Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Капитал времени. Шаги создания ТМ-системы

Время человеческой жизни — примерно 200—400 тысяч часов. Для каждого из нас это невосполнимый ресурс. Бесполезная трата времени — ничем не оправданное расточительство, а умение грамотно распоряжаться своим временем — наиболее ценный навык для современного человека.

Еще в 1962 году в СССР была создана лига «Время». Она объединяла людей, считавших время наибольшей ценностью, и занималась разработкой и популяризацией навыков управления временем. Теперь многие в России заново открывают искусство тайм-менеджмента, черпая знания из западных учебников.

Но тайм-менеджмент — не только технология. Начав применять методики ТМ на практике, люди осознают, что важнее всего не технические способы, а цели распределения времени жизни. Следовательно, ТМ — это прежде всего идеология, направленная как на повышение личной эффективности, успешности собственной жизни, так и на улучшение страны и мира в целом.

Шаг 1. Отдых

У японцев имеется особое слово — «кароши», что значит «гибель человека от усталости на работе». Проблемы с отдыхом — бич нашего времени. Но, чтобы работать, человеку нужно регулярно восполнять энергию. Необходимо организовать работу вашего личного энергогенератора. Что для этого требуется?

Наладить ритмичный отдых в течение дня

Обычно люди в офисе отдыхают стихийно: питье кофе, болтовня с коллегами, перекуры. Но человек — существо биологическое. Поэтому гораздо лучше организовать ритмичные перерывы в работе. Ритм сам по себе помогает максимально сконцентрироваться.

Оптимально отдыхать 5 минут после каждого часа работы. Или 10 минут — после полутора часов (близко к школьному или вузовскому варианту).

Отдыхать с переключением

Заранее определите сценарий своих ритмичных перерывов. Требуется максимальное переключение. По 5-балльной шкале: 1 балл дает «расслабление» на рабочем месте с «вылазкой» в интернет, 3 балла — выход в курилку и обсуждение рабочих вопросов с коллегами, 5 баллов — прогулка или «физкультминутка» на свежем воздухе, полное отключение от офиса. Совет от В. Маяковского: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя — отдыхай стоя!»

Ленитесь — это полезно для творчества

Лень — сигнал вашего организма, что ему пора отдохнуть. Причинами лени могут быть ощущения ненужности или навязанности задачи, которой вы пытаетесь заниматься. Мозгу также требуется отдых, когда в подсознании вызревает решение важной проблемы. В эти моменты лень — предвестник творческого озарения. Не отвергайте стремление лениться, но установите для себя правила:

Решение лениться принимайте сознательно.
Ленитесь на все 100%. Полная разрядка!
Прежде чем начать творческую лень, заполните мозг информацией по теме задачи, которую хотите решить.

Научитесь высыпаться

Сон — самый важный вид отдыха. Эффективный отдых обеспечивает грамотная гигиена сна. Она включает:

правильный режим дня;
постоянное время отхода ко сну и пробуждения;
привычку проветривать спальню перед сном;
не есть за 2—3 часа до сна;
за полчаса до сна переключать мозг в спокойный режим с помощью музыки, прогулок на воздухе, чтения и т.п. В это время обходитесь без гаджетов.

Сон глобально сказывается на работоспособности. В дни битвы за Москву Сталин требовал от своих военачальников, чтобы они спали 4—10 часов в сутки, и лично проверял, выполняет ли это распоряжение маршал Василевский.

Организуйте оптимальный график сна. Важно, чтобы циклы быстрого и медленного сна завершались полностью, не прерываясь. Учитывайте и свои биоритмы. Если к середине дня неудержимо клонит в сон — поспите 15—30 минут.

Если вы не сотрудник Google, где для работников предусмотрена возможность поспать, можете вздремнуть в автомобиле или в рабочем кресле, с наушниками и музыкой для сна.

Чувствуйте время

Это важно: иметь возможность проживать каждое мгновение осознанно, без спешки, анализировать свои поступки и мысли, получать удовольствие от жизни, наслаждаться ее красками и гармонией.

Шаг 2. Мотивация

Всякий труд легче, если он в удовольствие. Вдохните радости в то, чем занимаетесь, придайте делу интерес и мотивацию.

Используйте «якоря», чтобы работать без раскачки

«Якорем» могут служить музыка, движение, цвет, слово, предмет. Целый ритуал или любая вещь, которую вы свяжете с определенным эмоциональным настроем, будут включать вас в работу.

Например, музыку можно «якорить» для разных задач: металл — для спорта, классику — для составления отчетов, лирический поп — для отдыха. Или можно пить чай на отдыхе, а кофе — на работе.

Художники точат карандаши перед рисованием — это вариант «якоря» действием. Николай Гоголь советовал приятелю, когда «не пишется», начинать писать механически любую фразу. Например, «что-то мне не пишется сегодня» — а там и мысль появится.

Настройка для выполнения больших задач

Если дело сложное и трудоемкое, используйте метод «швейцарского сыра»: «выгрызайте» отдельные небольшие задачи, прорабатывайте «кусками».

Можно разбить дело на этапы и заниматься ими последовательно, назначив дополнительную награду за каждый — кусочек шоколадки, чашку кофе.

Уничтожайте «лягушек»

Иногда затягиваются несложные, но неприятные дела — их в ТМ-терминологии называют «лягушками». Вызвать сантехника, сдать анализы... Чем дольше откладывать «лягушку» — тем сильнее она может разрастись. Поэтому лучший способ — с утра уничтожать одну из них. Это улучшит вам настроение на весь день. А вот если «лягушку» не съесть — она останется в мыслях и будет до вечера отравлять существование.

Уменьшайте крупные задачи, если хотите их решить

Самые крупные проблемы без определенного срока исполнения — это «слоны», их едят по частям, назначая конкретные сроки для каждой части.

Очень важна формулировка задачи: если записать в качестве цели «учить французский язык», то этим можно заниматься (а скорее — не заниматься) всю жизнь. Такая формулировка глобализирует задачу, тем самым делая ее неисполнимой.

Формулируйте конкретно, чтобы названная цель приближала вас к «съедению слона». Например: «Выучить за месяц 300 французских слов».

Используйте награды и наказания

Придумайте «премию» для мотивирования себя. Например, в конце месяца, если все запланированное сделано, позвольте себе шопинг на сумму выше обычной.

Обязательно измеряйте свои результаты: считайте число приседаний, рабочих часов, выученных билетов — и назначайте награду или штрафы по итогам. Измерение показателей будет подталкивать к действию. Можно ставить дедлайны на разных этапах одной задачи или разграничивать сроки по линиям — желтая, оранжевая, красная. На каждой линии планируйте определенный резерв времени.

Создавайте наглядную таблицу для ежедневных задач

Все просто: слева записывайте все «части слона» и «лягушек», а справа — результат исполнения. Галочками и прочерками отмечайте, сделано или нет.

Можно совместить таблицу с календарем, использовать ежедневник. Важно наглядно материализовать свое время, чтобы чувствовать его течение.

Шаг 3. Цели: как приблизить мечты к реальности

Мечтать легко. Но чтобы мечта исполнилась, надо ежедневно что-то делать, чтобы приближать ее к реальности. То есть, чтобы реализовать мечту, ее нужно сделать целью.

Управляйте собой как своим бизнесом

Есть два типа поведения: реактивный, когда человек своими действиями просто откликается на сложившиеся обстоятельства, и проактивный, когда человек сам создает обстоятельства, управляя своей судьбой.

Можно придумать массу причин, почему мечты не исполнились. Но в реальности причина в том, что не были поставлены правильные цели: человек «плыл по течению», вместо того чтобы создавать стратегические планы и следовать им.

Посмотрите на себя, как на фирму или корпорацию. У бизнес-корпорации должны быть долговременные цели и перспективные планы развития. Как главный управляющий фирмы, вы должны изучать рынок труда, учесть и спланировать финансы и т.п.

Интересна история биолога А. Любищева. Еще молодым ученым он в 1919 году поставил себе цель: систематизировать биологические объекты, как Менделеев систематизировал химические элементы. Любищев подсчитал, что ему потребуется 120 лет. Тогда он решил «уплотнить время» и создал свою ТМ-систему. (Об этом Даниил Гранин написал роман «Эта странная жизнь».)

Определите свои цели и нарисуйте будущее

Люди не всегда понимают, чего хотят от жизни. Чтобы это понять, напишите эссе, какой вы видите свою жизнь лет через пять. Опишите свой день: как он начался, какое было самое яркое впечатление, что за люди вокруг, чем вы заняты и т.п.

В процессе работы отделите свои истинные, по-настоящему желанные цели от того, что навязано рекламой, социумом, близкими — штампы и шелуху, вроде «белого «Мерседеса» и «отдыха на Мальдивах». Думайте о своих целях — только они будут вдохновлять вас, а не подвешенные кем-то морковки.

Найти «родные» цели не всегда просто, но необходимо.

Определите свои ценности

Каждый день вечером записывайте в ежедневник самое важное событие дня — которое больше всего порадовало или огорчило и которое вам хочется запомнить.

Спустя неделю запишите главное событие недели. Затем — месяца, года.

Рядом с каждым событием запишите ценность, которая делает его таким важным. Например, событие «Встреча с однокурсниками» — ценность «Друзья».

Так вы определите свои цели на основе своих ключевых ценностей.

В некоторых компаниях главные события определяют всем коллективом, чтобы сотрудники яснее представляли ценности компании.

Сформулируйте личную миссию

То, что мы хотим получить от жизни, — это наши цели. То, что мы хотим отдать миру, — это наша миссия.

Если вы не слишком впечатлительны, напишите в качестве упражнения эпитафию для себя. Более мягкий вариант: написать речь по поводу выхода на пенсию. Чем вы запомнились миру, что вам удалось изменить? Жизненная миссия делает каждого человека уникальным.

Призвание — это миссия, которую нельзя изменить

Не человек выбирает призвание, а призвание — человека. И тем самым лишает его свободы. Но, следуя своему призванию, человек получает больше всего вдохновения, сил и счастья.

Призвание — необязательно что-то огромное. Для одинокой матери вырастить сына хорошим человеком — тоже призвание.

Определите ключевые сферы

Запишите все главные направления вашей деятельности, но не больше десяти. Например, образование/личное развитие; дети/семья; друзья; работа/проекты/бизнес; здоровье/спорт и т.п.

По каждой из них вам нужно поставить конкретную цель.

Управляйте своей жизнью

В действительности тайм-менеджмент — не для того, чтобы управлять временем. Он для того, чтобы управлять собственной жизнью. Это более правильный подход. Ведь смысл не в том, чтобы все успевать и нигде не опаздывать. По-настоящему важно ставить цели и достигать их — ради этого весь сыр-бор.

Составьте карту долгосрочных целей

Нарисуйте таблицу или график: горизонтально распишите годы или свой возраст, начиная с сегодняшнего. Вертикально расположите графы ваших ключевых жизненных сфер. На перекрестье двух осей обозначьте ваши цели. Хотя бы примерно для начала. Потом по ходу дела уточняйте и вносите правки.

В каком году вы закончите институт? Когда планируете жениться?

Выбирайте направление, фантазируйте, рисуйте картинки будущего. Начав выставлять сроки для своих целей, вы увидите свою жизнь в более реалистичном свете, переведете свою мечту из области грез в сферу реального планирования.

Ставьте измеримые цели. Маяки и звезды

Техника постановки целей в системе ТМ предполагает, что цели должны быть реалистичными, конкретными, достижимыми, измеримыми и с четкими сроками.

«Хочу получать хорошую зарплату» — не ТМ-цель. Правильная ТМ-цель: «к концу будущего года стать менеджером отдела продаж с окладом не меньше 100 тысяч».

Цели на ближайшее время более четкие, работают подобно маякам, ясно указывая путь. Цели долгосрочные как путеводные звезды — освещают дорогу и вдохновляют.

Шаг 4. Организация рабочего дня

Вы можете планировать день любым способом, но план дня у вас должен быть в письменном виде и локализованный в одном месте. Разрозненные записки не подходят.

Многие думают, что не могут ничего планировать, потому что в их расписании все зависит от внешних обстоятельств, которые динамично меняются. Но с этим легко справиться, просто нужно составлять гибкие планы.

Человеческая память, даже самая острая, имеет пределы, и нет смысла перегружать ее, заставляя помнить разные мелочи. Всегда проще записать.

Если планировать день вечером, то будет удобно подводить итоги, переключаться с работы на отдых. Подходит людям, чья деятельность предсказуема.
Утреннее планирование подходит, если дела менее предсказуемы — с утра удобнее уточнить, состыковать планы с контрагентами.

Но любой план можно корректировать, если что-то изменилось. Если вы много передвигаетесь в течение дня, позаботьтесь о его мобильности, чтобы ваш план мог перемещаться вместе с вами.

Ежедневник должен быть красивым

Эстетичность важна, потому что вам должно быть приятно пользоваться планировщиком.

Ежедневник с обзором недели удобен, если у вас не так много ежедневных мелочей, но важна координация по дням недели.
Если у вас много задач в течение дня, используйте ежедневник с обзором дня.

В обоих видах ежедневников можно дополнительно использовать стикеры, на которых прописывать задачи без определенного срока, чтобы их было удобнее переносить с одного дня на другой.

Для наиболее важных, стратегических задач можно завести картонную закладку, на ней записывать списки актуальных контактов; мысли, которые нужно обдумать или обсудить; долгосрочные цели, чтобы держать их перед глазами.

Порядок планирования

Задачи на день бывают трех типов:

срочные, к определенному времени (в 12.00 в среду);
гибкие — неконкретные по времени (сделать к концу недели);
ресурсные — большие задачи без конкретного срока выполнения, требующие много времени (подготовить доклад — 4 часа).

Как планировать?

Составить список гибких задач, выделив приоритетность, и список ресурсных — с указанием времени для них. На сетке времени расписать все срочные, жесткие по времени задачи. Время между ними распределить для ресурсных и гибких задач, начиная с приоритетных.

При таком планировании ваш график будет достаточно гибким, точным и наглядным.

Используйте результатные формулировки

Нет смысла записывать: «поговорить с шефом в 12.00», если вы не помните, о чем говорить. Записывайте результат: «получить финансирование проекта».

Практика показывает, что только результатные формулировки настраивают на достижение цели.

Расставляйте приоритеты

Разных методик много, но подойдет и самая простая: при составлении расписания первыми записывать самые важные задачи, остальное — в конце.

Тогда самое нужное вы сделаете в начале дня, а потом будете меньше беспокоиться о том, что не сделано.

Задачи можно делить так:

срочные, безотлагательные, жизненно важные;
уточняющие, от которых зависит порядок выполнения следующих задач (действий, графика, указания подчиненным, делегирования и т.п.)

Срочное планирование: встречи

Чтобы не опаздывать, всегда резервируйте дополнительное время:

на дорогу;
на всевозможные подготовления — гардероб, складывание-раскладывание ноута, вспомогательных материалов для встречи;
на вероятные путаницы, ошибки, мелкие оплошности (данные в адресе, отсутствие пропуска и т.п.).

Резервы нужны всегда, идет ли речь о времени или о финансах. Но если дело касается времени встреч — а они могут откладываться или затягиваться, — то всего одна затянувшаяся встреча повлечет за собой сползание всего жестко прописанного графика. Поэтому закладывайте в резервы 40% рабочего времени, оставляя между встречами большие «окна». Вы найдете, чем заняться, — делами из списка гибких задач.

Проявляйте разумную пунктуальность

Прежде всего — «сверяйте часы». Оговаривайте детали встречи заранее, чтобы все ее участники воспринимали временные границы одинаково.

«Прийти вовремя» — значит явиться на встречу за 5—10 минут до начала. С незнакомыми людьми и вышестоящими начальниками такой стиль — норма по умолчанию.
Опоздание на 15 минут — «академическое». Допустимо, если на встрече не больше трех участников и они вам знакомы. Больше народу — дороже время, следовательно, опаздывать нельзя.
Без регламента. Если это рабочий процесс и точное время не оговорено, можно входить и выходить в удобное время.

Информации много не бывает

Подготавливаясь к встрече или поездке, используйте принцип «информационной избыточности»: ваша работа будет эффективнее и устойчивее перед возможными сбоями и накладками. Уточняйте не только адрес, но и несколько дополнительных телефонов, схемы проезда, транспорта, имена и т.п.

Перестраховаться — дело 2—3 минут, но это неоценимо, если вдруг что-то пойдет не по плану. За несколько часов до начала встречи согласуйте и подтвердите ее время или предупредите о задержке. Красть чужое время — неприлично, уважайте людей. Всех. Такова этика ТМ.

Шаг 5. Планирование времени. Кайрос и хронос

Некоторые задачи, кажется, невозможно запланировать, потому что их выполнение зависит от подходящего случая (когда у шефа будет минутка).

Древние греки различали два вида времени:

хронос — традиционное, измеримое часами и минутами;

кайрос — время подходящего момента.

Задачи кайроса могут различаться по совпадению места (в поликлинике), обстоятельств внешних (слесарь придет) или внутренних (вдохновение нахлынет).

Понаблюдайте за тем, как проходит ваш день. Выявите 5—7 наиболее актуальных задач, связанных с кайросом. Заведите под них категорию в ежедневнике, отметьте их стикером.

Например, в 12.00 запланирован визит в банк. Отметьте эту запись стикером кайроса по месту «Банк». В нужный момент загляните в категорию «Банк» в ежедневнике: «уточнить ставку по кредиту».

Стикеры удобно переклеивать. А в электронном планировщике Outlook задачи легко сортировать по категориям с помощью тегов.

Говорят, что А. С. Пушкин тоже планировал по кайросу: собирал записки с именами своих недоброжелателей в хрустальную вазу, а когда нападало на него язвительное настроение, вынимал их и сочинял на врагов эпиграммы.

Наглядные доски для планирования

Планирование по кайросу может быть коллективным. Это похоже на распределение заявок-тикетов в службе техподдержки: стикеры с указанием задачи приклеивают на доску, размеченную по категориям. Сотрудники, в соответствии с оказией, заодно со своими делами выполняют мелкие поручения коллег. Подобное сотрудничество колоссально экономит время всему коллективу.

Техника планирования: контроль задач

Как быть с долгосрочными задачами, если их сроки не определены или размыты?

Заведите в вашем планировщике три главных раздела:

задачи на день (быстрые, срочные, кратковременные);
задачи на неделю (среднесрочные задачи, которые нужно решить в течение недели — месяца);
задачи на год.

Теперь, планируя свой следующий день, заглядывайте в раздел недельных задач, и все, что там «назрело», заносите в расписание дня. Каждую неделю заглядывайте в раздел годовых задач и переносите «назревшее» в недельный раздел.

Похожую систему можно реализовать на доске планирования (прикрепите на доску конверты, чтобы складывать в них списки задач или имена исполнителей).

Объемные и долгосрочные задачи могут быть сложными по структуре, но система гибкого планирования позволит справиться и с ними. Составляйте для них отдельный график или таблицу задач с указанием конкретных сроков для каждого этапа, с именами ответственных или контрагентов.

Контроль рутины

Всегда есть задачи, которые повторяются. О них нельзя не помнить, но и засорять ими голову и ежедневник постоянно нет смысла.

Удобнее составить график/таблицу выполнения, в столбце записываете список дел, в строке — дни недели. В школе так составляли график дежурств. Исполнение или неисполнение отмечайте галочкой или прочерком. Полить цветы, сделать резервную копию контактов, разобрать почту и т.п.

Сделано — не сделано. Если не сделано слишком много — разобраться почему.

Измеряйте время

Главное — определить, чем именно вы будете его измерять.

Например, вам нужно выучить 20 билетов к экзамену, который через 10 дней. Значит, за 1 день нужно выучить как минимум 2 билета. За час вы справляетесь с 1 билетом. Следовательно, вам нужно заниматься 2 часа в день ежедневно или 4 часа через день.

Точно так же измеряется время любой задачи: определяется объем, затем производительность труда, вычисляется срок.

Некоторые замеры можно произвести специально: например, засечь, сколько у вас уходит времени, чтобы прочесть 1 страницу книги или выучить 1 иностранное слово.

Если задача не однородна и носит творческий характер, замеряйте производительность ежедневно в течение недели, вычисляйте средний показатель и ориентируйтесь по нему.

Шаг 6. Находите время на главное

ТМ-система нужна, чтобы тратить невосполнимое время на главное, отсеивая шелуху. Расставляйте приоритеты. Мы всегда делаем выбор, главное — чтобы он был осознанным.

Учитесь говорить «нет»

В России ценятся неформальные отношения, поэтому отказывать кому-либо в чем-либо бывает затруднительно. Но это необходимо, ведь иначе вы потонете под лавиной чужих задач.

Стратегии отказа могут быть следующими.

Не вранье, а военная хитрость. Отговаривайтесь особыми обстоятельствами. Тут один лишь риск — что обман раскроется.
Логические доводы. Увы, на любые доводы всегда есть другие доводы.
«Тянуть резину», пока проблема не забудется. Ненадежный способ. Давать ложную надежду — хуже, чем не давать ее совсем.
Альтернатива. Предложить что-то взамен того, о чем вас просят.

Умение твердо отказывать полезно. Твердость не равна бесчеловечности, без твердости иногда нельзя обойтись — ведь на мягкое и гнущееся нельзя опереться. Хорошие руководители уважают твердость в своих подчиненных и сами способны ее проявлять.

«Здоровый пофигизм» и покупка времени как метод избавления от лишних задач

Прежде чем хвататься за выполнение чьей-то просьбы или задачи, повешенной на вас начальством, задайте себе два вопроса:

Точно ли это необходимо делать?
Нужно ли именно мне этим заниматься?

Если начальство наседает, покажите ему свой рабочий график и продемонстрируйте с цифрами в руках, что, выиграв в количестве решенных задач, фирма может сильно потерять в качестве.

К примеру, если менеджеры по продажам грузят при переезде шкафы, фирма экономит на грузчиках, но теряет на продажах. Время — деньги.

Можно сэкономить, купив время профессионалов. Используйте аутсорсинг.

Грамотное делегирование задач

Поручить какое-либо дело подчиненному — самый распространенный способ высвобождения времени. Но, передавая дело сотруднику, контроль вы обязаны оставить за собой. Поэтому все, что связано с поручением, нужно материально фиксировать.

Используйте электронную почту, программы MS Outlook, Lotus Notes, CRM-системы, чтобы наладить контроль с нужной периодичностью.
Аудио- и видеозаписи упрощают постановку сложных задач — легче описать задачу и передать файл исполнителю.
Иногда полезно делегировать не только задачу, но и ее описание. Пусть исполнитель сделает описание на бумаге. А вы проверьте и поправьте. Так вы сэкономите свое время и убедитесь, что исполнитель понял задачу правильно.

Критерии приоритетности

У каждого свои критерии, поскольку они зависят от личной системы ценностей.

Какими могут быть критерии приоритетности?

Уровень лица, поставившего задачу.
Влияние задачи на ваши главные цели.
Влияние задачи на ваше окружение.
Срочность задачи.
Ваш интерес к ней.
Емкость задачи по времени.
Доступность ресурсов для решения задачи.

Определите свои критерии, сделайте наглядный постоянный список. Известите сотрудников или членов семьи о вашей системе критериев. Это упростит совместную работу.

Оценивайте приоритетность долгосрочных целей

Если целей больше десятка, то работать над ними одновременно сложно. К тому же они могут противоречить друг другу.

Выручит расстановка приоритетов. Выполняйте ее по той же схеме, что и с обычными задачами, но в качестве критериев используйте свои ключевые ценности.

Оцените каждый вариант по всем критериям. Подсчитайте рейтинг. И проверьте свое расписание — сколько времени вы тратите на самые приоритетные ключевые цели — 10% в день, 50% или 0? Картина проясняется, правда?

Шаг 7. Как управлять информационным хаосом

Если мозг не использовать, он атрофируется. Читать необходимо. Сидение перед телевизором не обеспечит карьерный или духовный рост. Но прокачивать мозг нужно качественно. Одна хорошая книга в неделю, выбранная с умом, — это должно стать правилом.

Книг покупайте больше, чем реально читаете, чтобы была возможность выбора по настроению.
Читайте книги по актуальной для вас теме — будет больше идей.
Читайте с начала, но необязательно до конца. Нет смысла себя заставлять, лучше вернуться, когда понадобится.
Фиксируйте ключевую информацию, чтобы можно было вспомнить нужное и лучше усвоить сложный материал. Делайте записи, используйте инновационный формат нон-фикшн книг — саммари.
Идеи из книг применяйте сразу. Практика закрепляет знания.
Авторитетность автора или того, кто рекомендовал книгу, должна влиять на приоритет выбора чтения.

Телевизор, новости и мусор в голове

У каждого человека есть область влияния, где вы можете многое изменить, и область тревоги, которая не совпадает с областью влияния.

Все, что не входит в область влияния, является лишним и только загромождает голову.

Минимизируйте общение с телевизором. Новости смотрите в записи или в других источниках, не включайте телевизор «для фона» — он забивает ваши собственные мысли, останавливая мыслительный процесс. Лучше слушать музыку или аудиокнигу.

Информация, которую вы получаете, должна работать на вас, а не заполнять внутреннюю пустоту.

Фильтрация электронной почты

Почта удобнее телефона — она материальна и вы сами контролируете время, когда будете ею пользоваться. В электронной почте есть масса удобных инструментов: рассылки, шаблоны, фильтрация, отсрочивание и планирование.

Научиться писать так же быстро, как говорить, несложно. Это лучший способ коммуникации.

Не засоряйте хламом рабочую почту, используйте отдельный адрес для подписок и рассылок. Выставляйте приоритетность писем и прописывайте тему в письме, чтобы контрагенту было удобно взаимодействовать с письмами от вас.

О критериях приоритетности е-мейлов договоритесь с коллегами, чтобы не вешать красный флажок на все подряд и не отнимать рабочее время у других.

Электронная почта как инструмент контроля

Исключительно удобная опция в почте — возможность создания папок. Письма из «Входящих» раскидывайте по смысловым папкам «На контроль в течение дня», «Контроль еженедельный» и т.п. Отдельно соберите «Справочную информацию» или папки, касающиеся конкретных проектов — сэкономите массу времени.

Метод ограниченного хаоса в хранении документов

Порядок лучше постепенно выращивать из хаоса, ведь искусственность всегда проигрывает естественности. В чем суть метода?

Назначаем «место хаоса» — и там складываем все входящие документы.
Когда документов накопится много — выбираем из всего «хаоса» одну категорию документов по теме, которая чаще всего встречается. Например, «банк». Все, что касается банка, выкладываем в отдельную папку с названием «Банк».
И далее по аналогии: при разрастании «хаоса» выбираем документы, которых больше всего, и заводим отдельное хранилище для этой темы.

Так из хаоса вырастет естественный порядок, логичный и легкий для поддержания.

Творческая картотека

Она — как питательный бульон для выращивания идей. Записывайте и храните в ней все, даже самое бредовое. Если мысль не записать — она рано или поздно потеряется. Запишите. Тогда даже чужая мысль вскоре станет своей (разве это плохо?).

Если накопится много мыслей по одной теме — создайте проект и включите его в план.

Метод структурирования внимания

Занимаясь сознательно одной проблемой, вы можете держать в предсознании еще 5—9 других задач, а ваше подсознание обрабатывает почти бесконечное множество информации.

Чтобы не переутомлять свое внимание, структурируйте рабочее пространство в соответствии со структурой вашего внимания.

В центр поместите главный объект, на котором сосредоточены сейчас.
Рядом поместите 5—9 близких объектов.
На периферии расположите остальное.

Перемещайте объекты согласно трем уровням внимания: если что-то поместили в центр, что-то уберите оттуда.

В Японии используется система управления пространством «канбан»: например, на складе сотрудникам отдела очерчивают область в несколько квадратных метров и позволяют использовать ее как угодно, но без права переходить за черту.

Используйте принципы «канбан», оптимизируйте внимание и ограничивайте хаос на вашем рабочем столе. Создавая наглядные планировщики и стратегические доски, руководствуйтесь теми же принципами.

Шаг 8. Поглотители: как найти резервы времени

Используйте хронометраж — это основной метод борьбы с поглотителями времени. Метод прост: фиксируйте на бумаге все, что делаете в течение дня. Подробно раз в 30 минут записывайте ваши действия (с точностью до 10 минут). Мелкие перерывы в работе, не дольше 5 минут, отмечайте галочкой напротив записи дела, которым занимались.

В конце дня посчитайте отметки, умножьте на 2-3 минуты. Можете записать, что явилось причиной большинства перерывов.

Проводя хронометраж в течение месяца, вы получите точный портрет своего рабочего дня. Это поможет вам дисциплинировать себя, выработать «чувство времени» и определить места основных «утечек» ваших рабочих часов, чтобы их сбалансировать.

Чтобы чем-то управлять, что-то нужно измерять

Чтобы управлять временем, нужны его точные показатели. Хронометраж продемонстрирует:

сколько вы тратите на самые важные проекты, связанные с долгосрочными стратегическими целями, — как правило, не больше 30%, а нужно 60—70%;
сколько уходит на задачи, которые можно поручить другим (оптимально — не больше 10%);
сколько времени отгрызают у вас поглотители (у многих это катастрофические 50%, хронометраж позволяет уменьшить до 20%).

Отмечайте подсчеты на графике: время на приоритетные задачи и пустое время. Держите график перед глазами.

Измерение расхода времени

Если поминутный график в течение дня вести сложно, попробуйте использовать примерный хронометраж.

Отмечайте время, затраченное:

на приоритетные проекты;
на ресурсные занятия — спорт, хобби, общение с друзьями, семьей;
время сверхурочных задержек на работе;
время, потерянное в пробках, и т.п.

Основные поглотители времени и как с ними бороться

Чтобы время в транспорте не тратилось даром, читайте! Бумажные покеты или аудиокниги. Аудиоформат удобен, даже если вы ведете машину, передвигаетесь на велосипеде, идете или бежите. Книга, помимо пользы образовательной, снимает напряжение, позволяет отключить голову и сохранять нервы.

В транспорте можно учить язык, продумывать вопросы о предстоящем деле, делать короткие исходящие звонки (используйте гарнитуру) и отдыхать, слушая музыку.

Время в командировках, в самолете или поезде — подарок судьбы. Вы включаетесь в мобилизационный режим: чужой город, отсутствие привычных расслабляющих и отвлекающих факторов сосредотачивают на работе. Подготовьтесь заранее: добавьте музыку на цифровой носитель, чтобы экранироваться от шума.

Распланируйте работу и отдых. Подумайте, какими шансами воспользуетесь при посещении нового города. Облегчите сборы: подберите небольшой чемодан, вместительный, но не больше допустимых размеров ручной клади.

Соберите универсальный командировочный комплект и держите его наготове.

Составьте личный путеводитель со сведениями о месте, в котором побывали: удобные гостиницы, стоянки, транспорт. В некоторых компаниях практикуют использование корпоративной электронной базы таких путеводителей от сотрудников.

Форс-мажоры

Всегда создавайте резервные копии информации («бэкап»). Дублируйте, по возможности, на разных носителях, особенно контакты. Храните часть файлов — если это допускается корпоративными правилами — в защищенном облаке.

Укрощение совещаний-времяпоглотителей

Для каждого вида совещаний закрепите свой порядок и регламент и никогда не смешивайте разные форматы в пределах одного совещания. Какими могут быть эти форматы?

Мозговой штурм. Смысл: генерация идей по проблеме. 1-й этап — выработка и фиксация вариантов, 2-й этап — критика и принятие решения.
Оперативная планерка. Смысл: координация действий команды. Выступления строго по очереди, с учетом регламента, фиксированный список задач и решений по итогам.
Стратегическое совещание. Смысл: обсуждение перспектив, решение долгосрочных вопросов. Важно иметь список критериев для принятия решений.
«Ньюмаваши» — японский вариант рассмотрения дальних перспектив. Совещание небольшим составом экспертов для прояснения заранее ключевых позиций.

Хороший способ: заранее разослать участникам список вопросов и собрать по е-мейл варианты решений. Тех, кто ничего не прислал, на совещание не приглашайте. Ведите протоколы, результаты фиксируйте, рассылайте, информируйте сотрудников.

Где взять время на тайм-менеджмент

Организация времени тоже требует времени. Но будет достаточно небольших «крошек от пирога» — время ожидания в приемной, в пробке, по дороге на работу. Инвестируйте эти «крошки» — отдача и польза будут в разы больше.

Важно заниматься этим постоянно. Ритмично. Ежедневно, еженедельно, ежеквартально. Когда это войдет в привычку — как чистить зубы по утрам, — качество жизни существенно изменится.

У адептов ТМ популярна аналогия: что проще — пытаться срубить дерево тупым топором, теряя часы, или потратить 10 минут, чтобы заточить топор и срубить дерево быстрее? Ответ очевиден.

Шаг 9. Распространяйте ТМ-идею

Полной личной эффективности мы достигнем, когда окружающие нас люди — коллеги, члены семьи, клиенты, заказчики — будут так же воспринимать ценность времени, как и мы сами. Поэтому так важно внедрять ТМ-культуру.

Если у вас есть начальник, который еще не знаком с методикой, ненавязчиво демонстрируйте ему применение инструментов ТМ, дайте ему ощутить их пользу. Вашему шефу должно быть комфортно работать с вами.

Навыки самоорганизации для подчиненных

Люди добровольно перенимают знания и приемы, когда видят хорошо работающие примеры. Заражайте людей своим примером эффективности, организованности, пунктуальности, уважения к личному и чужому времени.

Устанавливайте стандарты взаимодействия со временем для всего коллектива, мотивируя сотрудников, пробуждая внутреннее желание. Представьте людям гибкий график, ориентируйте их на результат.

Полезный прием — запускать пилотные проекты. Пусть новые методы организации времени опробует один отдел фирмы. Дайте людям возможность оценить все плюсы и минусы. Применяйте наработанный опыт для улучшения техники и убеждения остальных сотрудников компании.

Подсчитайте ваши результаты и выразите их наглядно в конкретных показателях — чего вам удалось достичь.

Тайм-менеджмент в личных отношениях

Здесь труднее, потому что нет административного ресурса. Навязывать свои вкусы и привычки партнеру недопустимо, нужно искать компромисс. Принципы, которыми стоит руководствоваться:

Каждому необходимо личное время, особенно для интровертов.
Каждому нужно время на занятия, которые поддерживают внутренний ресурс.
Проводить время вместе — вовсе не означает делать что-то вместе. Люди могут наслаждаться вечеринкой, сидя в стороне на диванчике.
Взаимные соглашения о том, как распоряжаться временем, надо проговаривать вслух или даже прописывать. Надеяться, что партнер сам все поймет, бессмысленно: у всех своя голова.
Чем раньше начать привлекать детей к пользованию техниками ТМ — тем лучше. Формируйте у детей проактивный подход к жизни, учите их ставить цели, планировать, определять приоритеты. Старайтесь поймать инициативу ребенка, заинтересуйте его игрой. И обязательно позвольте детям участвовать в организации вашего взрослого времени, проводимого вместе. Например, всей семьей определяйте главное событие дня.

Шаг 10. ТМ: техника и идеология

Всякое человеческое мастерство, направленное на повышение осознанности, является также идеологией. Подобно восточным единоборствам или йога-практикам, технологии ТМ меняют наше мировоззрение и, в конечном счете, оказывают значительное влияние на окружающую реальность.

В основу ТМ-идеологии положены следующие аксиомы.

К жизни нельзя относиться бездумно. Один раз проживаем мы ее или имеем шанс на воскресение или перерождение — жизнь все равно следует проживать осмысленно.
Жизнь состоит из времени, этот ресурс невосполним и необратим. 200—400 тысяч часов — это все, что дано.
Время неуправляемо. Но мы можем организовать его, определив свой путь в том времени, которое нам дано.

У тайм-менеджмента есть три уровня постижения — это «лестница ТМ»:

Технический — на нем мы учимся эффективности организации времени;
Стратегический — на нем мы формулируем главные цели своего пути;
Мировоззренческий — постигаем собственные ценности, осознаем смысл своего пути — зачем он нужен.

ТМ-философия. Основные постулаты

Всякий человек имеет свободу выбора. Начальные условия, данные при рождении, важны, но они не определяют судьбу человека полностью. Главное решает сам человек, своей волей.
Человек отвечает за свою жизнь, за то, как и на что он тратит время своей жизни.
Человек должен развиваться, потому что жизнь дана для развития и роста.

Этические принципы — ТМ-заповеди — вытекают из идеологии: аморально похищать чужое время, безнравственно тратить свое попусту...

Тайм-менеджмент ценен тем, что заставляет людей, начав с повышения личной эффективности, задуматься о вещах духовных — о целях существования, о развитии своем и других, по большому счету — о росте прогресса в стране и мире.

В 1923 году в советской газете «Правда» появилась статья, в которой рассказывалось о собрании, посвященном необходимости постройки аэропланов. 3,5 тысячи специалистов провели впустую 2 часа, ожидая начала собрания. Один из участников подсчитал, что так страна потеряла 7 тысяч рабочих часов — за это время можно было построить 2 аэроплана. Случай описал в своей книге «Борьба за время» основатель советской лиги «Время» Платон Михайлович Керженцев.

Если кто-то намерен достичь успеха, ему нужно начать выражать свое время в измеримых материально-полезных единицах — написанных страницах, проданных товарах, построенных аэропланах. Чем больше людей будут поступать так же, тем быстрее мир изменится к лучшему.

Оригинальную книгу дополняют приложения, примеры ежедневных расписаний, планирования, ТМ-стандартов для бизнеса. Заинтересованных в обучении автор приглашает посетить сайт www.tmseminar.com или запросить консультацию на info@tminvest.ru