Сверхпродуктивность: 20 инструментов для планирования жизни и быстрого достижения целей

Относитесь к своей судьбе как к проекту с задачами

Правильный менеджмент — основа успеха любой компании. Но наша жизнь тоже нуждается в менеджменте. И успех в жизни зависит от него в той же степени, что и успех в бизнесе.

Наша жизнь состоит из проектов: карьера, капитал, здоровье, семья. Этими проектами нужно грамотно управлять. Распределять ресурсы, обозначать приоритеты. Жизнь возможно спланировать на двадцать пять лет вперед! И время будет вашим основным ресурсом.

Не бойтесь ставить перед собой большие, амбициозные цели. Любая цель кажется недостижимой, если мы не знаем, как ее достичь. Но если распределить путь к ней на множество выполнимых шагов, то достичь ее будет легче.

Мы живем так, как мы мечтаем

Зачастую люди не достигают успеха только потому, что не верят в себя, свои силы и возможности. Они ставят себе невысокие цели, боясь мечтать о большем. Чтобы снять эти ограничения, нужно разобраться с желаниями. Цели нужно ставить действительно важные и смелые, а главное — по-настоящему желанные.

Есть три техники, которые помогут это сделать.

Анализируйте свои дневные эмоции. Обратите внимание на то, что вас радует и огорчает. На первое нужно ориентироваться, а второго следует избегать. Эта информация пригодится при создании жизненного плана.
Представьте, что вам осталось жить несколько часов. Чем бы вы могли гордиться в своей жизни? А о чем сожалеете? А потом представьте, как нужно изменить жизнь, чтобы первого было больше, а второго — меньше.
Представьте, что вы добились успеха и ваша жизнь идеальна. Какой вы ее себе представляете? Как вы выглядите? Где живете? Кто рядом с вами? Какой вид из вашего окна? Что вас ждет в течение дня?

Третье упражнение поможет вам сформулировать ваши ценности. Цели должны соответствовать ценностям. Иначе их достижение не принесет удовлетворения. Важно, чтобы и ваши близкие люди разделяли эти ценности и были готовы стремиться к этим целям. Иначе вы очень скоро их перерастете, а это погубит ваши отношения.

Цель должна быть сформулирована как можно проще и точнее. Если цель размыта, вы не сможете понять, достигли вы ее или нет. Она должна быть измерима количественно, определена во времени и не противоречить другим целям. Используйте в формулировке глаголы — это лучше мотивирует.

Целей и задач может быть очень много. Определите приоритетные. В самых эффективных задачах минимум усилий даст максимальный результат. Важно сделать так, чтобы все задачи и проекты вашей жизни сложились в единую картину, как пазл.

Лучше плохой план, чем никакой

Поставив цель, изучите всю возможную информацию в данном направлении. Если цель — путешествие, то узнавайте все возможное о маршрутах, стоимости, трудностях. Если цель — стать специалистом в чем-то, то повышайте уровень компетентности в нужной сфере.

Сегодня это можно сделать быстро и недорого. Помогут специальные сайты и форумы, YouTube и Instagram, нужные книги, курсы, мастер-классы. Все это можно найти в интернете. Также важны наставники — успешные люди, которые могут поделиться своим опытом. Тратьте на обучение не меньше часа в день.

Собрав информацию, составляйте план. Вот ряд вопросов, ответы на которые вам помогут.

Какой конкретный измеримый результат у вашей цели?
По каким критериям будет видно, что цель достигнута?
Какие конкретные действия нужны для достижения цели?
Какие нужны ресурсы?
Сколько это займет времени?
Каков бюджет?
Каковы возможные риски?

На этапе планирования у вас есть возможность понять, какие цели противоречат друг другу или вашим ценностям и какие из них для вас важнее. Но после принятия решения цели менять не нужно. Иначе вы в них перестанете верить. Вы должны быть твердо уверены, что в назначенное время вы добьетесь поставленных целей.

Ментальные карты повысят продуктивность мышления

Цель — это проект. Он состоит из задач. Планируя, важно не упустить ни одной задачи. А их может быть очень много. Мы не можем удержать в голове их все. Помогут ментальные карты.

Начертить ментальную карту можно от руки, а можно с помощью специальных приложений и сайтов. В центре листа поместите свою главную цель. От нее в разные стороны начинайте чертить ветви. Каждая ветвь соответствует одной конкретной задаче. От ветвей могут расходиться дополнительные веточки. Это подзадачи, необходимые для выполнения задачи. Для наглядности используйте картинки и фотографии.

Потом ментальную карту можно переписать в виде списка задач. Если так поступить с каждой вашей жизненной целью, может получиться до тысячи разных задач. Но не стоит пугаться. Справиться помогут методы проектного управления.

Развивайтесь по спринтам

Самым эффективным методом является Scrum. Его разработали для программистов, но он прекрасно работает в любом проекте. Суть метода в том, что вы визуализируете процесс выполнения задач. А еще в конкретный момент времени вы сосредотачиваетесь лишь на конкретных задачах и больше ни на чем лишнем.

Создайте таблицу. Первая колонка называется «бэклог». В нее входят все ваши несделанные задачи.

Вторая колонка — «спринт». Так называется короткий временной отрезок, за который вы должны решить задачу или несколько задач из бэклога. Спринт — это всегда фиксированный отрезок. Например, неделя. В самом начале спринта выберите те задачи, которые в силах выполнить за это время. Внесите их во вторую колонку.

Третья колонка — «в работе». Туда вносите задачи, которые выполняете непосредственно сейчас.

Четвертая колонка — «сделано». Помещайте туда уже выполненные задачи. Выполненный проект — это когда все пункты из бэклога оказываются в графе «сделано».

Очень хороший срок спринта — два месяца. За это время можно сформировать полноценную новую привычку или приобрести базовые знания в любой сфере. Для повышения мотивации полезно заключить какую-нибудь сделку, например, пари, в котором в случае невыполнения задачи придется выполнять что-то за пределами зоны комфорта.

Измеряйте прогресс в цифрах

Поскольку цель должна быть количественно измерима, то и путь к ней можно измерить. Записывайте ваши результаты, чтобы наглядно видеть приближение к цели. Измерить можно даже привычки. Существуют специальные приложения-трекеры, которые измеряют любые ваши действия: шаги, калории, время сна, время, проведенное за экраном.

Для закрепления привычки подходит техника «неразорванной цепочки». Дайте себе обещание, что если вы пропустите хотя бы один раз, то начнете все сначала. Чем ближе к цели, тем больше вы будете стремиться не прерывать цепь.

Также можно взять на вооружение техники бережливого производства. Например, циклическое развитие. Один цикл похож на спринт. Он состоит из четырех шагов:

планирование цикла;
действие;
анализ результата;
корректировка.

Иначе говоря, вы постоянно проверяете себя: все ли идет правильно? Не сбились ли вы с курса? Нужно ли что-то изменить?

Чтобы лучше видеть отклонения от курса, воспользуйтесь техникой «Светофор». Создайте таблицу и запишите в нее результаты, которые планируете получить от каждого цикла. И в конце циклов сверяйте полученные результаты с запланированными. Если сходится — отмечайте нужную графу зеленым. Если есть небольшое отклонение — желтым. Если сильное отклонение — красным. Анализируйте результаты таблицы и думайте, что необходимо изменить.

Внедрите в жизнь тайм-менеджмент

Если вы будете следовать всем описанным выше методам, вас ждет постоянный поток задач. Вам придется планировать все свои задачи на многие дни, а то и недели вперед. А также научиться расставлять приоритеты.

Планирование на долгий срок нельзя доверять памяти. Для этого есть более надежные носители. Среди самых простых — ежедневник. Но бумажный ежедневник обычно неудобен при поиске нужной информации, на нем нет оповещений, он не особо вместительный и быстро изнашивается.

Гораздо удобнее цифровые сервисы. Например, облачные календари. Достаточно зайти в календарь со своего аккаунта в Google или Яндекс. Он будет вам доступен на любом устройстве. Вы можете синхронизировать календари на всех ваших устройствах и поставить оповещения на все важные события. Тогда вы точно ничего не пропустите.

Выявляйте и устраняйте потери эффективности

Для жизни подходят и принципы бережливого производства. Они заключаются в выявлении и устранении факторов, которые потребляют ваши ресурсы, но не приносят ценности. В итоге вас ждут потери. Они бывают разные.

Потери из-за перфекционизма. Не пытайтесь делать все идеально. Большинство задач можно выполнять более или менее приемлемо. Особенно это касается рутины. Перфекционизм ненамного повышает качество, но тратит очень много времени.
Потери из-за лишних движений. Если от дома до работы вам нужно ехать час, то вы его просто теряете. Сделайте так, чтобы как можно меньше времени уходило на пустое передвижение. И как можно больше — на реальные дела. Определите дома для каждой вещи свое место. Тогда вам не нужно будет тратить время на ее поиски.
Потери от избытка. Не покупайте лишнего. Особенно это касается продуктов, которые быстро портятся. Велика вероятность, что излишки придется выкинуть. Или они окажутся ненужным хламом в доме.
Нереализованный потенциал. Вполне возможно, что у вас есть ресурсы, которые вы не используете и не получаете от них выгоды.
Потери из-за дефектов. Когда некий дефект не сильно влияет на функциональность предмета, мы не спешим его устранить. Но при этом можем тратить лишнее время, справляясь с его последствиями. Например, замок немного заедает, но работает. И мы тратим лишние минуты на закрывание такого замка вместо того, чтобы просто его поменять.
Потери из-за ожидания. Это разного рода очереди. Их можно избежать, приобретая и оплачивая все нужное онлайн.

Приоритет тем задачам, где минимум усилий дает максимум результата

Существует так называемый закон Парето: 20% усилий приносит 80% результата. Среди множества ваших задач важно отыскать те самые важные 20%, которые принесут максимальный результат.

Ведь порой выполнить все имеющиеся задачи просто невозможно. И приходится выбирать.

Если рутинные задачи можно выполнять минимально приемлемо, то на важных лучше сконцентрироваться. Потратьте на них те ресурсы, которые сэкономили на рутине. Потому что именно они дадут вам максимальный результат.

У приоритетной задачи есть пять признаков:

она выполняется быстро;
она обходится минимальным бюджетом;
ее можно делегировать;
она даст мощный эффект;
вам понятно, как ее выполнять.

Чем больше таких признаков у задачи, тем она приоритетнее.

Постарайтесь избегать многозадачности. Когда человек делает сразу несколько дел, он плохо сосредоточен на каждом из них. Лучше сделать одну задачу, не отвлекаясь, но хорошо.

Продуктивный день начинается с качественного сна

Норма сна для человека — 7-8 часов. Во время сна мозг структурирует полученную за день информацию, откладывает ее в долговременную память, укрепляет нейронные связи. Восстанавливаются мышцы и уменьшается количество жировых отложений. Нарушения сна приводят к ухудшению здоровья, падению эффективности, раздражительности и стрессу.

Постарайтесь, чтобы во время вашего сна был минимальный уровень шума и света вокруг. Проветривайте комнату перед сном или спите с открытым окном. Это поможет установить комфортную температуру (около 20 градусов) и наполнит воздух в комнате кислородом. Приобретите ортопедические подушки и матрас.

Старайтесь засыпать и просыпаться каждый день в одно и то же время. Лучшее время для пробуждения — 8 часов утра. Настроиться на продуктивный день помогут утренние ритуалы.

Визуализация. Сразу после пробуждения представьте себе, что вы добились одной из ваших целей. Как это выглядит? Добавляйте подробности, смело фантазируйте. Потратьте на это минут десять. Вы ощутите прилив сил и энергии.
Гимнастика. Физическая активность пробуждает тело, способствует выработке гормонов радости и заряжает бодростью на весь день. Те, кто ежедневно занимаются гимнастикой, более выносливы, креативны и уверены в себе.
Дыхательная гимнастика. Она позволяет насытить кислородом организм, а самое главное — клетки мозга. Сделайте 30 глубоких вдохов через нос и резких выдохов через рот. После тридцатого выдоха задержите дыхание как можно дольше. Потом глубоко вдохните и снова задержите дыхание на 15 секунд. Повторите цикл еще три раза.
Техника благодарностей. Подумайте, каким двум людям вы сейчас благодарны больше всего и за что? Каким двум событиям и почему? Какое ваше достижение повлияло на ваш уровень жизни? Это поможет сконцентрироваться на позитивном и зарядит оптимизмом.

Продуктивность зависит от рациона

Чем больше в нас энергии, тем мы продуктивнее. А энергию мы получаем вместе с пищей. Так что правильное питание тоже повышает продуктивность.

Михаил Алистер уверен, что ему дополнительную энергию дал полный отказ от сахара, кофе, выпечки, мяса и молока. В основе его рациона — овощи, фрукты и смузи. Но у всех людей разные организмы. По поводу рациона, который подойдет именно вам, лучше посоветоваться с диетологом. Единственное, что вредит всем и от чего точно следует отказаться, — это никотин и алкоголь.

Питание только растительной пищей имеет массу преимуществ. Готовка занимает меньше времени, закупка дешевле, переесть овощей невозможно. При этом овощи дают много энергии для мозга, улучшают кожу, делают дыхание свежим, не забивают сосуды, не разрушают зубы и не отравляют организм токсинами при переваривании.

Ответственность за будущее лежит только на вас

Если вы хотите достичь конкретного результата, вы должны двигаться к нему самостоятельно. Никто не сделает этого за вас. Нет смысла надеяться на других.

Не нужно считать, что вы чего-то не добились, потому что не так сложились обстоятельства. Не фокусируйтесь на обстоятельствах — фокусируйтесь на поиске решений.

Вы способны преодолеть все препятствия и добиться своих целей. Главное — сильно этого хотеть. Кто хочет, тот найдет возможности. Основной двигатель личностного прогресса — мотивация. Человек без ресурсов, но с сильной мотивацией добьется большего, чем человек с ресурсами и без мотивации.

Как повысить мотивацию? Откройте список своих целей. Посмотрите на каждую и спросите себя: что будет, когда вы ее добьетесь? А потом задайте другой вопрос: что будет, если не добьетесь? Вы увидите сильный контраст между вариантами будущего. И первый вариант будет гораздо оптимистичнее и желаннее второго.

Мотивировать могут и неудачи или кризисы. Не опускайте руки, а лучше спросите себя: что вы делали не так? Где ошибка? И что нужно сделать, чтобы в следующий раз такого не допустить? Неудачи — это тоже опыт. После неудачи вероятность удачи повышается.

Самые продуктивные люди — инвесторы

Не так важно, сколько вы получаете. Гораздо важнее, сколько у вас накоплений. Инвесторы — самые продуктивные люди, потому что их вклады работают на них. Они получают доходы от собственных накоплений.

Увы, в России плохо развита культура инвестирования. Этому есть исторические причины. После потрясений 1990-х годов люди перестали доверять вкладам.

Но сегодня ситуация изменилась. Появились понятные и доступные каждому системы инвестирования. Есть приложения от крупных банков, которые помогают сделать правильный вклад и получать от него прибыль.

Совет — начните откладывать часть своего дохода прямо сейчас. Хотя бы 10%. Вкладывайтесь в акции, валюту, недвижимость и драгоценные металлы. Распределяйте вклады по разным банкам, не храните все в одном месте. Вкладывайтесь в то, что вы знаете. Если чего-то не знаете, найдите нужную информацию в этой сфере.

Важно не сорваться и не потратить накопления на эмоциональные покупки. Все дорогостоящие вещи старайтесь покупать не с самого вклада, а с его процентов. Если вы тратите больше, чем зарабатываете, — вы станете бедным. Но если вы откладываете, а потом тратите накопленное на большие покупки, — вы тоже станете бедным.

Однако помните главное: продуктивность не должна ограничиваться работой. Ваша жизнь не будет продуктивной, если вы откажетесь от близких ради работы или денег. Ведь счастье не в высоком заработке, большом вкладе или потреблении. Счастье — в качественном общении. С родными, друзьями, близкими. Только оно принесет вам настоящее человеческое счастье.