Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Новые методы для новой реальности

Жизнь приобрела бешеный ритм. Люди завалены делами и просто не успевают сделать большую их часть. Мы почти все время находимся в состоянии стресса и не можем полноценно отдохнуть. Да и границы самой работы размываются: многие из нас трудятся весь день, да еще всегда должны оставаться на связи. Это касается в первую очередь тех, кто работает с информацией.

Прежде нам были подмогой специальные методы тайм-менеджмента. Но в нынешних условиях даже они не помогают. Все очень быстро несется и постоянно меняется. Мы существуем в море неструктурированной информации. И навести в ней порядок очень сложно. Нужен другой тип мышления, иной подход к работе.

Наши силы отбирает стресс. Из-за него мы не можем эффективно работать. Работа идет полным ходом, когда человека ничто не отвлекает. Тогда он погружается в особое продуктивное состояние сознания, которое называют «потоком». В потоке человек полностью сосредоточен на выполняемой задаче, мыслит быстро и четко, не отвлекаясь. Преодолеть стресс и войти в состояние потока поможет система Getting Things Done (GTD).

Стресс возникает из-за того, что люди не умеют управлять собственными обязательствами. Всякое обязательство, которое мы не выполнили, висит в нашем подсознании и отвлекает внимание на себя. И это мешает нам заниматься текущими делами. Поэтому обязательствами надо управлять. Для этого нужно сделать три шага:

зафиксируйте все незавершенные задачи там, где вам удобно;
поймите, что нужно сделать, чтобы их выполнить;
сделайте систему напоминаний о действиях, которые нужно выполнить.

Вы перестанете держать незавершенные вопросы у себя в уме и сосредоточитесь на актуальном. А система напоминаний поможет оценить, какой именно вопрос актуален в конкретный момент.

Мы не в силах управлять временем, информацией или приоритетами. Но мы вполне способны управлять своими действиями. А для этого нужно их определить. Проблема не в нехватке времени. Проблема в отсутствии четко обозначенных простых и выполнимых действий.

«Закончить проект» — это невыполнимое действие. На него у вас точно не хватит времени. А вот «написать письмо», «прочитать документ», «создать презентацию» — это четко определенные действия. Из них и состоит большое и малопонятное дело — «закончить проект». Первый шаг к управлению действиями — правильно сформулировать цепь этих действий. Существует пять шагов управления рабочим процессом.

Первый шаг — сбор

Незавершенные дела ждут вас повсюду. Они находятся в вашей почте, в документах, в предметах вокруг. Необходимо уделить некоторое время сбору всех этих дел в одном или нескольких местах. Это могут быть физические носители: папка с документами, стикеры, блокноты. А могут быть и электронные приложения: почта, напоминания, ежедневники. Важно придерживаться четырех принципов:

все дела нужно перенести из головы на внешние носители;
вы должны иметь постоянный доступ к этим носителям;
количество носителей должно быть минимальным;
необходимо регулярно проверять и очищать носители от неактуальной информации.

Сбор может быть физическим и информационным. В первом случае вы собираете вещи, которые связаны с незавершенными делами. Бумаги, документы, нуждающиеся в ремонте вещи. Постарайтесь все поместить в один лоток, чтобы не запутаться. Если вещь большая, напишите про нее на листочке и положите в лоток этот листочек.

Информационный сбор подразумевает очистку вашей рабочей памяти. Без такой очистки мы во время работы будем постоянно отвлекаться на посторонние мысли и идеи, которые то и дело приходят в голову. Обычно они связаны с незавершенными делами. Чтобы полностью сосредоточиться на работе, нужно эти мысли из головы убрать.

Для этого достаточно их просто записать. Пишите каждую отдельную мысль, идею или проект на отдельном листке. Так с ними будет проще работать. Посвятите этому полчаса или час времени. Записывайте любую мелкую мысль, связанную и с работой, и с личной жизнью. Чем их будет больше — тем лучше очистится ваше сознание. В идеале вы должны выписать все, что вас беспокоит на данный момент.

Добавьте к этому электронные сообщения, которые важны: в мессенджерах, соцсетях, почте. Когда вы выполните все эти три пункта, сбор можно считать законченным. Пора переходить к следующему шагу.

Второй шаг — обработка

Всю собранную информацию необходимо распределить. Каждый документ, каждое письмо и напоминание. Обработка информации помогает ее структурировать и определить приоритеты.

По отношению к каждому элементу информации необходимо задать вопрос: требует ли он каких-то действий? Например, в письме от начальника сказано сделать то-то и то-то. Значит, оно требует действий. А вот напоминание о завтрашней встрече в данное время не требует действий. Таким же образом нужно проверить каждый документ.

Если дело требует действия, стоит уточнить — какого именно? Действие должно занимать немного времени. Если его можно сделать за пару минут — сделайте прямо сейчас. Это одна задача.

Если дело требует больше пары минут, тогда, может быть, его можно разделить на цепочку коротких действий. Такое действие называется проектом. Если этого нельзя сделать, действие нужно поставить в очередь. Так вы создадите план актуальных действий.

Если же действие не нужно, определите, что за документ перед вами. Это может быть устаревший или вообще ненужный файл. Отправьте его в корзину.

Или это может оказаться информацией, которую нужно рассмотреть позже. Сделайте напоминание о ней на нужное время. Либо перед вами просто справочная информация, которая поможет вам в последующих делах. Сделайте для нее отдельную доступную папку.

Обрабатывайте все документы по порядку, начиная с самого верхнего в стопке. Они все нуждаются в обработке. Среди них нет более или менее важных. Если вы взяли документ в обработку, не откладывайте его в сторону ради другого документа — так вы быстро запутаетесь. И не возвращайте ничего обратно в лоток для сбора. После обработки он должен остаться пустым.

Третий шаг — организация

Обработка сделает из хаотичной информации семь упорядоченных групп.

Три группы, не требующие действий:

Мусор. Его следует просто выбросить.
Не привязанные к конкретному времени дела, которые вы бы хотели выполнить позже. Запишите их в отдельный список — лист ожидания. Сгруппируйте по тому контексту, в котором их можно будет выполнить. Контекст — это конкретное место, инструменты или люди, которые необходимы для этих дел.
Справочная информация. Ее следует хранить в специальных местах. Это могут быть папки, полки, шкафы. А также папки на компьютере или облачные диски. Главное, чтобы к ним у вас всегда был доступ.

Группа для проектов: туда попадают задачи, которые являются шагами для выполнения какого-то проекта. Их нужно внести в план проекта.
Три группы для отложенных действий.

Задачи, которые можно делегировать другим. Сразу же пересылайте их нужным людям.
Задачи, которые нужно выполнить в определенное время. Для них подходит календарь.
Задачи, которые можно выполнить в ближайшее время. Сделайте из них список на день. И потом в течение дня ориентируйтесь на него.

Отдельно находятся действия, которые можно выполнить прямо сейчас. Если они занимают меньше двух минут, добавлять их в план и делать напоминания будет дольше, чем просто сделать.

Между этими группами должны быть четкие границы. Любой материал из папки сбора должен пойти в конкретную группу. Ведь с каждой группой вы будете работать по-разному.

Шаг четвертый — обзор

Теперь, когда ваша информация распределена, вам будет легче к ней обращаться. Для того чтобы ничего не забыть, необходимо совершать обзоры. Один следует делать в начале рабочего дня. Проверьте календарь на день и лист ожидания. Составьте список дневных задач. После выполнения каждой задачи снова обращайтесь к списку.

Регулярно очищайте списки от устаревшей информации. В ваших листах и календаре должно быть только актуальное. Это поможет разгрузить мозг. Ведь во время выполнения задачи внимание не должно отвлекаться для проверки информации на актуальность.

Раз в неделю совершайте полный обзор всего, что у вас есть. Так вы будете регулярно контролировать свою работу. Просмотрите календарь на ближайшие дни, оцените, в каком состоянии ваши проекты. Вы подсознательно начнете намечать какой-то план действий для дальнейшей работы. Приведите в порядок информацию, которая накопилась за неделю. Сделайте действия «сбор» и «обработка». Обновите списки дел.

Для еженедельного обзора стоит выделить отдельное время. Лучше всего подходит середина последнего рабочего дня. В это время вы еще помните события прошедшей недели и разрабатываете план действий на следующую. А если в ходе обзора вы обнаружили незаконченные срочные дела, у вас есть время их доделать.

Шаг пятый — выполнение

Во время реализации своих планов важно уметь принимать правильные решения: что делать в первую очередь, а что попозже. Есть три модели, по которым можно эти решения принимать.

На основе четырех критериев. Эти критерии: контекст, время, энергия и приоритет. От них зависит выполнение каждой задачи. Определите:

Где вы находитесь и какими инструментами обладаете;
Каким запасом времени вы располагаете;
Сколько у вас энергии, интеллектуальной или физической;
Какое из самых важных дел вы можете выполнить, учитывая предыдущие три критерия.

На основе анализа повседневной работы. Когда вы работаете, вы либо:

Решаете запланированные задачи на основе записей в дневнике или списке дневных дел;
Выполняете задачи, которые возникли внезапно и требуют немедленного решения;
Создаете план будущей работы: сбор и обработку либо обзор информации.

Соедините эту схему с предыдущей моделью, чтобы точнее определить приоритетные задачи.

Шестиуровневая модель обзора. Есть шесть уровней организации вашей деятельности. Они зависят от целей, которые вы преследуете. Вот эти уровни — от самого низкого к самому высокому:

Текущие задачи — все, что вам необходимо выполнить, от деловых звонков до покупки продуктов домой;
Текущие проекты — те краткосрочные цели, на которые направлены текущие задачи: выполнить проект, сделать ремонт, приготовить ужин;
Сфера деятельности — это области жизни и работы, которые вам наиболее интересны: делая ремонт, вы ориентируетесь на комфорт и безопасность жизни, а записываясь к врачу, обращаете внимание на сферу здоровья;
Цель — чего вы стремитесь достичь в ближайшие годы как в работе, так и в жизни (выполняя проект в сфере создания сайтов, вы стремитесь повысить свои навыки и стать профессионалом высшего класса);
Видение — более широкий контекст, в котором оказывается ваша деятельность: это и ваши запросы, и рабочие стратегии, и мировые тенденции;
Миссия — это наиболее общий взгляд: для чего вы занимаетесь этой деятельностью, что хотите принести людям и что важно лично для вас.

Просмотрев каждую текущую задачу на всех шести уровнях, вы сможете определиться с ее приоритетностью.

Выделите время, место и инструменты

Для начала использования системы GTD создайте все необходимые условия. Найдите достаточно времени на то, чтобы собрать и обработать всю важную информацию. В начале на это может уйти целый день. Позже, когда система будет налажена, вам будет хватать нескольких часов. Но начинать лучше в выходные или такие дни, когда вас ничто не будет отвлекать.

Найдите место, где вам будет удобнее всего собирать и обрабатывать информацию. Для этого подходит ваше обычное рабочее место. Если у вас такого места нет, его нужно создать. Это будет ваш штаб управления. Наличие конкретного места помогает вести дела эффективно.

Рабочее место должно быть не только в офисе, но и дома, и даже в пути. Создайте дома место, которое по функциональности будет напоминать ваше место в офисе. Берите с собой в дорогу все необходимые документы. Это позволит вам не терять время впустую, а работать даже в дороге.

Кроме того, вам понадобятся определенные инструменты. Это не только компьютер или смартфон. Многие задачи легче решать при помощи привычных папок для бумаг, стикеров, блокнотов, ручек и карандашей. Можно еще добавить бумажный календарь, скотч и степлер.

Творческий подход к работе: шесть этапов планирования проекта

Мы постоянно планируем свои повседневные дела, но даже не замечаем этого. Потому что весь процесс проходит в нашем подсознании. Наш мозг — лучший планировщик. Если мы попробуем осознать, как именно он работает, сможем выделить шесть этапов.

Цель. Начинать планирование стоит с постановки вопроса: а зачем нужно то или иное действие? Чего вы хотите добиться, к чему стремитесь? Ответ на этот вопрос помогает принимать нужные решения и расставлять приоритеты. Например, вы хотите сходить в кино. Зачем? Чтобы отдохнуть, посмотреть новинку, хорошо провести время с друзьями. Это и будет вашей целью.
Принципы. Они помогают очертить границы допустимого при планировании. Добиваться цели можно разными путями, но какие из них соответствуют вашим принципам и ценностям? В какой кинотеатр вы пойдете, а в какой — нет? Возможно, это зависит от его расположения или цены билета. А может, вы обратите внимание на его репутацию или фильмы, которые в нем показывают. Все это относится к принципам.
Визуализация. Представьте себе конкретный результат своих действий. Визуализация поможет понять, какие именно шаги стоит предпринимать. В каком кинозале вы бы хотели находиться? Что должно быть вокруг вас?
Мозговой штурм. На этом этапе вы стараетесь понять, как именно нужно действовать. Это наиболее творческий процесс планирования. Путей может быть много. Фиксируйте все, что приходит в голову. Когда у вас окажется много разнообразных идей, проанализируйте их все. Среди них обязательно найдется оптимальная. Или на их основе сформируется новая, которая подойдет лучше всего. Когда вы идете в кино, фиксировать идеи необязательно. Мозг вполне справляется с этой задачей сам. Но более сложные проекты требуют учета всех возможных идей.
Организация. Полученные путем штурма идеи помогут наметить путь реализации плана. Фиксируя этот путь, вы занимаетесь организацией. Вы решаете, какие действия, с кем и в какой последовательности нужно совершить. Например, поехать в кино на такси, но сначала заехать за подругой.
Следующие действия. Составив план, вы начинаете его исполнять. Что нужно сделать в первую очередь, если вы собираетесь в кино? Возможно, забронировать билеты. Или, если билеты у вас уже есть, выбрать одежду, в которой пойдете.

Определение следующего действия — самый важный пункт плана. Многие люди умеют определять проблемы или планировать дела, но не формулируют следующие действия. Это снижает эффективность планирования и приводит к хаосу. Поэтому любой план должен заканчиваться определением следующего действия. Этот же шаг является важнейшим при обработке собранной информации. Он проясняет общую картину и открывает новые возможности для дальнейших действий.

Большинство проектов не нуждается в фиксации плана — он возникает у нас в голове автоматически и не требует особых мыслительных усилий. Собираясь в кинотеатр, вы не расписываете все вышеперечисленные шаги — вы просто их делаете. Но по-настоящему крупные проекты требуют четкого плана. Он позволит держать их выполнение под контролем.

Хорошие мысли и идеи по проектам могут возникнуть в любой момент. Поэтому всегда важно иметь наготове инструменты для их записи. Это может быть смартфон. Но удобная ручка и хороший блокнот порой сильнее раскрепощают творческое мышление. Кроме того, запись от руки стимулирует мозговую деятельность. Впрочем, это все индивидуально. И если вас больше вдохновляет цифровая запись, то пользуйтесь ею. Главное, чтобы работа была эффективной.

Полезная привычка собирать информацию

Методы GTD способны изменить вашу жизнь. Важно лишь сделать их привычкой. Это получается не у всех. Что обычно мешает людям? Сбор информации может вызвать у них двоякие чувства. С одной стороны, они испытывают облегчение, когда понимают, что способны контролировать все свои дела.

А с другой — их преследуют чувства вины и тревоги. Они возникают оттого, что люди обнаруживают вдруг огромное количество невыполненных дел. И проблема тут не в объеме работы. Негативные чувства вызывает нарушение договоренностей с самим собой. Каждое дело — это и есть та самая договоренность. Обнаружив целую кучу невыполненных договоренностей, человек расстраивается.

Списки дел помогают избавиться от этих негативных чувств. Пока невыполненные дела в вашей голове, сознание будет постоянно переживать о том, что они не выполнены. И чем больше таких дел — тем больше психологических ресурсов вы будете тратить. Записав дела, вы не только освободите сознание. Вы сможете понять, как много у вас дел и как именно с ними поступать.

Людям свойственно переоценивать собственные силы. Возможно, вы взяли на себя больше, чем способны выполнить. Обрабатывая собранную информацию, подумайте, от каких договоренностей вы могли бы отказаться. Пересмотрите свое отношение к этим делам или к собственным запросам.

Многие задачи можно выполнить сразу же, если они не займут больше двух минут. Какие-то вы можете перенести на более удобное время. Когда вы это делаете, вы отказываетесь от старых договоренностей и создаете новые. И ваше сознание начинает воспринимать эти дела не как невыполненные, а как отложенные на конкретное время.

Методы GTD позволяют освободить сознание от информации, которая вам не нужна в данный конкретный момент времени. Списки и календарь становятся внешним хранилищем, а мозг освобождается. Он не тратит свои ресурсы на запоминание или переживания насчет незавершенных дел. И полностью сосредотачивается на работе. Такое состояние называется потоком: ваш мыслительный процесс не встречает никаких препятствий, и вы получаете максимальную отдачу. Это и становится главной причиной повышения эффективности вашей работы.