Удалёнка. Экспресс-курс по работе из дома

Как оставаться собранным и эффективным

Пандемия COVID-19 изменила привычный и устоявшийся ход вещей. Вдруг выяснилось, что не обязательно торчать в офисе, чтобы успевать все, а встречи в Zoom и Skype не менее действенны. И теперь не нужно переезжать в Москву, чтобы получить работу в столице. Можно трудиться на той же должности, находясь в регионе. Однако не все так радужно.

Работать из дома сложно. Во-первых, нас постоянно отвлекают бытовые дела, домочадцы и питомцы. Во-вторых, зачастую мы не можем найти себе комфортное рабочее место, выбирая между спальней и кухней в зависимости от того, где тише.

Поэтому в первую очередь для эффективной работы дома нужно организовать себе постоянное рабочее место: стол с хорошим освещением и удобным креслом. Постарайтесь объяснить членам семьи, что ваше пребывание дома не означает, что вы не работаете. Выделите определенные часы, когда вас беспокоить нельзя ни в коем случае, так же, как если вы были бы на работе в офисе.

С другой стороны, у вас стало на час-полтора больше времени, ведь вы больше не тратите его на дорогу. Что вы сделаете в эти часы, как воспользуетесь ими?

Приготовьте себе «рабочий гардероб». Можно, конечно, надеть и костюм по всем правилам офисного дресс-кода, но это решение для экстремалов. Достаточно подобрать приличный домашний комплект, в котором, если что, не стыдно выйти на улицу. «Рабочая» одежда помогает настроиться на соответствующий лад.

Итак, вот что вам понадобится:

ноутбук;
смартфон;
наушники с микрофоном;
блокнот для записей;
доступ к электричеству или блок питания;
бесперебойный доступ в интернет;
опционально: планшет и принтер.

Если вы живете в небольшом городе или в провинции, у вас есть несколько вариантов найти удаленную работу в столице: официальное удаленное трудоустройство, фриланс или самозанятость, организация собственного бизнеса по типу ИП и самостоятельный поиск клиентов. Если раньше на биржах труда удаленная работа была редкостью, то сейчас там достаточно предложений, чтобы подобрать отличный вариант.

Укрощение мессенджеров

Вся коммуникация на удаленной работе осуществляется через мессенджеры. До недавнего времени WhatsApp или Telegram были исключительно средствами связи с друзьями и родными. Теперь все изменилось, и контакт вашего начальника оказался среди близких и друзей. Это ведет к необходимости освоения навыков грамотного и уместного общения в мессенджерах.

Постарайтесь выбирать для общения с разными людьми наиболее удобные для них мессенджеры. Обычно люди сообщают об этом сами, но не стесняйтесь и спрашивать, где вашему собеседнику будет предпочтительнее обмениваться информацией.

Вот простые правила ведения рабочей переписки в мессенджерах:

отдавайте предпочтение групповым чатам;
не отключайте оповещения;
для постановки задач лучше использовать отдельный сервис типа Trello, потому что в общем чате они рискуют затеряться;
отвечая на сообщения, используйте функцию ответа, чтобы собеседник видел, что вы отвечаете именно на его реплику;
избегайте голосовых сообщений, так как среди них невозможно найти нужную информацию;
в описании профиля пишите полное имя, фамилию, должность и город.

Мессенджеры чрезвычайно удобны, но обладают одним очень большим минусом: если вовремя не записать поставленную задачу, то уже через несколько секунд про нее можно забыть. Для таких целей, конечно, удобнее использовать электронную почту.

Еще одна сложность, которая может возникнуть в онлайн общении — трудности понимания и распознавания эмоций собеседника. Старайтесь быть вежливыми и позитивными друг с другом. Если возникло затруднение, возьмите паузу и подумайте, как лучше ответить. Если по какой-то причине вы оказываетесь вне доступа, заранее оповестите коллег, что не сможете отвечать на сообщения некоторое время.

Заведите чат для протоколов дня и назначьте ответственного.

Управление командой онлайн

Руководитель в любом коллективе исполняет роль скорее дирижера, нежели постоянно подстегивающего кнутом рабовладельца, без которого вся работа встанет. Хороший руководитель объединяет команду профессионалов, поэтому страхи многих руководителей насчет того, как они смогут контролировать сотрудников, не имеют никакого отношения к самим сотрудникам. Нужно задать вопрос себе: я руководитель или надсмотрщик? Как организованы у меня бизнес-процессы?

Планерка, оперативка, рабочая встреча — главный инструмент для поддержания команды в ее единстве. Как и в офисе, здесь нужно уметь соблюдать регламент, иначе онлайн-встреча может затянуться на несколько часов. Идеальная продолжительность планерки — 15 минут. Раз в неделю она может длиться один час. При грамотном регламенте этого будет достаточно.

Перед совещанием подготовьте все вопросы. Создайте мероприятие и разошлите ссылку участникам. На планерке дайте возможность высказаться всем желающим. Запишите принятые решения и в соответствии с ними поставьте задачи. Лучше всего для постановки задач использовать Trello, а для планирования встреч — календарь в почтовом сервисе, которым вы пользуетесь. Записи всех планерок сохраняйте и выкладывайте в общий доступ для сотрудников.

По такому же принципу работают мозговые штурмы и коллегиальные собрания.

Чтобы никто из сотрудников не расслаблялся на удаленной работе, следуйте этим правилам:

разработайте систему мотивации (она может быть денежной или какой-либо другой);
ставьте задачи с конкретными сроками;
проводите промежуточные контрольные встречи, чтобы отслеживать прогресс по проектам;
начинайте рабочий день с общего короткого созвона с ключевыми сотрудниками;
подавайте пример: будьте сосредоточенны, собранны, одеты адекватно ситуации;
время от времени проверяйте по внутренним системам количество звонков, совершенных менеджерами по продажам или время, проведенное сотрудниками за компьютером. Но не переусердствуйте!

Работа с аутсорсерами онлайн

Аутсорсер, или фрилансер, — человек, который не трудится у вас в штате, но выполняет отдельные задачи, получая за каждую из них денежное вознаграждение.

Пользоваться услугами фрилансеров и удобно, и выгодно. Зачастую они готовы выполнить поставленную задачу быстрее и дешевле, чем штатный сотрудник, у которого еще много другой рабочей нагрузки.

Однако будьте готовы к тому, что найти хорошего фрилансера непросто. Если у вас мало времени, но есть четко сформулированная задача, попробуйте найти аутсорсера на бирже, их в интернете великое множество. Создавая объявление-запрос, постарайтесь сделать его максимально коротким и информативным. Потенциальный соискатель должен четко понимать, чего от него хотят.

Как выбрать хорошего исполнителя? Во-первых, фрилансер, ответивший на ваше объявление, должен полностью соответствовать вашим требованиям. Если вы переводите деньги только на карту Сбербанка, а он просит перевода на карту другого банка — вы с этим человеком не работаете. Если вы хотите портфолио в формате pdf, а вам присылают ссылку на сайт — с таким человеком вам тоже не по пути. Единственное, что допускается, — торг в разумных рамках.

Откликнувшийся специалист должен быть вежливым, внимательным, выражать заинтересованность и подходить по всем требованиям, которые вы заявляете. Не тратьте время на переписку с потенциально неподходящим исполнителем.

А вот правила для самих фрилансеров:

отвечайте на заявку в момент ее появления;
внимательно изучайте задание, чтобы не задавать лишних дополнительных вопросов;
сразу же согласовывайте сроки;
интересуйтесь удобным для заказчика средством связи;
всегда оставайтесь в контакте с клиентом либо информируйте о часах, когда вы доступны;
будьте пунктуальны, вежливы — и к вам будут обращаться еще.

Удаленка в режиме «когда все дома»

Работа в период пандемии отличается от той удаленки, которая была раньше. Теперь все члены семьи одновременно оказались заперты в четырех стенах. Кто-то не уходит в офис, а кто-то — в институт, дети дома, а не в детском саду или школе. Это не только влияет на продуктивность работы, но и создает серьезные трудности, увеличивая нагрузку и физическую, и психологическую.

Теперь приоритетом каждого члена семьи стала безопасность. Речь идет в том числе о безопасности экономической: если кто-то до внезапного режима самоизоляции не успел создать финансовых запасов, его жизнь значительно осложнилась.

Что делать?

Работать и зарабатывать.
Создать условия, в которых будет комфортно работать и учиться всем остальным, не отвлекая друг друга.
Соблюдать правила безопасности.

В семье должны понять, что тот, кто зарабатывает, должен получить максимально удобные условия.

Сложнее всего придется с детьми. Для ребенка урок в Skype не кажется чем-то серьезным. Стоит осознать, что время самоизоляции — это период строгого режима сна, отдыха, питания, учебы, гигиенических процедур. Такой режим позволит детям войти в предсказуемый распорядок, а у вас появится дополнительное время на работу.

Постарайтесь не отвлекаться на ребенка слишком часто. Можно проверять, чем он занят, каждые 45 минут, пообщаться, а заодно и самим немного отдохнуть за чашкой чая. Если есть старшие дети, то назначьте их главными, передав им некоторые ваши полномочия. Дети обычно адекватно реагируют на четкие и ясные правила. Через некоторое время проблем не будет.

Если оба партнера в семье работают удаленно, то договоритесь о режиме и месте работы. Если площадь позволяет, то здесь проблем не будет. Но если у вас одна комната на двоих, согласуйте удобные для работы часы. В любом случае не молчите и не злитесь друг на друга. Общайтесь и обсуждайте.

Всем будет тяжело без прогулок и постоянной возможности выйти на улицу или посетить спортзал. Поэтому занимайтесь ежедневно зарядкой и выделите полчаса-час в день на какие-то домашние дела, которые требуют физических усилий.

Записывайте, чем занимались в течение дня и сколько времени у вас на это ушло. Старайтесь не лезть в быт партнера, не отвлекайте его или ее от работы. Пусть у каждого по возможности будет свой удобный распорядок.

Как поступать работодателям, чьи сотрудники оказались дома?

Сократить лишние расходы до минимума, а лучше вообще ликвидировать их.
Обеспечить комфортные условия ведущим сотрудникам, приносящим прибыль.
Недовольных, тех, кто не верит в угрозу, подстрекает к бунту остальных — уволить.
Предоставить оставшимся сотрудникам техническую возможность работать дома и помочь адаптироваться к новым условиям.

Эффективное обучение онлайн

Получение второго высшего образования, повышение квалификации или обучение на профессиональных курсах можно вполне удобно организовать дома. Все учебные заведения волей-неволей освоили технологии удаленной работы и образования, поэтому проблем не возникнет. К тому же теперь вы не тратите время и деньги на дорогу и пребывание на месте обучения.

В процессе обучения не стесняйтесь задавать вопросы, просить презентации или контакты преподавателя на случай, если столкнетесь с какими-то сложными вопросами.

Если вы сами являетесь работодателем, который отправил на обучение сотрудника, поставьте ему задачу рассказать о своей учебе другим и провести онлайн-презентацию. Пусть он составит краткий обзор, прочитает лекцию, продемонстрирует материал, с которым работал в процессе. Обязательно храните эти записи.

Проводить обучение и тренинги для сотрудников можно и самим, своими силами, и с привлечением сторонних экспертов. Как ни странно, в условиях удаленной работы это значительно выгоднее, так как теперь не потребуется искать и арендовать помещение, организовывать кейтеринг, оплачивать командировочные расходы для сотрудников из других городов. Самоизоляция — прекрасная возможность провести тренинги, которые раньше вы только планировали.

Успешное онлайн-мероприятие в условиях удаленной работы

Если вы проводите онлайн-мероприятие, запланированное для двух-трех человек, то вам вполне хватит функционала Skype. Убедитесь, что все умеют пользоваться программным обеспечением, микрофоном или гарнитурой. Особых сложностей у вас не возникнет.

Мероприятие, рассчитанное на 10-15 человек, потребует дополнительных организационных действий. Найдите модератора, который будет контролировать техническую сторону процесса. Назначьте ответственного за ведение протокола. Разработайте четкий план. Возможно, вам понадобятся более сложные технические приспособления — этим нужно озаботиться заранее.

Свет и звук также очень важны, не пренебрегайте условиями, в которых вы будете проводить тренинг или другое мероприятие. Если план предусматривает какие-либо варианты взаимодействия с участниками, то обязательно заранее узнайте, как это можно организовать, в какой форме, и проверьте, как выбранная вами методика работает на практике.

Удаленка изменила привычное восприятие работы. Новый режим труда где-то раскрыл слабые стороны бизнеса, зато позволил поднять организованность сотрудников на новый уровень. Теперь, возможно, кто-то задумается об идее вывести часть сотрудников на работу из дома навсегда, чтобы сменить роскошный просторный офис на помещение меньшей площади. Новый тип работы — это всегда новые возможности, которыми стоит воспользоваться!