Простые правила. Как преуспеть в сложном мире

Простые правила позволяют не раздумывать над решением мелких или крупных проблем, а действовать быстро и оперативно, одновременно координируя групповую работу. Простые правила дают указания по решению поставленной задачи, но не ограничивают свободу действий.

Во время американской войны за независимость смертность среди раненых составляла более 42%. Но повинно в этом было не только общее состояние медицинской науки. На крайне низкую выживаемость влияла процедура получения помощи: все раненые дожидались ее в одной общей очереди. А очередь была так длинна, что те, кто нуждался в срочной помощи, умирали прежде, чем успевали ее дождаться.

Ситуация изменилась к лучшему, когда в работу военно-полевых врачей внедрили практику триажа — сортировки. Установив четкий порядок действий по распределению ресурсов, медики сумели существенно повысить выживаемость раненых. Помогли проверенные практикой простые правила.

Что такое сложность?

Чем больше компонентов в любой системе, тем больше возникает сложностей. Наша жизнь — это беспорядочная реальность, и в этом состоит ее сложность. На макроуровне в экономике, политике, здравоохранении, климатологии сложности еще больше.

Решать сложные проблемы сложными путями малоэффективно. Сложные системы взаимодействуют друг с другом настолько разнообразно, что невозможно понять, чем все закончится и каков будет конечный результат. Простые правила в этом случае помогают определиться с направлением действий и облегчить решение задачи. Причем правила могут меняться в зависимости от новых условий и целей. Можно совершенствовать правила и отказываться от тех, которые не дают эффекта.

Сложность — не приговор, обжалованию подлежит

Со сложностью мы сталкиваемся ежедневно. Простые правила заставляют концентрироваться на основной цели, не отвлекаясь на мелочи, что быстро приводит к разумным решениям. Конкретный человек или социальная система от их применения только выигрывают. Взяв на вооружение простые правила, легче справиться с любыми сложностями нашего мира.

Почему они работают?

Простые правила имеют четыре основных признака.

1. В них используется малое количество ориентиров по конкретной проблеме — с ними проще увидеть и понять главное.
2. Правила всегда соответствуют конкретной ситуации, они не универсальны.
3. Они применяются для определенного действия или решения.
4. Указывая точные ориентиры, не ограничивают свободу выбора, помогая не упускать возможности.

В случае, когда важна последовательность действий, правила более подробны и строги, они предотвращают серьезные ошибки. Например, к таким правилам относятся инструкции для пилотов.

Правила создают минимально необходимый порядок, но позволяют проявлять гибкость, приспосабливаясь к изменениям, и находить путь к оптимальным решениям.

В чрезвычайных случаях, когда время дорого и информации недостаточно, они спасают ситуацию, помогая скоординировать действия команды в моменты, когда сложно учесть все факторы и определить степень их важности. Эффективность применения правил обусловлена их опорой на главные критические составляющие и игнорированием незначительных проблем.

Мы зависим от окружения, часто наши достижения и неудачи определяются поступками других людей. Простые правила координируют нашу деятельность, организуют коллективное поведение ради достижения целей.

Социум, соблюдая установленные правила, может благотворно развиваться, принимая меры к нарушителям. При этом сообщество сможет добиться большего по сравнению с отдельным индивидом.

Простые правила улучшают решения

Существует три типа правил, которые помогают выбрать оптимальный вариант действий.

1. Правило разграничения позволяет выбрать между двумя альтернативными возможностями. В критических ситуациях, например, это правило помогает медикам установить точный диагноз и принять решение быстро, без длительного анализа и в условиях отсутствия информации.
2. Правило приоритета определяет степень важности ресурсов и очередность их использования. Это правило помогает распределить проблемы, требующие решений, по степени важности. Когда есть масса возможностей для преодоления препятствий, но мало ресурсов, принцип приоритета подсказывает использовать средства там, где эффект будет наибольшим.
3. Правило отмены действий позволяет изменить решение на другое, более эффективное. Если вы не добились результата один раз, нет смысла повторять те же действия. Часто нас заставляет продолжать работу стремление сохранить лицо, а иногда — ловушка иллюзии, что вот еще чуть-чуть и вы получите результат. И вы пытаетесь удвоить усилия, вместо того чтобы отказаться от неверной идеи. Принять решение и прекратить работу трудно, но необходимо.

Простые правила улучшают образ действий

Чтобы ускорить процесс выполнения задачи и повысить эффективность предпринимаемых действий, определяют правила процессов, имеющие в приоритете гибкость над последовательностью.

• Правила образа действий дают общее понятие о том, как решать возникшую проблему. Они особенно эффективны в условиях большого дефицита времени и сильного напряжения в работе, поскольку описывают самые основы действия, без деталей и подробностей. Такие правила стимулируют изобретательность и творчество, сохраняя баланс между новаторством и последовательностью. Правила образа действий определяют форму действий и выстраивают порядок, если нет времени все спланировать.
• Правила координации действий дают алгоритм поведения индивида по отношению к другим участникам процесса и помогают добиться результатов команде, когда это не под силу одиночке. Они формируют коллективные согласованные действия, чтобы каждый участник знал, что нужно делать, чтобы решить поставленную задачу.
• Правила времени действий учитывают фактор времени, ритм и скорость выполнения всех этапов решения задачи и указывают, когда нужно начинать действовать. Они могут быть привязаны к началу каких-то событий или к нужному календарному сроку. Привязка правил к началу события не дает точного времени и ритма выполнения задач в отличие от привязки к календарному сроку. Правила времени влияют на работу с предсказуемой моделью и последовательностью действий.

Откуда берутся простые правила и что помогает их создать?

• Естественный отбор. Постоянно сталкиваясь с одними и теми же проблемами в течение всей эволюции развития общества, люди разработали правила для их решения или предотвращения последствий. Обстоятельства и условия жизни меняются и некоторые из правил уже не приносят результата. Их можно менять, опираясь на новый опыт и знания, на научные доказательства, кроме того, правила можно разработать путем переговоров с партнерами.
• Анализ личного опыта. Правила могут создаваться на основании индивидуального и профессионального опыта, как, например, правило о том, что нельзя нарушать законодательство или пропагандировать ненависть и насилие. Нравственные и персональные ценности определяют, какие поступки будут считаться значительными и правильными.
• Опора на чужой опыт. Если не хватает опыта и знаний, воспользуйтесь опытом других людей. Обычно, попадая в незнакомую ситуацию, мы пытаемся припомнить нечто подобное, что встречалось нам прежде. Найденная аналогия позволяет сэкономить время и силы и получить нужные правила действия, если ситуация совпадает по основным параметрам.
• Опора на научные доказательства. Иногда чужой опыт представлен научными достижениями — стоит использовать их для создания аналогии и определения нужных правил. Стоит иметь в виду, что результаты научных исследований часто содержат большое количество допущений и оговорок и при определенных обстоятельствах применяются по-разному. В этом случае следует сделать обзор результатов и определить наиболее последовательные выводы, на основе которых и разработать правила. Главное условие — достаточный объем исследований нужного направления.
• К согласию через переговоры. Если в какой-то ситуации различные организации имеют свои, противоречащие интересам партнеров, цели, то одинаковых правил не существует, они определяются переговорами. Совместно разработанные условия помогают решать спорные вопросы. В большинстве случаев невозможно предвидеть все будущие проблемы и проще договориться об общих правилах, которые подойдут всем участникам процесса. Это позволит расширить диапазон выбора для принятия решений.

Стратегия в виде простых действий

С помощью простых правил можно перевести решение масштабных задач в конкретную стратегию ежедневной работы сотрудников. Обычно разработку стратегии делят на два направления: сначала пишут план, а потом придумывают мероприятия, при которых стратегия заработает.

Это приводит к разрыву между поставленной задачей и реальной деятельностью сотрудников. Применение стратегии простых правил и введение ключевых ориентиров помогают принимать решения в условиях недостатка времени и информации.

Например, фирме необходимо увеличить прибыль. Прибыль можно представить как две параллельные стрелки, где верхняя стрелка — это доходы, а нижняя — затраты и вложения. Чтобы увеличить расстояние между стрелками, то есть увеличить разницу между доходами и затратами, нужно определить «узкое место» в решении задачи и разработать правила, увеличивающие прибыль.

«Узкое место» — это совокупность проблем в решениях и действиях, которые мешают компании «подвинуть стрелки». Когда в конкретной ситуации возможностей больше, чем ресурсов, — это и есть проблемный участок.

Иногда какие-то стратегические решения требуют совместной работы отдельных частей бизнеса, но из-за своей специфики подразделения не могут договориться. В таких случаях простые правила создадут общую основу и укажут верное направление.

Многие руководители, особенно те, что создали свои компании с нуля, считают, что способны сами разработать простые правила, не считаясь с подчиненными. Это серьезная ошибка, потому что управленцы могут не принимать аргументы, не соответствующие их вкусам и убеждениям.

Гораздо продуктивнее привлечь команду из нескольких человек и выслушать их предложения, применив наиболее полезные в деле. Активно участвуя в обсуждении, эти специалисты лучше других способны превратить свой опыт в практичные правила, которым они сами будут следовать на практике. Необходимо оценить, насколько хорошо работают правила, и при необходимости их скорректировать.

Переходим на личности

Мы рассматривали применение простых правил для бизнеса. Но они полезны и для отдельного человека при решении жизненных проблем. Ведь мы пользуемся правилами общения с коллегами и соседями, составляем правила по приготовлению уроков для наших детей, соблюдаем правила безопасности и правила дорожного движения.

Понимая, что именно мы хотим изменить в своей жизни в лучшую сторону, мы можем использовать пример со стрелками для разработки правил в своей личной жизни.

Например, пусть верхняя стрелка будет тем, что поднимает наше настроение и делает нас счастливыми и успешными. Нижняя стрелка — это все, что мешает нам наслаждаться жизнью, финансовые или личные проблемы, состояние здоровья. Выберите три-пять факторов, которые вы хотите улучшить, и сформулируйте конкретные цели

Затем отыщем правильное «узкое место». Задайте себе вопрос: что мешает вам достичь цели? Внимательно оцените и уточните все факты, которые могут иметь решающее значение. Где правила окажут наилучшее воздействие? Определите простые правила для выполнения ваших желаний и проверьте, как они работают. Лучше всего применить правила к такому аспекту, улучшение которого даст максимальный результат.

Установите конкретные ограничения по времени для выполнения простых правил — это позволит вам как следует сосредоточиться на решении своей проблемы. Далее мы покажем примеры того, как разрабатывать простые правила для конкретных ситуаций.

Простые правила онлайн-знакомств

Знакомства через интернет практикуются сейчас достаточно широко. Но это может отнимать много времени, не давая результата. Попробуйте найти «узкое место» в вашей стратегии: оцените, что работает, а что нет.

Соберите информацию о выбранном кандидате, определите, есть ли у вас что-то общее. Посмотрите, сколько свиданий вы посетили и какие из них вам понравились.

Чтобы сократить затрачиваемое время, обратитесь к источникам: определите, какая переписка из уже выполненных была наиболее эффективна. Составьте простые правила, как найти наиболее подходящего кандидата и в каких случаях не стоит продолжать общение.

Простые правила укрощения депрессии

Приступы тоски возникают неожиданно и могут продолжаться значительное время. Простые правила помогут бороться с депрессией, а в некоторых случаях позволят обойтись без медикаментозного лечения.

Знакомство в источниках с научными исследованиями подскажет, где находится ваше «узкое место» и как подобрать подходящую психологическую терапию. Исследуйте себя. Получите информацию о том, что вызывает у вас хорошее настроение, установите режим питания, получите рекомендации специалистов. На основе всего этого можно составить правила, опробовать их, скорректировать и оптимизировать так, чтобы они работали.

Правила, которые позволяют завоевывать друзей и оказывать влияние на людей

Бывают в жизни ситуации, когда необходимо создать новый круг общения: например, при переезде в другой город или при переходе на новую работу. Важно проанализировать, что мешает вашему сближению с коллегами.

Возможно, вас останавливает малый опыт работы на новом месте или ваша недостаточная компетенция. Или то, что вы не успели поучаствовать в корпоративных мероприятиях, в совместных поездках и у вас нет общих тем для общения. Для решения подобной проблемы достаточно нескольких простых правил: проявляйте искренний интерес и будьте дружелюбны с коллегами, будьте вежливы, поддерживайте зрительный контакт во время беседы. Создавайте простые правила, которые лучше всего сработают именно для вас, здесь и сейчас.

Правила совершенствования правил

Жизненный опыт не всегда защищает от неудач, целесообразнее следовать за имеющимися правилами, чтобы не совершать собственных ошибок. Обучение на основе прошлого опыта, анализ и изучение ситуаций в смежных областях значительно повышают эффективность простых правил.

Понятно, что в правилах, которые не приносят результата, смысла нет. От них следует отказаться или исправить их. Но стоит ли модернизировать правила, если они работают и так? Да, улучшать правила можно и нужно. Замечено, что те правила, которые воспринимаются как наиболее удачные, срабатывают успешнее.

Простые правила всегда меняются и совершенствуются в процессе использования.

Обычно, когда с проблемой сталкиваются впервые, при ее решении правила либо вообще не используются, либо они не совсем пригодны для данного случая.

С течением времени правила становятся более точными: они нацеливаются на конкретный результат. Затем расширяется область их применения, при этом количество правил может увеличиться.

После этого начинается цикл упрощения правил, они обновляются в соответствии с изменением ситуации, становятся достаточно гибкими без увеличения их количества.

Практически в такой же последовательности совершенствуют личные правила и отдельные индивиды. Новички используют простые правила, касающиеся внешней стороны проблемы, специалисты применяют более точные, стратегические и обобщенные правила, нацеленные на результат.

Для совершенствования правил требуется опыт работы в той области, где решается проблема, умение анализировать и обобщать информацию, расставлять приоритеты и координировать действия.

Весьма полезно периодически анализировать выполненную работу, причину успехов и неудач и делать нужные выводы. Так происходит обучение персонала, что имеет большое значение для эффективности общей работы.

Смежный опыт как ускоритель обучения

Повышать эффективность обучения можно с помощью трех стратегий.

• Специализированная практика. Если постоянно практиковаться в выбранном занятии, со временем придет мастерство.
• Использование постороннего опыта. Небольшие паузы в интенсивной работе и переключение на другое, похожее, занятие позволяют хорошо усвоить новые знания, а потом продолжить обучение.
• Изучение опыта в родственной области, практика в смежной с основной специальностью сфере. Переключаясь для отдыха не на полностью постороннее занятие, а на что-то, что связано с вашей целью, вы приобретаете полезный опыт, который поможет вам быстрее продвинуться к успеху и обрести мастерство.

Многозадачность как способ обучения

Чтобы лучше освоить любое занятие или дело, следует ознакомиться с ним с разных сторон и воспользоваться разными приемами. Такая многозадачность позволит открыть в себе творческое начало и лучше усваивать знания.

Обучаясь в условиях многозадачности, можно достаточно быстро улучшить необходимые в работе простые правила или создать совершенно новые.

Реновация правил: ломаем старые, строим улучшенные новые

Человек в неблагополучных ситуациях обычно принимает решения, основываясь на общепринятом опыте. Такой подход к проблеме часто малоэффективен. Чтобы с большей пользой реагировать на серьезные изменения, следует изучить новую реальность: она, вероятно, потребует нового подхода.

Если изменения происходят слишком быстро, простые правила, которыми вы пользовались, могут просто устареть. Резкие перемены могут застать вас врасплох, разрушить привычный образ жизни и порядок вещей. Чтобы устранить негативные последствия, нужно понять и оценить произошедшее, понять суть новой ситуации, перестроить свое видение. Старые представления являются тормозом на пути решения новых проблем.

Многие не решаются полностью пересмотреть свои правила даже тогда, когда этого требует жизнь или возникшая чрезвычайная ситуация. Такое упорство и нерешительность могут привести к катастрофическим последствиям.

В случае резких перемен нужно видеть не сиюминутные последствия, а более отдаленные и без сомнений расставаться со старыми правилами, если они мешают.

Готовность в корне изменить свое мышление, сосредоточенность на особенностях проблемы, критическое отношение к прежним решениям позволят создать новые простые правила.

В некоторых случаях решение проблем требует внедрения упреждающих изменений, другими словами, нужно проявить гибкость и изменить отношение к «узким местам»: поменять их и переписать традиционные простые правила на более эффективные.

Заключение

Простые правила весьма эффективно применяются в самых сложных ситуациях. И все же в современном мире до сих пор используется слишком много сложных правил: правовые акты с большим количеством подробностей, множество инструкций в разных областях деятельности, разнообразные регламенты — все они усложняют подходы к решению проблем.

Почему же простые правила используются не так широко, хотя они более эффективны, чем сложные инструкции?

Причина первая: разработка правил заставляет точно определять приоритеты, отбрасывая все незначительное, чтобы находить компромиссы для решения сложных вопросов. Придется анализировать, определяя главные «узкие места», мешающие достичь результата. Это требует сил и времени.

Вторая причина — сопротивление тех, кого устраивает сложность. Преференции от сложности получают слишком многие, в том числе политические группы влияния и коммерческие лоббисты.

Третья причина — существующая точка зрения, что сложные проблемы требуют сложных решений. Конечно, в отдельных случаях без сложности не обойтись: вряд ли могут быть несложными инструкции пилотов или регламенты хирургов. С другой стороны, усложненные должностные инструкции руководства выражают недоверие к работникам.

Во многих случаях правила ассоциируются с рамками и ограничениями, которые не позволяют людям делать то, что им хочется. Но эти же правила предоставляют и свободу действий.

Они не разрешают поддаваться искушениям, помогают осуществлять координацию, расширять бизнес, не нарушая его главной идеи. Они обеспечивают минимальный порядок, оставляя при этом возможность выбора. С их помощью человек проявляет креативность.