Новые правила работы. Генератор продуктивного спокойствия

Подзарядка: 12 способов повысить эффективность и сделать работу менее ужасной

1. Утреннее уединение.

Преобладающее большинство офисных сотрудников сегодня трудятся в опенспейсах (общих залах). Где-то рабочие места разделены перегородками (прозрачными или «глухими»), где-то нет даже и такой роскоши.

Изначально великолепная идея создать огромное креативное пространство, где все друг с другом общаются, а сам руководитель сидит среди своих сотрудников, с треском провалилась. Из года в год исследования подтверждают одно и то же: открытые офисы осложняют рабочий процесс, ведут к стрессам, ухудшают качество общения между коллегами и, конечно, снижают эффективность работы. Офисный работник в таком помещении отвлекается примерно один раз в три минуты, а чтобы вернуться в нормальное рабочее состояние, ему требуется около восьми минут. О какой продуктивности может идти речь?

Ситуация осложняется еще и тем, что из-за низкой продуктивности ухудшается не только качество работы, но и удовлетворенность работой самого сотрудника, который не видит результатов своего труда.

Психологи в один голос советуют всем, кто работает в таких офисах, завести привычку «утреннего уединения». Договориться с руководителем и приходить на работу на час-полтора позже, а за это время делать самую важную и требующую концентрации работу. Разгрести имейлы можно и под общий гул офисного улья, а серьезно поработать в таких условиях способны далеко не все. В течение вашего утреннего часа отключите телефон, выйдите из почтового мессенджера. Если эффективной работы не получилось — попробуйте сменить время. Возможно, вечером вы более продуктивны.

2. Прогулка вместо переговорной.

Давно известно, что пешие прогулки стимулируют творческую деятельность. Поэтому, если вам нужно срочно сгенерировать несколько свежих идей, берите своего коллегу, с которым вы планировали засесть в переговорной, и отправляйтесь в ближайший парк на полчаса. Вы однозначно вернетесь с целым ворохом «открытий чудных». Попробуйте!

3. Да здравствуют наушники!

Все мы, пожалуй, так или иначе сталкивались с одним из самых больших офисных противостояний после решения вопроса о работе кондиционера: носить или не носить наушники? Их либо любят, либо ненавидят. Если в вашем коллективе нет единогласного мнения на этот счет — обсудите вопрос с коллегами. Отличным решением будет разделение рабочего дня на время, когда наушники носить можно, и время, когда нельзя. Для многих использование наушников — это возможность уединиться и подумать.

Еще одним хорошим способом будет общий сбор в определенное время. Тогда все могут друг с другом поговорить и обсудить важные вопросы, не заставляя коллег прерывать работу.

Апологеты наушников ратуют за возможность не отвлекаться, но у такого режима труда есть один серьезный минус. Монотонные занятия не позволяют генерировать творческие идеи. Если ваша работа напрямую связана с творчеством в том или ином его виде, то смена деятельности или окружающей обстановки просто необходима. А теперь самое интересное: новые идеи приходят не просто в процессе некой новой деятельности, а в те минуты, когда вы от одного дела переходите к другому. И тогда, когда вы заняты чем-то совершенно не связанным с поиском новых идей. Например, чистите зубы.

4. Победите лихорадочную спешку.

Мы все постоянно куда-то спешим. Представьте, что вы во время обеденного перерыва сядете с чашкой кофе на диван в офисе и будете просто сидеть, не проверяя почту, не отвечая на сообщения. Какое нахальство! Всегда нужно обязательно что-то делать, а кто не делает — тот лентяй!

А между тем именно стресс, вызванный постоянным давлением и спешкой — причина номер один едва ли не всех заболеваний. Как же быть?

Перестаньте ужасаться пропущенным строчкам в ежедневнике. Не думайте, что продуктивность — это работа нон-стоп. Уменьшите число отвлекающих факторов: например, по пути на работу или с работы не включайте аудиокнигу или музыку. Попробуйте медитацию. Кому-то эта практика очень помогает. Может, и вам подойдет?

5. Сократите рабочую неделю.

Пятьдесят часов в неделю — ровно столько и ни часом больше может нормально работать человек. Все, что больше этого, — бесполезная переработка: качество работы значительно снижается, принимаются неэффективные решения, настроение падает, здоровье страдает.

Конечно, нам изо всех сил пытаются доказать, что проверять рабочую почту в метро по дороге на работу, во время обеденного перерыва и даже в туалете — это нормально, иначе невозможно преуспеть в карьере. А вот ученые с этим не согласны. По их мнению, идеальная рабочая неделя — сорок часов.

Кстати, отличную практику ввело руководство Slack (одной из самых успешных компаний): никаких столов для пинг-понга в офисе! Хорошо поработал — иди отдыхать в другом месте. Это офис, в котором не принято засиживаться допоздна.

Помните: переработки снижают вашу эффективность, притупляют воображение и не дают ничего хорошего.

6. Долой внутреннего надсмотрщика!

Внутри каждого руководителя живет злобный тиран, который вне зависимости от успеха работы его команды рано или поздно вылезает наружу и начинает сокрушаться, что в офисе слишком тихо, где все и почему никто не трудится в поте лица и не прячет в испуге глаза от начальства? Или наоборот — почему все собрались и смеются?

Если сравнить обычный офис со школой, а компанию, ориентированную на результат, с университетом, то многое станет понятным. В компаниях «университетского» типа создают рабочую среду, способствующую в первую очередь достижению конкретных целей. В отличие от «школьных» компаний, где прежде всего боготворят дисциплину и ждут от сотрудников появления в дверях офиса в полной боевой готовности ровно в 9:00. «Университетская» система подходит не всем, но обсудить ее с подчиненными однозначно стоит.

7. Отключите уведомления.

Креативные решения не рождаются в стрессе. Точка. Если на вас давят дедлайны, а кругом слишком много стрессовых факторов, то ни о какой хорошей идее речи быть не может. А еще стресс не позволяет нам адекватно оценивать свои усилия и результаты.

Одним из самых серьезных стрессоров на работе являются письма и уведомления! Как только в правом нижнем углу монитора или в строке оповещения на мобильном возникает значок с письмом, мы напрягаемся. За день мы напрягаемся несметное число раз.

Что с этим делать? Отключать уведомления и проверять почту только тогда, когда вы к этому готовы.

8. Не пропускайте обед.

Перерыв в середине рабочего дня жизненно необходим. Вы не будете успевать больше и работать лучше, если пропустите обед, заменив его сухим бутербродом за рабочим столом.

Обязательно в начале дня, оценив фронт работ и возможные встречи и совещания, запланируйте перерыв на обед. Вставайте из-за своего рабочего стола и идите есть в другое место. Если есть возможность менять эти места два-три раза в неделю — великолепно. Вы можете сократить время приема пищи и посвятить половину вашего перерыва прогулке в парке.

Ни в коем случае не соглашайтесь на рабочие встречи за обедом. Обед — это время для себя или возможность пообщаться с приятными людьми.

9. Установите свою норму.

Постоянно проверять электронную почту — первостепенная необходимость в любом офисном коллективе. Не заглянуть вечером и даже ночью в ящик — дурной тон и пренебрежение своими трудовыми обязанностями. В итоге мы работаем практически круглые сутки, лишая себя отдыха.

Пообщайтесь с коллегами и обсудите этот вопрос. В любом коллективе можно изменить привычный уклад. Для этого потребуется некоторое время, но общими усилиями все можно сделать. Договоритесь с коллегами о том, что раз или два в неделю у каждого из вас будет возможность не открывать почту и не отвечать на звонки во внерабочее время. Подстрахуйте друг друга, дайте друг другу больше продуктивного времени отдыха. Ведь всем известно, что хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает.

10. Бойкотируйте имейлы по выходным.

Мы уже говорили, что рабочая почта повышает уровень стресса, не позволяет расслабиться и вообще всячески саботирует наш отдых во внерабочее время. Как с этим бороться? Очень просто. Не отправляйте письма по выходным. Последнее письмо должно улететь не позже 18:00 в пятницу.

Если у вас появились мысли и соображения, которые нужно отправить клиенту или коллеге, напишите письмо, но не отправляйте, сохраните в черновиках до утра понедельника. Не мешайте и другим людям отдыхать.

11. Высыпайтесь по ночам.

Человеческий организм работает так, что днем мы должны работать, а ночью отдыхать. Кому-то может казаться, что ночью они более продуктивны, но это не совсем так. По крайней мере, в том случае, если вы не можете потом компенсировать эту работу полноценным восьмичасовым сном.

Во время сна мозг активно восстанавливается, весь организм занят этим важным делом. Почему вы ставите телефон на подзарядку, когда он разрядился, а из себя вытягиваете все силы до последнего? Человеческий организм — не вечный двигатель.

Заведите себе распорядок дня и неукоснительно придерживайтесь его. Перед сном не налегайте на еду, алкоголь, уберите подальше гаджеты, ноутбук, не смотрите телевизор. В идеале можно немного почитать, принять теплую ванну, прогуляться. Или все это вместе.

12. Концентрируйтесь на одной задаче.

Как между собой связаны счастье и работа? Казалось бы, для большинства людей между этими двумя понятиями нет ничего общего. Однако ученые в ходе разных исследований пришли к одному выводу: счастье не определяется работой, но если вы счастливы, то и работа не будет восприниматься негативно. Проще говоря, если вы можете найти счастье в чем-то еще, кроме работы, то она не будет для вас на первом месте в списке самых раздражающих и угнетающих занятий.

А вот как стать счастливее непосредственно на работе? Помимо всего, что уже было сказано, полезным будет умение решать в один прием только одну задачу. «А как же хваленая многозадачность?» — спросите вы. Многозадачность — это иллюзия и стресс. Учитесь концентрироваться и решать одну задачу за другой по очереди.

Синхронизация: восемь способов сплотить команду

Согласно известной иерархии потребностей Абрахама Маслоу, в основе нашего благополучия лежит удовлетворение ряда потребностей, следующих друг за другом. По его версии, базис — это удовлетворение потребностей в пище и убежище. И только потом следует все остальное. Однако не стоит забывать, что человек никогда не был один, он всегда являлся частью социальной группы, и его жизнь напрямую зависела от тех, с кем он жил и трудился на разных этапах развития.

Получается, что признание и уважение — вторая по важности человеческая потребность – оказывается на одном уровне с физиологическими потребностями. И, кстати, не стоит никогда забывать о том, что сам Маслоу отказался от этой иерархии, так как не нашел ей эмпирического, научного подтверждения.

Поговорим о дружном рабочем коллективе.

1. Переставьте чайник.

Общение между коллегами является не только серьезным социальным бонусом работы в офисе, оно еще и позволяет генерировать великолепные идеи. К такому выводу после ряда исследований пришел Алекс Пентленд, профессор Массачусетского технологического университета. «Инновации почти всегда и почти везде возникают в группах», — утверждает ученый. Чем лучше межличностное общение на нерабочем уровне, тем качественнее проходят групповые мозговые штурмы.

Общайтесь друг с другом! Не знаете, с чего начать беседу с коллегой? Кофе-машина или офисный чайник вам в помощь!

2. Предложите перерыв на чай.

Вспомните свой первый рабочий день на новом месте, когда вы никого еще не знаете, вы взволнованы, вам не с кем поговорить, вы идете на обед и даже там не можете расслабиться. А что происходит теперь? Да, вы измотаны, у вас дедлайн на дедлайне, стресс не дает спокойно выдохнуть, но вы уже знаете всех этих людей, и тот же перерыв на обед для вас может стать настоящей подзарядкой — ведь теперь вы можете пообщаться с коллегами, обменяться лайфхаками по улучшению офисной жизни.

Ходите на обед или перерыв с коллегами. Когда все валится из рук и работа не идет, пообщайтесь с коллегами. Не по работе, а просто так, чтобы освежить голову.

3. Вдвое сократите количество собраний.

Как известно, нет лучшего способа не работать, чем провести совещание. Одно дело — собрание проектной команды, другое — плановые и внеплановые собрания, на которых должны присутствовать даже те, кто к теме имеет весьма опосредованное отношение.

Вместо собрания все присутствующие могли бы ударно поработать, ведь по закону подлости сборы начинаются именно тогда, когда у вас работа вошла в нужную колею.

Лучшее совещание — это совещание, которого нет. Или, по крайней мере, такое, на котором собраны только заинтересованные люди. Оно проходит по строгому регламенту, никто не сидит два часа, обсуждая то, что уже прописано в списках задач для всех.

Проводите совещание не чаще раза в неделю с установленным хронометражем, не превышающим полчаса. Если вы отвечаете за собрания, то поспрашивайте коллег заранее, есть ли у них вопросы и видят ли они необходимость в данном совещании. Если нет, то зачем просиживать штаны в переговорной?

4. Соберите коллег в неформальной обстановке.

Корпоративные мероприятия — это не просто возможность вкусно поесть и выпить за счет работодателя, но и прекрасная попытка сплотить коллектив. В тех организациях, где сотрудники более непринужденно общаются друг с другом, продуктивность работы выше.

Собирайтесь с коллегами и после работы. Совместный поход в боулинг или паб — отличная идея. А как прекрасно помогают перерывы на кофе! Все очень неформально, у кого-то на носу крем от пирожного: в таких условиях важные вопросы обсуждаются особенно легко и продуктивно.

5. Почаще смейтесь.

Юмор помогает сохранить здоровье. Люди с чувством юмора и умеющие относиться к себе с иронией, популярны, и все их любят, к ним прислушиваются. Это не корпоративные шуты, а душа офиса.

Смеясь вместе, мы устанавливаем друг с другом связь. Снова вспомните свой первый рабочий день в организации: как страшно было пошутить! Но одна хорошая шутка — и лед растает мгновенно. Когда люди смеются, они словно сигнализируют, что им комфортно и они ощущают себя в безопасности. А еще смех показывает, что мы в себе уверены и доверяем присутствующим.

Да, работа — это очень серьезно, а не хиханьки да хаханьки. Но разве одно другому мешает? Серьезное лицо, брови на носу и быстрый пробег с папками не делают из вас занятого человека. О вашем профессионализме говорят результаты, а их можно достичь не только с серьезной миной.

6. Устройте хорошее начало.

Вводный тренинг — прекрасный способ заложить крепкий и надежный фундамент для будущей успешной работы. Его задача не просто подробнее ознакомить новичков со структурой и деятельностью компании, но и познакомить их между собой. Принимайте новичков тепло, улыбайтесь им, давайте советы, приглашайте на кофе. Не нужно их бояться: они сами в ужасе.

7. Остановите злого начальника (даже если это вы сами).

От того, как начальник относится к своим подчиненным, целиком и полностью зависит удовлетворенность работников и, следовательно, качество того, что они делают. Если вы начальник и при этом не гений, вроде Стива Джобса или Илона Маска, то вести себя по-скотски со своими подчиненными вы не имеете никакого морального права. Ну, и будем честны: Стив Джобс и Маск тоже могли бы быть поспокойнее!

Одна из самых важных задач, которая стоит перед начальником, — полное понимание того, чем занимаются его непосредственные подчиненные: какой софт они используют, какие задачи решают. От этого во многом зависит адекватность требований и уместность стучания кулаками по столу.

А еще начальник непременно должен уметь выражать одобрение. Если вы никогда не хвалите своих сотрудников — откуда они узнают, что вас устраивает качество их работы? Как они могут чувствовать себя комфортно и безопасно? А вы же помните, что стресс — большая помеха качеству работы.

8. Знайте, когда оставить сотрудников одних.

Многим людям творческих профессий нужно одиночество. Да, мы уже говорили, что коллективный мозговой штурм эффективен. Однако есть одна поправка. Штурм отлично работает, если перед ним каждому дать спокойно подумать о задаче в одиночестве.

Работа в постоянном шуме — худшая работа даже для самых крайних экстравертов. А вот чередование тишины, одиночества и групповой деятельности — отличный вариант.

Утренние уединения, о которых мы говорили выше, будут очень полезны.

Драйв: 10 секретов энергичных команд

Драйв — это то идеальное состояние, в котором все до единого в команде работают хорошо, увлеченно и с энтузиазмом. Драйв сам по себе состоит из множества психологических компонентов, главными из которых являются чувство безопасности и позитивный настрой. Когда оба этих условия выполнены, коллектив буквально расцветает.

1. Рассматривайте работу как задачу, которую вы решаете.

Частенько случается так, что сотрудники настолько боятся своего начальника, что просто не доносят до него ситуацию во всей полноте. О том, что у компании дела катастрофически плохи, он или она узнает, когда что-либо изменить уже поздно.

Как приходить к начальству с плохими новостями и не повторять судьбу всем известного гонца, который поплатился головой за принесенные вести? Все дело в формулировке. Подавайте проблему как задачу. И приходите сразу со способами ее решения. Лучше всего на самой ранней стадии, пока проблемы не превратились в снежный ком.

Не бойтесь говорить: «Я не знаю». О да, это ужасно сложно! Но это звучит лучше, чем миллион глупых отговорок. И еще: не бойтесь показаться недостаточно хорошим специалистом. Если вы чего-то не понимаете — обратитесь к более компетентному в этой области коллеге. И, конечно, можно погуглить.

2. Признавайте свои ошибки.

Когда что-то пошло не так, обсудите это с коллегой, клиентом, начальником (выберите нужное в зависимости от ситуации).

В одной строительной компании однажды произошел такой случай: сметчик, которого очень торопили с предоставлением цены клиенту, случайно в спешке отправил заказчику не смету, а внутреннюю калькуляцию без дополнительных коэффициентов. Назад письмо уже не вернуть, сотрудник приготовился к увольнению, сумма договора была просто огромная. Но вместо того чтобы закрыться в кабинке туалета, рыдать и ждать, когда его оттуда вытащит сотрудник отдела кадров, сметчик пошел сразу к генеральному директору, который был непосредственно заинтересован в контракте.

«Я виноват, я ошибся, я случайно отправил внутреннюю калькуляцию...»

Генеральный директор опустил лицо в руки, посидел так пару минут, вызвал еще нескольких людей, позвонил заказчику. Все поняли ситуацию, ничего страшного не произошло. А что было бы, если бы тот сотрудник не пришел и не покаялся?

Не бойтесь говорить открыто о своих ошибках и провалах. Хуже будет, если вы умолчите о чем-то плохом и потом оно вскроется в уже более серьезных масштабах.

3. Оптимизируйте команду.

У каждого сотрудника много самых разных задач: срочных и не очень, сложных и простых. Не разобравшись с приоритетами и важностью каждой задачи, мы записываем себе в ежедневник список на день, смотрим в него, ужасаемся и... прокрастинируем, потому что на все эти задачи даже взглянуть страшно, не то что браться за них.

Как быть? Работать командой. Идеальный размер команды — семь человек. В целом допустимо от пяти до девяти. Больше уже невозможно оптимизировать. Делите задачи на небольшие подзадачи, назначайте ответственных, время от времени собирайтесь на короткие плановые обсуждения. Важно, чтобы они были короткими и немноголюдными. Если кто-то из команды не имеет отношения к какой-либо задаче, не нужно его и звать, пусть человек спокойно работает.

4. Не переходите на личности.

Мы порой этого не замечаем, но зачастую совещания переходят в обсуждение не вопросов и задач, а исполнителя, который по той или иной причине что-то сделал не так. От такого подхода нужно избавляться. Хорошим способом переключения внимания от личности непосредственно к задаче является максимальная визуализация представляемых идей. Выступайте с докладом, который сопровождают схемы, графики, таблицы, модели. Тогда всем будет интересно то, что вы говорите, а не вы сами.

5. Проведите «свободный марафон».

Удовлетворение от работы включает в себя несколько важных факторов: возможность что-то решать самостоятельно, компетентность, смысл работы и возможность влиять на события, происходящие в компании.

Замечательным способом повысить все эти показатели может стать проведение так называемого свободного марафона. Он может занимать неделю, а может и один день. Суть его в том, что в это время никто из привлеченных не занимается текущими делами, а целиком и полностью посвящает себя коллективу и работе с новыми идеями. Например, в Twitter такие недельные марафоны проходят два раза в год.

Попробуйте и вы. А когда все закончится — обсудите, кому что пришло в голову и как это можно реализовать.

6. На собрания — без телефонов.

Введите правило: все совещания, собрания, летучки проходят без девайсов. Они — серьезный отвлекающий фактор. Почему люди листают ленту Instagram, сидя на совещании? Да потому, что совещание длится уже два часа и оно чудовищно скучное. Особенно для тех, кто присутствует там формально и не заинтересован в обсуждаемых вопросах. Поэтому для начала введите регламент для совещаний, сократите их до минимума и затем введите запрет на смартфоны.

7. Исповедуйте принцип разнообразия.

Собирая команду, ориентируйтесь не на схожесть интересов, взглядов, ценностей и подходов в решении задач, а на различия. Именно разнородные группы лучше и креативнее решают задачи и успешнее достигают целей. Может быть, не все будут в восторге, и порой будут вспыхивать пламенные дискуссии, но все мы помним фразу, которую часто приписывают Сократу, о том, что в споре рождается истина.

Все люди разные, мир неоднороден, поэтому не бойтесь собирать разных людей.

8. Откажитесь от презентации в пользу чтения.

Интересную практику для совещаний ввели руководители Amazon: никаких презентаций. Тот, кто должен готовить доклад, печатает его на пяти-шести страницах А4. Это полноценный текст со вступлением, основной частью и заключением. Там полные сложносочиненные и сложноподчиненные предложения с деепричастными оборотами.

За пару дней такой доклад на коленке не напишешь. В начале совещания каждый получает свой экземпляр доклада, и все, как в библиотеке, молча читают. И только потом обсуждают. Никому ничего заранее накануне совещания не выдается, иначе человек просто не прочтет документ.

Попробуйте вы ввести такую практику. На первых порах это будет нервно, но потом выяснится, что такой способ значительно продуктивнее привычных презентаций с маркированными списками.

Если у вас в компании есть великолепный оратор, не давайте ему слово слишком часто, иначе он отберет у всех возможность высказаться, наслаждаясь собой и своей харизмой.

9. Проведите профилактический обзор.

Чек-лист — отличный способ структурировать задачи и делать из сложного простое. Но есть еще один полезный инструмент, который позволит держать руку на пульсе проекта, — профилактические обзоры. Они представляют собой промежуточные встречи, где обсуждаются и текущие задачи (в форме чек-листов, конечно) и возможные варианты развития событий. Такие встречи помогут предвидеть проблемы заранее, устранить сложности на самых ранних этапах и к тому же способствуют появлению интересных идей для развития проекта.

10. Расслабьтесь.

О пользе смеха в коллективе было сказано много, но можно еще раз подчеркнуть одну его очень важную роль: смех не только сплачивает сотрудников, но и является источником энергии и сил, помогает расслабиться и быстрее восстановить силы. Смех на работе — это не развязность и лень, а необходимое условие и логичное следствие драйва, который объединяет людей и помогает им работать лучше.

Любить работу реально. Да, порой все плохо, но мы должны помнить, что сами по себе события не являются ни хорошими, ни плохими. Это мы их оцениваем, это мы даем им определения «хороших» или «плохих». В наших силах получать удовольствие от работы и общения с коллегами.