Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Возможности и сила тайм-менеджмента

Никто не рождается высокоорганизованным человеком. Беспорядок и хаос особенно преследуют молодых матерей, которым приходится быстро перестраивать свою жизнь под новые потребности, связанные с рождением и уходом за ребенком. Однако самоорганизованность — навык, которому можно научиться. Взявшись однажды привести в порядок свой дом, Джулия Моргенстерн не остановилась на достигнутом: она привела в порядок свою жизнь, свой офис и бизнес, организовав фирму, помогающую другим людям распределять время правильно.

Главный организующий принцип Джулии: не поддаваться панике, стихийно реагируя на происходящие события, а заранее потратить немного времени на анализ и планирование, чтобы выработать стратегию поведения и метод, который можно будет применять в любых обстоятельствах.

Такой подход делает жизнь по-настоящему эффективной.

Что означает быть организованным? Это значит быть готовым ко всему, владеть ситуацией, чувствовать ясность, уверенность в себе.

Чтобы достичь этого гармоничного состояния и взять в руки управление своей жизнью, необходимо сделать две вещи:

Организовать пространство вокруг себя. Это сделать проще, поскольку пространство реально, видимо и осязаемо. Люди не представляют, как много свободного времени высвобождает организация пространства, а между тем статистика показывает, что в среднем человек тратит попусту около 2 часов ежедневно, просто разыскивая потерянные вещи или бумаги.
Следующий шаг: организовать свое время. Это более сложный навык, но, овладев методом организации пространства, будет проще упорядочить и неосязаемое время. Весь фокус в том, чтобы сделать его чуть более осязаемым. О приемах, как именно это делается, и будет рассказано далее.

Основы успешного планирования времени

Первое, что нужно сделать, — проанализировать свое восприятие времени. Чтобы подчинить себе время, нужно научиться воспринимать его как нечто наглядно-измеряемое.

Давайте сравним хаос в рабочем графике с беспорядком в шкафу. Объем шкафа позволяет вместить в него ограниченное количество вещей. Чтобы проще управляться с вещами, помещенными в шкаф, каждую вещь нужно разместить на соответствующей полке или ящике по принципу сходства: рубашки вместе с рубашками, носки и колготки — с носками и колготками.

Время так же имеет ограничение по объему.

Работы, которые вы намерены успеть сделать за день, имеют определенную емкость по времени. И вам нужно четко и трезво оценить, уместятся ли они в вашем графике. А также проанализировать их сочетаемость, чтобы сделать ваш план наиболее оптимальным.

Независимо от того, где именно вы наводите порядок — в шкафу, кухне, офисе или в своем рабочем графике — вам нужно делать это в три шага, а именно:

анализировать;
планировать;
выполнять.

Управлять временем по принципу «изнутри наружу»

Это означает, что свое расписание вы должны строить так, как требуется именно вам — с учетом всех ваших целей, потребностей, возможностей и стиля личности. Только такое управление подарит вам ощущение гармонии и удовольствия от жизни.

Все люди разные: кто-то от природы очень организован, любит размеренность во всем, ненавидит спешку и спонтанность. Кому-то, напротив, было бы тесно существовать в рамках излишне детализированного графика.

И все же любой человек способен выстроить такую систему управления временем, которая будет удовлетворять именно его.

Но прежде нужно определить причину проблем. Что вам мешает? Давайте проведем трехуровневую процедуру диагностики.

Первый уровень: ошибки технического характера

Ошибка № 1. Задаче не выделено конкретное время и место в расписании. «Сделаю, когда время найдется» — означает, что задача не будет выполнена. Пока в вашем плане не будут указаны час, день и место, вы за нее не возьметесь никогда. «Свободного времени» не существует.
Ошибка № 2. Для задачи определено неподходящее время. Люди «жаворонки» активнее по утрам, а «совы» — вечером. У всех есть свои циклы активности, и некоторые проекты лучше привязывать к определенному времени года, которое традиционно лучше подходит для них. Например, учебу лучше планировать на осень. Следует учитывать также физическое состояние: если к вечеру человек сильно устает, не ждите, что он успеет сделать запланированное сверх меры.
Ошибка № 3. Неправильно рассчитано время для выполнения задачи. Часто люди нереалистично оценивают время работы. «5 минут» легко могут вылиться в 3 часа.
Ошибка № 4. Может быть, этой задачей вам вообще не стоит заниматься? Не все на свете нужно делать самому. Возможно, кто-то сделает работу эффективнее, быстрее и лучше вас.
Ошибка № 5. Слишком трудная задача. Если вы никак не можете взяться за дело, вероятно, вы сильно его усложнили или пытаетесь выполнять излишне сложным путем. Чтобы не избегать громоздкой задачи, ее нужно упростить. Например, задача разложить по альбомам фотографии за последние двадцать лет — слишком объемная. Ее нужно разбить на маленькие этапы: купить альбомы, рассортировать фотографии по годам и темам, заполнять по альбому в неделю. Постепенно с этим можно справиться.
Ошибка № 6. Забываете сделать запланированное. Подберите удобное средство планирования — органайзер, календарь, приложение для мобильника.
Ошибка № 7. Плохо организовано рабочее место. В США средний руководитель компании тратит около шести недель в год на поиски нужных документов на своем рабочем столе. И около 9 млн часов американцы тратят на поиски потерянных у себя дома вещей.

Все ошибки технического характера легко исправить, если овладеть правильными методиками планирования времени.

Второй уровень: внешние факторы

К ним относится все, что вы не в силах контролировать. Такие факторы нужно просто учесть при составлении планов, чтобы не заниматься самобичеванием понапрасну и в то же время нейтрализовать наносимый ими вред. Какие внешние факторы могут вам помешать?

Непомерно большой объем работы. Требуется пересмотреть список необходимых дел, придерживаясь щадящего режима ради самосохранения. Можно снизить уровень требований к качеству, количеству задач, часть дел перепоручить другим.
Силы ограничены из-за проблем со здоровьем. Сюда входят не только внезапные недомогания, но, к примеру, расстройства питания или сна, вялость, депрессия. Такие мелкие на первый взгляд проблемы нельзя недооценивать. Учитывайте их и облегчайте нагрузку.
В вашей жизни наступила полоса перемен. Рождение ребенка, окончание института, развод, выход на пенсию. Жизненная ситуация изменилась, и новая схема деятельности пока не ясна, вы дезориентированы. Нужно время, чтобы приспособиться к изменениям. Определите свои новые цели и установите пару контрольных якорей, обязательных задач. Отталкиваясь от них, постепенно уточняя и поправляя, выстраивайте новый график.
Обстановка с высоким уровнем помех. С этим сталкиваются многие специалисты: врачи, риелторы, трейдеры на бирже и т.п. Планируйте время с запасом, оставляя место для задержек, кризисов, препятствий. Резервируйте чуть больше времени лично для себя — подключайте помощников, автоответчики, используйте совмещение дел. Например, в моменты паузы ожидания у врача или во время поездок можно работать с документами или отвечать на электронные письма.
Неорганизованный партнер. Если вам приходится выполнять совместные задачи с безответственным и необязательным партнером, это раздражает. Клиент или коллега, начальник или родственник, от которых зависит часть дела, могут привносить массу суматохи в ваши планы. Выход только один: переговоры. Определите общую цель и постарайтесь договориться, чтобы работать как одна команда. Главное — не чувствовать себя жертвой обстоятельств.

Третий уровень: психологические препятствия

Ваши подсознательные убеждения могут скрытно работать против вас и установленных вами целей. Если все остальное сделано правильно, а хаос все же не отступает, придется выявить эти внутренние причины, побороть вредные привычки и освободиться от зависимостей, которые вам мешают.

Часто причиной ошибок является не одна, а комбинация нескольких проблем.

Потребуется устранить их все. Тщательно проанализируйте и разберите, в чем конкретно состоят затруднения, систематизируйте их и работайте поступательно с каждой причиной. Итак, что именно вам мешает?

Не установлены жизненные цели и приоритеты. Это фундамент, основа для ваших решений о том, как и где проводить время, какую деятельность и сколько вести. Без установления основы планировать нет смысла.
Вы — «укротитель хаоса». Вам нравится постоянная борьба на пределе возможностей, и вы сами создаете авральные ситуации, чтобы каждый раз чувствовать себя супергероем-победителем. Вероятно, вы лучший антикризисный управляющий, но также вероятно, что вы нередко терпите неудачи и растрачиваете массу энергии на пустяки. Жизнь может быть более эффективной и счастливой, если не тратить ее всю на борьбу со стихиями.
Страх вынужденного бездействия. Затишье в делах у некоторых людей вызывает тревогу и чувство вины. Причиной может быть сниженная самооценка, детская психологическая травма. Избегая «простоя», такие люди могут выработать привычку постоянно опаздывать и спешить. Заполняйте свой рабочий график до отказа, но, чтобы не истощать себя работой, оставляйте в нем время для своих личных дел, для таких занятий, которые приносят вам удовольствие. Это может быть хобби, спорт или общение с близкими и друзьями.
Потребность помогать другим, постоянно жертвуя собой. Это обогащает вашу жизнь, привносит в нее радость — при условии, что это действительно является вашей личной потребностью, а не уступкой вкусам и потребностям других людей. Обилие различных обязательств может связать по рукам и ногам, создать дисгармонию. Дайте людям возможность проявить доброту, любовь и привязанность к вам — позвольте им позаботиться о вас, а себе дайте передышку.
Страх неудачи. Ваши цели четко определены, но вы медлите приступить к делу? Вероятно, вас беспокоит страх провала. Вам кажется, что лучше и не начинать, чем терзаться потом, когда ничего не выйдет. Неудачи часто переоценивают. А ведь они — всего лишь ступень на пути к цели. Потерпев неудачу, представьте себя через 10—20 лет — как тогда вы будете воспринимать ее? Вообразите, что рассказываете о ней своим внукам или телезрителям на ток-шоу, чтобы вдохновить их своей историей успеха.
Боязнь успеха. Да, успех тоже некоторых пугает. Он может стать причиной зависти других, отторжения от семьи или друзей. Заниженная самооценка заставляет думать, что вы не заслуживаете успеха. Но успеха заслуживает каждый. Постарайтесь больше общаться с успешными людьми, с людьми, одобряющими вашу деятельность, которых вы считаете авторитетом для себя. Почувствуйте себя своим в атмосфере успеха.
Страх перемен. Устремляясь к поставленным целям, мы можем опасаться реакции своего окружения. Не понравиться начальнику, маме или своим детям — это нарушает привычное положение дел. Но отказаться от мечты и потерять себя тоже не хочется. Производите изменения постепенно — тогда и вы, и ваши близкие сможете привыкнуть к переменам.
Страх завершенности. Есть люди, которые берутся сразу за все и ничего не могут закончить. Они постоянно перескакивают с одного на другое, потому что им нравится сам процесс, а результат не приносит удовольствия.

Если вы относитесь к этой категории людей, попытайтесь разделить роли — творца и «приемщика работы». Чередуйте эти обязанности. Или доверьте «приемку» другим, чтобы они вас подгоняли. Иногда дело затягивается потому, что был потерян первоначальный интерес к нему. Возможно, в этом случае стоит отказаться от того, что уже неактуально, и реализовать другой проект.

Стремление к безупречности. Перфекционизм часто возникает из-за стремления к одобрению, страха унижающей критики. Следует гибко подходить к стандартам требований, в связи с приоритетностью выполняемых задач.
Страх потери творческих сил. Люди творческих профессий часто опасаются, что планирование убьет их спонтанность, способность к импровизации. Но эти тревоги безосновательны. Систематичность и порядок способны, напротив, оградить ваши творческие порывы от посягательств других людей. Можно упорядочить одну сторону жизни — например, оплату счетов, кормление и выгул собаки — и тем самым высвободить больше времени на творчество. Не расписывайте день поминутно, но задайте ему определенный ритм — это поможет вам быстрее настраиваться на выполнение ваших задач.

Анализ ситуации. Прислушаться к себе

Честно оцените себя и свои отношения со временем. Это сбережет ваши силы и энергию, вы сможете быстрее сделать нужные шаги к овладению искусством тайм-менеджмента. Вам нужно ответить на три вопроса:

Что у вас в жизни получается, а что нет?
Как вы предпочитаете планировать и управлять временем?
Знаете ли вы свои личные энергетические источники и циклы?

Разобраться поможет вот эта небольшая анкета — подумайте и запишите исчерпывающие ответы.

Для какого дела у вас всегда находится время? А для какого — нет?
К какому делу вы готовы приступить сразу, без заминок? С чем вы предпочитаете тянуть подольше?
Цель какого вашего занятия вам всегда четко ясна? Какое дело вы считаете ненужным или бесполезным?
Есть ли у вас такие дела, относительно которых вы точно знаете, сколько времени они занимают, поминутно? Что это за дела? Относительно каких дел вы всегда ошибаетесь в оценке времени для их выполнения?
Какие из ваших занятий вы готовы с легкостью перепоручить другим? А какие предпочитаете выполнить сами?
Куда вы никогда не опаздываете? А куда опаздываете постоянно?
В каком вопросе и кому вы легко можете отказать? А кому и в чем — не можете?
Какое занятие позволяет вам ощутить счастье? А какое — огорчает, расстраивает, раздражает?
В каком деле вы никогда не испытываете затруднений? С чем постоянно возникают сложности?

Расписав подробно ответы, вы узнаете о себе много нового.

Например, адвокат Джейн на работе справлялась с огромным количеством дел, но в семье демонстрировала постоянную усталость и не уделяла достаточно внимания мужу и детям. Зато у нее всегда находилось время, чтобы помыть холодильник. Проведя анализ своей манеры распределять время, Джейн осознала, что чисто физическая нагрузка при мытье холодильника позволяла ей расслабиться, освободить голову от излишней информации, фактически — сбежать в другой мир, ощутить психологическую разрядку. Джейн поняла, что ей не хватает двигательной активности. Занявшись спортом, она сумела поправить здоровье и гармонизировать свои отношения с близкими.

Когда вы ответите на вопрос «Что в вашей жизни получается?», вы сможете наглядно увидеть, какая сфера деятельности у вас в приоритете. Следовательно, это и есть область ваших жизненных целей.

Ответ на вопрос «Что не получается?» даст вам список того, над чем придется поработать. Держите его где-то на видном месте, чтобы не забывать и отслеживать свой прогресс.

Определив личные предпочтения в планировании времени, постарайтесь больше ориентироваться на свои природные склонности — так вы будете намного более эффективными. Следуйте своим побуждениям, опирайтесь на чувства — и это станет источником вашей энергии.

Позаботьтесь также о том, чтобы изучить ваш естественный энергетический цикл. Какое время дня для вас наиболее эффективно в плане работы? Определите время дня, день недели, месяца, года, когда вы чувствуете себя слабее, а когда сильнее?

Каким образом вы обычно восполняете недостаток энергии? Что помогает вам расслабиться, отдохнуть, взбодриться? Слушаете ли вы музыку во время работы, делаете паузы для разрядки? Что вам помогает — перемена вида деятельности или физические упражнения? Что вдохновляет вас и мотивирует к работе — портрет близкого человека или супергерой из комиксов?

Смена вида деятельности — для многих людей лучший способ отдыха. Постарайтесь разнообразить свои планы в течение дня. Чтобы ваши силы не истощились, чередуйте физическую, психическую, интеллектуальную активность.

Цели, способы их достижения и текущие задачи

Знаете ли вы свои стратегические жизненные цели? Очень важно иметь о них четкое представление. Без понимания долгосрочных целей у человека просто нет главного критерия, с помощью которого он может выстраивать приоритеты.

Без стратегических целей жизнь являет собой бессмысленное хаотическое метание, бег по кругу. Установление целей придает жизни смысл и направляет все наши действия, словно компас.

Если вы намерены перестроить свою жизнь, сделать ее более счастливой и гармоничной, вам необходимо выполнить три поэтапных действия:

Определить стратегические жизненные цели;
Выбрать деятельность и способ, с помощью которых вы будете двигаться к достижению целей;
Наметить список ежедневных дел, соответствующих выбранной деятельности.

Как действовать?

Чтобы определить стратегические цели, продумайте, чего вы желаете достичь во всех наиболее значимых для вас сферах жизни. Напишите список категорий.

Возможно, туда вы включите работу, саморазвитие, отношения, финансы, семью, духовную жизнь, дом или что-то другое.

Сформулируйте одну-две цели по каждой категории вашего списка.

Что сделает вас счастливее в этих областях жизни? Что вы с удовлетворением вспомните, покидая этот мир? Что вы хотите иметь, кем быть, чем заниматься? Каковы ваши мечты? Человек вкладывает душу только в то, к чему по-настоящему стремится.

Если вам трудно определить свои цели, понаблюдайте за собой какое-то время. Записывайте, что приносило вам радость или удовольствие в течение дня. Возможно, вы узнаете о себе много нового.

Проделайте такое упражнение: представьте себя и свою жизнь через десять лет. Разбудите фантазию, создайте картину будущего в своей голове. А теперь возьмите лист бумаги и проведите посередине черту. Справа напишите в столбик все важные категории вашей жизни, а слева — то, чем вы заняты в своем будущем.

Например: «Семья. Я женат, у меня двое детей».

«Саморазвитие. Я учусь рисовать».

Если интересов и желаний слишком много, бывает трудно определить, что именно выбрать. Попробуйте ограничить круг желаний, представив, чего вы хотите прямо здесь и прямо сейчас. Сыграйте в эту игру и составьте короткий список желаний.

«Получить должность директора по маркетингу».
«Завести ребенка».
«Купить дачу».
«Поехать в круиз».

Выберите одну цель и займитесь ее реализацией. Все остальное вы не отвергаете, а просто откладываете на некоторое время.

Обязательно запишите все ваши цели. Когда в 1953 году выпускников Йеля спросили, каковы их планы на будущее, у 3% опрошенных эти планы были расписаны на бумаге. Спустя 20 лет именно эти 3% выпускников оказались куда более удовлетворены своими жизненными достижениями и счастливее, чем все оставшиеся 97%.

Пусть ваш список целей будет у вас постоянно перед глазами. Многие уверены в силе визуализации. Но, вероятно, ясность понимания задачи сама по себе способствует ясности представлений о мире и четкости принимаемых решений.

Так, Даниэла Стил запланировала в течение 25 лет продать 500 миллионов экземпляров своих книг. И достигла этого.

Определение конкретных способов достижения своих целей

По каждой из ваших целей продумайте и запишите — какой вид деятельности за год-два поможет вам ее достичь. Сделайте подробный список.

Если в чем-то не уверены — например, хотите открыть ресторан, но еще не знаете, что именно требуется для этого, — установите целью изучение данного вопроса.

Если по каждой цели список деятельности получился слишком длинным, упростите его. Пусть в нем будет чуть меньше деталей, но больше ясности.

Каждый год пересматривайте свой список деятельности. Стратегические цели меняются редко, а вот виды деятельности нужно будет корректировать по мере продвижения вперед. Назначьте себе определенное время, когда вы будете менять список, задавая себе один вопрос: каким путем я буду идти к своей цели в новом году?

Такой процесс постановки целей и определения конкретной деятельности помогает прояснить сознание. А для кого-то является настоящим откровением, впервые заставляя задуматься о важных вещах.

Планирование времени

Распределив свое время в правильном соотношении по всем сферам жизни, вы достигнете равновесия. Ваши графики дня, недели, месяца — это важный инструмент, поддерживающий вас в проактивном состоянии.

Проактивность — это осознанное целенаправленное поведение, в отличие от реактивности, то есть поведения стихийного, спонтанного, основанного на автоматических реакциях психики, реагирующей на стимулы и триггеры внешней среды.

Детсад как идеальная модель организации пространства

Вы удивлены? Но это так. В детском саду любой ребенок ориентируется и осваивается достаточно легко, потому что все зоны там поделены согласно выполняемым функциям. Там есть спальня, игровая зона, музыкальный уголок и место для принятия пищи, прихожая и шкафчики для смены одежды и т.п. Всякой вещи определено свое место, просто и логически обоснованное.

Этот принцип можно применить к любому пространству. Но, в том числе, его можно применить и к вашему расписанию.

Близкие или схожие задачи нужно объединить в одну «временную зону». Например, ответы на звонки и электронные письма могут стоять рядом в вашем ежедневнике.

Установите определенное время для всех видов деятельности, которые вы уже выбрали. Возможно, вам получится удачно совместить «отдых» и «общение с семьей», занимаясь, например, спортом.

Ваши зоны деятельности — это те же шкафы, полки и ящики, имеющие свою конкретную емкость, которую вы наполните своей деятельностью. Все сферы деятельности подбирайте по принципу сходства в одну зону, а различные — помещайте обособленно, чтобы они не мешали друг другу.

Как создать план распределения времени

Если вы затрудняетесь составить план, начните записывать все, чем занимаетесь в течение дня, недели. Если дел слишком много, отмечайте в ежедневнике моменты перемены деятельности и свободные минуты между ними.

Спустя время вы увидите в этих записях «фотографию» своей жизни. Проанализируйте — какая сфера вашей жизни представлена достаточно, а чему вы не смогли уделить время. Раскрасьте временные блоки по категориям: работу выделите синим, время для себя — желтым и т.п.

Теперь вы наглядно видите, что требует трансформации — что добавить, что убрать или совместить, чем заполнить «окна».

Возьмите этот план за исходную точку и сбалансируйте соответственно вашим стратегическим целям. Улучшайте свой план до тех пор, пока он не будет полностью вас удовлетворять.

Управление временем в условиях кризиса

Некоторые люди вынуждены жить в состоянии непредсказуемости, когда обстоятельства вокруг постоянно меняются и в любой момент приходится быть наготове. В этом случае четкого распределения времени по зонам добиться трудно.

Рассортируйте задачи по степени необходимости. Сделайте список двух категорий ваших дел — «Обязательные» и «Желательные».

Кроме того, подготовьте список дел, которые вы сможете выполнить в случае, если внезапно появится «свободное окно». Это могут быть «5-минутные» (телефонный звонок), «получасовые» (чтение статьи) и «часовые» дела (оплата счетов или приготовление ужина).

Что делать, если ваши циклы изменения энергии непредсказуемы?

Есть люди, которым трудно придерживаться графика из-за того, что их энергетические циклы слишком изменчивы. Депрессия, расстройство внимания, рассеянность отнимают силы и время, мешая работать по расписанию.

В этом случае действовать нужно так же, как при кризисном управлении временем: учитывайте фактор внезапности, предусматривайте больше свободного пространства в своем плане, оставляйте возможность импровизации, комбинируйте задачи.

Идеальный план распределения времени:

соответствует вашим стратегическим целям;
предусматривает все нужные виды деятельности;
для каждого вида деятельности выделяет удобное подходящее время;
гармонизирует жизнь, придавая ей смысл;
сохраняет энергию и силы.

Выбор инструмента для планирования времени

Есть четыре вида планировщиков:

календари, настольные и настенные;
бумажные планировщики-органайзеры;
программы для ПК с функцией планировщиков, приложения для мобильных;
специальные электронные гаджеты-планировщики.

Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу восприятия, вам будет удобнее пользоваться календарями и бумажными планировщиками.

Люди линейно-цифрового типа с большим удовольствием станут использовать электронные устройства и программы.

Реализация замыслов

Каждый день, составляя планы и готовясь к их исполнению, вам нужно будет выполнять пять важных действий:

сортировать предстоящие вам задачи по категориям;
чистить расписание, убирая из него неактуальные задачи;
назначать время тем задачам, которые важны для вас;
«уплотнять» время, чтобы успевать сделать все в срок;
совершенствовать и обновлять график, приспосабливая его к темпу и обстоятельствам вашей жизни.

Как сортировать задачи?

На этом этапе вам нужно классифицировать поставленные задачи и оценить, сколько времени на них потребуется.

По каждому пункту расписания спросите себя:

Соответствует ли задача тому виду деятельности, который я определил для себя как приоритетный?
Сколько времени требуется выделить для этой задачи?

Оценка и расчет времени

Вы должны точно знать, сколько времени вам нужно для выполнения той или иной задачи. Для этого в течение недели или двух вам нужно фиксировать свой дневной график. Каждый раз отмечая, сколько времени отнимает у вас то или иное дело, вы научитесь точно определять и высчитывать сроки любой задачи.

Правильный расчет времени — главный секрет мастеров тайм-менеджмента. Планируя расписание, учитывайте моменты, которые обычно ускользают от внимания новичков:

время на «раскачку» (особенно если вы склонны к рассеянности);
скрытые затраты времени — то есть мелочи, которые обычно не учитывают, связанные с привычками.

Чаще всего люди забывают учесть время:

на передвижения туда-обратно;
на подготовку;
на исправление ошибок и обратную связь;
подумать над задачей;
на сборы и завершение дел;
на отдых.

Если вы знаете, что работа предстоит в сложной, отвлекающей обстановке, полезно зарезервировать 20% дополнительного времени к основному сроку.

Для расчета времени выполнения незнакомых задач старайтесь использовать ту информацию, которая у вас есть, или спросите совета специалистов и друзей, осведомленных в данной теме лучше вас.

Если накопился большой объем незавершенных дел, рассортируйте их по степени актуальности. Беритесь для начала за самые свежие.

«Зачистка» расписания

Снижайте нагрузку. Вычеркивайте из расписания дела, которые не отвечают вашим целям, потеряли актуальность или могут быть выполнены другими.

У вас всегда имеются три варианта действий:

Отказаться от части задач.
Часть задач уменьшить, разделив на более мелкие или снизив уровень требований к их выполнению.
Некоторые задачи перепоручить другим.

Вычеркивая часть задач из своего расписания, научитесь говорить «нет». Никто не знает ваших стратегических целей, следовательно, никто не должен решать вместо вас, чем заниматься, а чем — нет.

Возьмите на вооружение несколько простых техник отказа. Но если собеседник продолжает настаивать — не пытайтесь оправдываться. Просто повторите с улыбкой на лице: «Извините, но нет». «Спасибо, нет». И просто: «Нет».

Если же вы не можете отказать человеку, который загружает вас делами, спросите у него совета: как справиться с той нагрузкой, что у вас накопилась?

Выполнение типовых задач можно ускорить

Самый простой путь для этого — разработать шаблоны и специальные формы, которые будут упрощать выполнение задачи. Зачем мучиться и раздумывать над каждым мелким делом, если можно все их объединить и решить одним махом?

Например, выбирать поздравительные открытки для каждого праздника и родственника отдельно ни к чему. Достаточно один раз в год закупить открытки для всех праздников и родственников. Или воспользоваться специальным сервисом по рассылке поздравлений.

Так же можно закупать подарки.

Если какое-то несложное дело отбирает у вас слишком много времени — задумайтесь и поищите способ, как можно сделать его по-другому. Больше 20 часов в неделю мы тратим на самые рутинные бытовые дела. Эти часы мы наверняка могли бы употребить с большей пользой.

Способы борьбы с рутиной

Сделайте и повесьте на входную дверь чек-лист: что вы не должны забыть, выходя из дома (бумажник, ключи, зонт, подзарядку для мобильного).
Чтобы упростить и сократить число походов в магазин — составьте меню на неделю и рассчитайте запас продуктов.

Составьте список продуктов и вещей, которые вы покупаете постоянно (салфетки, чистящие средства). Повесьте его на холодильник или держите в сумочке, под рукой. Просто отмечайте в списке, чего не хватает, и докупайте недостающее.

Потратьте время, чтобы упорядочить свой гардероб. Составьте комплекты одежды на все случаи жизни, чтобы не мучиться с выбором цветовой гаммы.
Воспользуйтесь сервисами автоматической оплаты счетов. Держите все нужное для этой работы в одном месте: чеки, бланки, ручки, калькулятор. Пользуйтесь электронными платежами.
Назначьте время для уборки в доме, ежедневной и еженедельной. Если позволяют средства — прибегайте к услугам профессионалов для проведения генеральной уборки. Одна клининговая команда наводит порядок в доме всего за 40 минут.
Если вы часто ездите в командировки, держите наготове собранный чемодан с необходимым набором вещей и список всего, что может понадобиться для путешествия в разное время года. А также чек-лист, что нужно сделать в доме перед отъездом.
Используйте шаблоны документов и заготовки деловых писем.

Делегирование задач

Чаще всего люди перегружают себя работой, если им кажется, что «объяснять задачу другому дольше и труднее, чем выполнить ее самому». Это неправильный подход. Время обучения помощника окупится десятикратно, если вы еще не раз воспользуетесь его помощью.

Возможно, вы чувствуете вину, когда скидываете свою работу на кого-то другого. Но в вашем окружении наверняка есть люди, которым нравится именно тот вид деятельности, который не нравится вам.

Поручение части своей работы другому — это вид доверия. Важно научиться такому доверию, уметь зависеть от других.

Перепоручение дела может быть вашим даром другому человеку — вы предоставляете ему возможность для развития и личностного роста.

Что и как делегировать

Проще всего передать помощникам простые рутинные дела или, напротив, специфические проекты, которые случаются нечасто.

Передавайте те дела, которые другие могут сделать лучше вас; которые вам не нравятся или нравятся, но вы загружены делами с более высоким приоритетом; высокозатратные в смысле времени и энергии.

Составьте карту-схему делегирования, чтобы наглядно видеть, что и кому вы поручили.

Учтите, что время для выполнения вашего поручения будет зависеть от уровня квалификации помощника. Если вы передаете дело эксперту, времени понадобится меньше, если новичку — запланируйте срок подлиннее.

Делегирование выполняется в три этапа. Планируйте ваше время, исходя из такой схемы.

1-й этап: постановка задачи.
2-й этап: помощь и консультации, пока работа не завершена.
3-й этап: оценка итогов.

Очень важно, чтобы люди, выполняющие поручения, не чувствовали себя «винтиками»: они должны понимать общие стратегические цели, для достижения которых перед ними поставлены конкретные задачи.

Особенно если речь идет о домашних делах. Вынося мусор, ребенок должен понимать, что делает это не ради того, чтобы «мама не заругалась», а чтобы в доме было чисто.

Выбор времени

Для каждой задачи определяйте свою временную зону, как свое место в шкафу для каждой вещи. Старайтесь держаться в рамках расписания.

Можно группировать задачи по срочности, продолжительности, степени сложности и привлекательности, по географии.

Бывает удобно совмещать какие-то дела, которые можно выполнить, передвигаясь из одной части города в другую.

Уважайте свое расписание

Даже если вы сделаете ежедневный график достаточно гибким, это не означает, что можно срывать свои планы из-за чьих-то внезапных обстоятельств.

Имейте в виду, что больше половины «срочных» и неотложных вопросов, с которыми к вам обращаются другие люди, на самом деле не являются такими уж срочными. Всегда есть время, чтобы обдумать решение и отложить ответ.

Старайтесь придерживаться намеченного вами плана и научите людей из своего окружения относиться к вашему графику серьезно.

Если есть необходимость, вы можете уплотнять свое время тремя способами:

сокращая перерывы, уменьшая помехи;
искореняя привычку медлить и всюду опаздывать;
подавляя свой перфекционизм.

Преодолеваем медлительность и привычку хронически опаздывать

Определите, какие дела заставляют вас регулярно «тормозить»? Может быть, имеются психологические препятствия, с которыми вам стоит разобраться?

Вот список самых типичных причин медлительности.

Нерешительность и неуверенность в себе. Напоминайте себе, что любая ваша задача — только пункт общего плана и одно неудачное решение не сможет обрушить всю вашу работу по достижению целей. Поэтому нет смысла зацикливаться.
Неготовность. Например, недостаток информации по какому-то вопросу. Сосредоточьтесь на подготовке.
Напрягает объем предстоящей работы. Разбейте большой проект на задачи помельче, чтобы было проще управляться с ними.
Отвращение к задаче. Найдите способ справиться с неприятным делом — поручите его другим, заплатите профессионалам или сделайте задачу более приятной, назначив самому себе соблазнительную награду за нее.
Неудачно выбранное время. Не заставляйте себя делать генеральную уборку после рабочего дня. Запланируйте ее на другое время.
Нужда в контроле и внешнем давлении. Некоторые люди работают эффективнее в условиях жестко ограниченных сроков. Это их подстегивает, освобождая от излишнего перфекционизма. Устанавливайте для себя границы сроков — red-line, dead-line.

Гармонизация

Жизнь изменчива. Вносите коррективы в ваши планы, списки и цели в соответствии с ситуацией.

Каждый день отмечайте выполненные дела, просматривайте списки несделанного и сортируйте их заново. Зачищайте свое расписание раз в неделю и раз в месяц. Отслеживайте прогресс.

Всякий раз, когда ваши планы срываются, анализируйте причины и старайтесь снова привести все в равновесие.

В периоды кризисов планы придется корректировать и пересматривать чаще, чем в обычное время. Это нормально. Прощайте себе неудачи, когда они случаются.

Нет смысла тратить силы на самообвинения. Просто скорректируйте планы.

А если в чем-то достигли успеха — обязательно найдите время, чтобы это отпраздновать. Маленькие победы мотивируют к большим свершениям.