Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Одно дело — в один отрезок времени

Когда во время 25-минутной поездки в автобусе вы читаете книгу, вы не отвлекаетесь на чай, болтовню с домочадцами или еще что-то, как это было бы, если б вы читали ту же книгу дома. За 25 минут можно узнать очень много, если сохранять соответствующий уровень концентрации.

Франческо Чирилло в 1992 году придумал метод, помогающий не отвлекаться. Он назвал его «метод помидора» — потому что у него был кухонный таймер в виде этого овоща.

Составьте список задач на день, поставьте таймер на 25 минут и начните первое дело из списка. Когда время выйдет, а дело еще не будет закончено, порадуйтесь тому, что у вас получилось целых 25 минут, не отвлекаясь, посвятить одному занятию, и сделайте перерыв на 3 или 5 минут.

После можно взяться за новое дело из списка или вернуться к предыдущему — суть в том, чтобы оставаться полностью сосредоточенным на чем-то одном хотя бы 25 минут.

Люди часто много планируют, но к концу дня успевают далеко не все. Если задача сложная, ее так и тянет отложить. Но если знать, что через 25 минут вы можете прекратить ею заниматься, это спасает от прокрастинации.

Перед тем, как перейти к следующему делу, оцените его, чтобы выбрать наиболее важное. Если оценивать его в «помидорах» — дело становится «осязаемо»: сразу ясно, сколько на него придется потратить сил. Если в процессе одного «помидора» возникли дополнительные задачи, внесите их в общий список дел, а затем вернитесь к тому, которым занимались.

Перерывы между «помидорами» позволяют не только отдохнуть, но и взглянуть на дело отстраненно.

В конце дня хорошо подвести итоги: оценить промахи, помехи и удачи, чтобы в дальнейшем усовершенствовать процесс. Составляйте список дел на день сами, не позволяя другим делать это за вас, — тогда ваша жизнь будет контролироваться только вами.

Перфекционизм — ожидание идеальных идей или условий — является формой прокрастинации. К «помидору» можно и нужно приступать в любых условиях, даже если страшно или условия не идеальны. Стоит заранее проанализировать: что может заставить вас прервать занятие, из-за чего вы можете его не начать?

«Метод помидора» заставляет работать на нас неведомые нам силы мозга. Ритмы тела контролируются стволом мозга, и в нас заложено желание следовать этим ритмам. У каждого они свои, а в работе важен ритм перерывов. Отсутствие или сбой ритма нарушает работу мозга. Созданные нами собственные ритуалы помогают настраиваться, сосредотачиваться, создавая нужный ритм. Ритуалы становятся рефлексами, помогающими настроиться на выполнение задач. Если собаке перед кормежкой подавать одну и ту же команду, то при ее произнесении у нее начнет выделяться слюна.

У человека условные рефлексы срабатывают точно так же. И, например, тиканье таймера, который вы будете включать, поможет повышать концентрацию.

«Оперативная» память мозга имеет ограничения: сосредотачиваться на нескольких задачах одновременно и трудно, и непродуктивно. Если вы не применяете «метод помидора» и часто переключаетесь между разными задачами, вы тратите много времени на «разбег» и вникание заново в каждое из дел.

Долгосрочная память сохраняет события в семантической (смысловой, ассоциативной и визуальной) форме, а краткосрочная — в виде звука.

Время мы обычно оцениваем или как расстояние между двумя точками, или как события в определенной последовательности, но без четких рамок. Время, которое требуется для выполнения тех или иных дел, непредсказуемо. И это обстоятельство вызывает тревожность, которая плохо влияет на продуктивность и способность концентрироваться.

Отключение от задачи во время перерыва позволяет мозгу работать над ней в фоновом режиме (во сне или во время бодрствования), и от этого возникают новые решения и идеи. Подобные перерывы действуют на ассоциативную память: появляется возможность обобщить информацию. И часто правильные решения приходят именно после большого перерыва, после сна, на другой день.

Мозг легче адаптируется к любым условиям, если имеются некие повторяющиеся действия, ритуалы.

Контекст

Творчество рождается в состоянии потока — когда человек уходит в какое-либо дело полностью, не осознавая реальности, времени, концентрируясь только на своем занятии, при этом не боясь его сложности или недостаточности своих навыков. Это прекрасное состояние, но, находясь в нем, никто не может «видеть всю картинку целиком». Поэтому стоит перемежать свое занятие перерывами, а попадать в поток легче всего отдохнувшим и сосредоточенным.

Для любого дела нужно находиться в состоянии готовности — это некая форма психической активности, позволяющая просчитывать свои шаги, и лишь потом действовать.

Прокрастинация (оттягивание момента действия, откладывание дела, которым нужно заниматься в данный момент) — это форма освобождения от стресса. Обычно к ней прибегают, если боятся ошибиться или действуют по принуждению, а не по своей воле. Чтобы избавиться от прокрастинации, важно понять ее истинную причину.

Лишние часы работы дарят одновременно ощущение собственного героизма и чувство вины. На самом деле переработки не могут быть регулярными без побочных эффектов — отдых важен для человека.

Прежде чем планировать время и периоды рабочего процесса, нужно узнать все детали его, под которые нужно будет подстраиваться: коллективная ли эта работа, каковы сроки для ее выполнения, имеются ли все необходимые инструменты и условия. А построение процесса во многом зависит от способности принимать верные решения. В этом нужно соблюсти баланс между рациональным анализом фактов и интуицией.

Умение быть гибким, получать обратную связь и не бояться ошибок, уместная и своевременная смена цели — важные составляющие бизнеса и любой другой деятельности.

Если есть много вариантов, то процесс выбора займет время, и нужно, чтобы это время было строго лимитировано, и после периода выбора обязательно должен следовать период работы. Будет хорошо, если создать определенный ритм и чередовать этапы выбора, работы и отдыха.

Механизмы

Знать «метод помидора» недостаточно — его нужно осваивать на практике. Начните с планирования и выделения самых важных дел из общего реестра на текущий день. Затем приступите к 25-минутным «помидорам», чередуемым с отдыхом. Следите за тем, как проходят сессии, записывайте, сколько раз вас прерывали.

В конце дня все сведения нужно упорядочить и придумать, как можно оптимизировать процесс. Если повторять созданную последовательность действий ежедневно, то с каждым днем можно понемногу увеличивать эффективность.

Инструментами для выполнения «помидора» может быть любой таймер, ручка и несколько листов бумаги. Один лист — для общего реестра всех дел, на другой выписываются из реестра дела на 1 текущий день, и третий — для результатов анализа вашего рабочего дня.

В первый список помещаются все дела, вне зависимости от степени важности или срочности, записанные так, будто они уже сделаны, например, «приготовлен обед», «написано письмо», каждое с новой строчки. Можно помечать сроки — конкретное время, когда необходимо сделать дело.

Для списка дел на текущий день отбирают и записывают самые важные. Это должно занять 5 минут по таймеру. Приятно понимать, что список дел на день вполне реален: выбрано то, что может быть завершено именно сегодня.

Сама по себе конечность каждого 25-минутного отрезка времени внутренне расценивается уже как успех — и это очень полезно ощущать в делах, которые на протяжении долгого времени могут не давать ощутимого результата.

Проспективная память — о том, что нужно сделать в будущем — с годами становится хуже, ее нужно тренировать и подстраховывать списками-напоминалками.

Сознание лучше запоминает то, что человек увидел выделенным — крупным шрифтом или, например, другим цветом в списке. Сосредоточенность на деле повысится, если вы запишете его на бумажке, выделите в списке маркером и на 25 минут положите перед собой, а после окончания «помидора» — вычеркните или отметите его крестиком.

Во время паузы стоит отойти от рабочего места и полностью отключиться от мыслей о делах. Помимо этого, после 3-5 выполненных «помидоров», полезно делать 15 или 30 минут перерыва. Это мотивирует и расслабляет, позволяя удерживать нужный рабочий темп и активность мозга. Расслабление должно быть столь же качественным, сколь и работа во время «помидора»: никаких электронных гаджетов и мыслей о делах, только полная релаксация. Во время большого перерыва можно даже попробовать поспать.

Реалистичность планов делает их выполнимыми. Дела между «помидорами» можно менять, но никогда — в рамках одного «помидора»: одна сессия должна быть строго для одного единственного дела. Если

оно закончилось в середине «помидора», можно остаток времени потратить на просмотр сделанного, анализ, улучшения, сверхобучение — то есть собственное совершенствование в том, в чем мы уже достигли мастерства.

Находясь внутри временных рамок одного «помидора», можно позволить себе не думать о сроках или о других задачах: если вы полностью сосредоточены на нужном деле: ваша совесть чиста, вас ничто не отвлекает. Для создания общей картины и планирования других дел есть выделенное время утром.

При анализе считайте завершенные «помидоры» и старайтесь понять: почему их было мало? Хорошо это или плохо? Как улучшить ситуацию? Затем научитесь подсчитывать, сколько «помидоров» уходит на одно дело в среднем. Если дело очень крупное, разбивайте его на более мелкие и осязаемые задачи. Вносите в свое расписание встречи, поддержание порядка на рабочем месте. Анализ помогает находить лишние и отвлекающие моменты, стандартизировать ваши занятия, и в то же время — постоянно улучшать свою деятельность.

Можно изменять и время сессий, но важно анализировать — помогает ли это в целом оптимизировать работу?

Помехи

Современных работников в офисах отвлекают в среднем по 3 раза в минуту. Мы постоянно живем в нескончаемых потоках информации, стараясь выполнять несколько дел одновременно. Это психологически очень трудно.

Если стараться решить сначала дело, которое поступило последним, то все ранние или долгосрочные дела остаются незавершенными, «зависая» надолго. С другой стороны, совсем игнорировать текущие изменения тоже нельзя — необходимо соблюдать баланс.

Во все время рабочего дня у вас должно присутствовать одно из трех состояний:

• творческое, ориентированное на все новое;
• аналитическое;
• отдых.

Чтобы отличать их, можно пользоваться какими-нибудь символами: например, иметь для каждого состояния шляпу: получается, что у вас будут «стратегическая шляпа», «рабочая шляпа» и шутовской колпак.

Чтобы устранить помехи в своей работе, нужно разделить их сначала на внутренние, исходящие изнутри, и внешние, создаваемые другими.

Внутренние помехи записывайте. Если это звонок, который вы забыли сделать, внесите его в общий список дел, в подраздел внеочередных, позвоните сразу по окончании сессии. Если это желание налить чашку чая, то нужно дождаться перерыва. Если это что-то, что невозможно перенести (например, поход в туалет), то «помидор» обнуляется: по возвращении нужно поставить таймер заново и отработать полные 25 минут.

Это необходимо, чтобы сохранить ритм, и не иметь соблазна постоянно прерываться. При этом важно считать все такие помехи, чтобы потом подумать, как их можно устранить или минимизировать.

Для начала, если слишком много внутренних помех, сделайте «помидоры» минут по 5 или 15. Начало возникновения первой внутренней помехи от «помидора» к «помидору» старайтесь оттягивать. Когда количество завершенных сессий будет вас удовлетворять, можно увеличить их продолжительность.

Внешние помехи от вас не зависят: это коллеги, начальство, звонки, письма. И часто все ждут реакции как раз тогда, когда у вас непрерывный «помидор».

Оповещения на гаджетах можно сделать беззвучными. Коллег, беспокоящих лично, спрашивайте сразу: как скоро им нужен ответ. Если дело ждет, то вносите его в общий реестр или список дел на день. Если дело срочное и неотложное, от которого зависит работа команды, то лучше обнулите ваш «помидор». Если же ответ на вопрос перенесен на другое время, не забудьте позже его решить.

В конце дня обратите внимание на количество внеплановых дел: если их много или если вы каждый раз из-за них перекраиваете свои планы полностью, а завершенных «помидоров» нет, значит, утреннее планирование дня было не правильным.

Оценка

Измерения и оценки нужно строить, судя по информации из прошлого, чтобы улучшить будущее. Если оценка показывает, что ваши планы и результаты постоянно расходятся, значит, или оценка неверна, или слишком часто меняются обстоятельства. Для улучшения навыков анализа нужно утром записывать, сколько «помидоров» потребуется для того или иного дела.

Психологами доказано, что усредненный ответ из нескольких догадок бывает более точным, чем любая из догадок по отдельности. Если через разные промежутки времени делать предположения о количестве «помидоров» — в зависимости от меняющихся обстоятельств, — то среднее арифметическое будет максимально близко к истине.

Дела, в которых больше 7 «помидоров», следует разбивать в вашем реестре на подпункты. Если для дела нужно меньше одного «помидора», то оно помещается в отдельную строку и потом все ваши частичные «помидоры» объединяются для подсчета.

Рядом с каждым делом нарисуйте количество «окошек», равное количеству «помидоров», и по окончании каждой сессии помечайте крестиком выполненное. Если количество квадратиков оказывается излишним или недостаточным, нужно учесть этот факт при следующем планировании.

Все оценки в конце дня нужно заносить в протокол, чтобы потом была видна картина общих изменений. Постарайтесь свести к нулю разницу в количественной переоценке или недооценке «помидоров» для одного дела.

Реестр дел не должен быть ни раздутым, ни скудным: вполне удобен 10-дневный список, и при среднем количестве «помидоров» на одно дело он должен равняться 90 «помидорам».

Адаптация

Чтобы подстроить «метод помидора» под себя, нужно хотя бы 2 недели попробовать применять его в изначальном варианте — тогда действительно сможете понять, что именно в нем вам стоит изменить.

Лучше пользоваться простыми материалами — не компьютером или телефоном, а бумагой, ручкой, карандашом и таймером. Менять на ходу схемы обозначений и придумывать новые значки на бумаге легче.

Можно использовать карточки для каждого дела. Тогда можно просто перекладывать карточку из стопки реестра в стопку ежедневных дел. Кроме того, на карточке удобно записывать дополнительную информацию — телефоны, имена и т. п.

Для ответов на письма можно отвести пару «помидоров» в день. Утренний «помидор» административных задач можно сделать больше по продолжительности, но тогда и не учитывать его в общем реестре «помидоров».

Таймер нужно иметь индивидуальный, даже если несколько человек в одном помещении пользуются «методом помидора»: иначе, если кому-то придется свой «помидор» обнулить, возникнет путаница.

Таймер выбирайте, исходя из собственных соображений — что лучше настраивает вас на рабочий лад: тиканье, цвет, вид, обратный отсчет цифр?

Время одного «помидора» и график перерывов можно выбрать индивидуально: совсем не обязательно это должно быть 25 минут — через 2 недели вы можете попробовать подобрать себе оптимальный вариант. Для каждого перерыва не нужно устанавливать временные рамки, приступайте к следующему «помидору» по мере психологической готовности. Важно только помнить, что при слишком больших перерывах теряется нужный ритм.

Если вам трудно выбрать несколько дел из реестра для вашего дневного списка, устройте «турнир»: возьмите произвольно два любых дела из тех, что вызывают затруднение и выберите из них то, которым важно заняться в первую очередь. Затем возьмите следующее дело и сравните его с «победителем» из прошлой пары. И так, пока не останется одно самое важное, которое нужно сделать сегодня.

Разбор деловой почты, включенный в «помидор», должен проводиться по определенной системе: сразу отвечать на письмо, если ответ краткий. Переадресовывать, если проблема не ваша. Записывать в реестр дел, если ответ потребует времени и сил. Если письмо ненужное, удаляйте его без сожалений.

Для улучшения памяти нужно мысленно повторять всю вновь поступившую информацию сразу, потом еще раз — на следующий день, потом — через неделю, через месяц и через полгода. Мысли, которые повторяются, лучше укладываются в голове и остаются надолго.

В конце дня можно отвести время для «интеллект-карты» — нарисовать или схематически изобразить главные события, важнейшую полученную информацию, использованные инструменты прошедшего дня. В конце месяца так легче обновить в памяти, чему вы научились за этот период.

В сравнении с остальными методами управления временем «метод помидора» практичен и конкретен, но при этом достаточно гибок. Его можно адаптировать под любого человека и любые условия, он учит концентрироваться на работе и повышать эффективность.

Отвергать его стоит лишь после того, как опробуешь. Даже самому творческому человеку необходимо, чтобы в его работе было рациональное зерно и привычки, которые помогают «включать» вдохновение.

Работа в команде

При работе в команде или в паре этот метод также можно использовать.

Он будет продуктивен на совещаниях: выписать на доске все задачи, пометить их приоритетность, завести таймер и обсуждать до сигнала. Потом сделать перерыв. Если все будет решено в середине «помидора», остаток времени можно посвятить сверхобучению.

Ритм в группе зависит от продолжительности перерывов: они должны быть общими. После перерыва общий таймер заводят, как только все готовы — для этого можно придумать специальный жест-отмашку. Продолжительность «помидоров» в паре или команде тоже можно регулировать. Если задачи временно разделяются, можно самим тоже разделиться и не участвовать в общем «помидоре». В команде следует договариваться о деталях — например, обсуждаются ли дела во время «помидора»?

Еще более подробную информацию о методе «помидора» можно найти на сайте создателя этого метода, Франческо Чирилло — www.pomodorotechnique.com.