности процессов в вашей организации, а во-вторых, повышение увеличивает лояльность сотрудников, одновременно растет мотивация. Люди знают, что могут чего-то добиться.

Управление без визуального контроля

Еще до найма сотрудника составьте список его задач. В ходе работы этот список может трансформироваться, но искать человека на должность нужно, имея четкое представление о том, чего конкретно вы от него ожидаете.

Вариантов контроля может быть несколько. Лучше всего обсудить этот вопрос с самим сотрудником, потому что кому-то нужен еженедельный контроль, а кто-то прекрасно обходится ежемесячными отчетами и итоговым контролем. Не стоит сильно рассчитывать на самодисциплину, поэтому разработайте систему отчетности. На первом этапе наставник будет необходим новому сотруднику, чтобы не допустить ошибок.

Если возникла проблема с дисциплиной — дайте сотруднику второй шанс. Обсудите с ним причины произошедшего и вместе подумайте, как избежать этого в дальнейшем. Но если история повторится, смело увольняйте его.

Командный дух

Даже в удаленном офисе есть своя культура. Непременно назначьте ответственного за дни рождения и календарные праздники.

Организуйте знакомство сотрудников: пусть каждый из них сделает небольшую видео- или фотопрезентацию, где расскажет о том, где он живет, чем занимается и увлекается в свободное от работы время.

Введите рейтинговую систему и поощряйте лучших, но помните: хвалить нужно при всех, а ругать наедине.

Если есть возможность, организуйте встречу сотрудников офлайн. Пусть это будет небольшой корпоратив пару разу в год.

Основные ошибки удаленного управления

Верить в то, что где-то существует идеальный сотрудник, который справится со всем сам.
Отсутствие стажировки или испытательного срока.
Предложение зарплаты, значительно отличающейся от средней по региону, где живет сотрудник. Московская зарплата сильно отличается от заработка в Воронежской области. Если вам хочется предложить что-то лучшее, то к средней зарплате на этой должности на местном рынке добавьте 5 тысяч рублей.
Непонимание различий между удаленным сотрудником, фрилансером и самозанятым.
Неправильно выстроенная схема коммуникации руководителя с сотрудниками и сотрудников между собой.
Чрезмерная экономия на всем.
Игнорирование корпоративной культуры.
Еженедельная оплата труда вместо обычной — 2 раза в месяц.

Если вы намерены сэкономить на найме персонала, обязательно посчитайте, сколько стоит час работы вашего офисного сотрудника. Это будет конкретная, а не умозрительная цифра, важная точка отсчета.

Вот для примера разбор конкретного проекта по переводу бизнеса на удаленную схему.

Онлайн-школа, основанная двумя владельцами, работала в съемном офисе в Ростове-на-Дону. Партнеры по очереди вели бесплатные вебинары, сотрудничая с украинским фрилансером — рекламщиком и таргетологом. После вебинаров владельцы сами обзванивали клиентов, продавая им онлайн-курсы.

Задача стояла: освободить владельцев от необходимости самим заниматься продажами и отказаться от офиса.

Евгения Тудалецкая со своими сотрудниками проанализировала ситуацию и предложила следующее решение.

По опыту и результатам уже выполненных звонков пользователям бесплатных вебинаров были написаны скрипты.
Был нанят удаленный менеджер по продажам.
Организован контроль и запись звонков.
Аренду постоянного офиса заменил временный найм студии для записей вебинаров.

Реализация этих шагов позволила владельцам бизнеса сэкономить более семи миллионов рублей и освободить свое личное рабочее время для решения стратегических задач, увеличив эффективность всего дела.

За удаленной работой будущее — в этом можно не сомневаться. Компании, которые смогут первыми перейти на новый формат и успешно внедрить его, станут лидерами рынка. Удаленный офис — это не просто экономически выгодно, это еще и очень удобно и для вас, и для ваших сотрудников.

Оригинальная книга содержит еще четыре кейса по внедрению системы удаленного контроля и описание полезного инструментария для руководителей и владельцев бизнеса.