К выступлению готов! Презентационный конструктор

Презентация сегодня

Один из многих вариантов публичного выступления — презентация. При ее подготовке следует учесть: то, о чем в ней рассказывается, может быть незнакомо аудитории или восприниматься с предубеждением; прием может быть холодным, равнодушным или позитивным. Как примет обсуждаемый предмет публика, определит результат выступления. Таким образом, презентация — своего рода побудительная речь. Даже если на первый взгляд она лишь информирует слушателей, в дальнейшем это повлияет на их выбор и поступки.

Подготавливая презентацию, необходимо точно понять, какие цели она преследует.

Существуют шаблоны презентаций, созданные известными спикерами или определенные корпоративным стилем. Пытаясь воспроизвести их эталонный блеск, выступающий порой использует неоправданно большой объем данных, считая, что обязан знать все и даже больше и непременно это продемонстрировать. В результате объект и цель презентации размываются, а слушатели не испытывают ничего, кроме усталости.

Распространено мнение, что презентация — иллюстративная часть выступления. Нередко тот, кто выступает, занимается лишь чтением текста, подписей к диаграммам на экране. Но аудитория в это время занята тем же! Поэтому по завершении испытывает лишь утомление и никакой благодарности.

При подготовке стоит наметить главные точки опоры вашей презентации, ее суть, отсеять лишнее, не упустить важное, сформулировать основной тезис и выбрать оптимальную последовательность подачи информации.

Обозначим этапы, которые нужно пройти, когда вы готовите презентацию. Для начала — правильный настрой; постарайтесь заранее осознать, что эта работа — не подъем на эшафот, а прекрасная возможность проявить свои лучшие качества, которыми вы не обделены. Затем подумайте: насколько четко вы представляете, кто будет в зале? Выясните это заранее. Далее, если у вас нет ответа на вопрос, что вы хотите от этих людей, найдите его. Иными словами — к каким действиям должна побудить их ваша презентация?

Эти элементы позволят понять, что и как вам следует сделать. После этого создавайте структуру презентации. Составьте текст выступления, зафиксируйте основную информацию в слайдах, отрепетируйте свою речь и в завершение внесите необходимые корректировки. И не забудьте: перед выступлением вы обязаны хорошо отдохнуть и расслабиться.

Баланс в презентации

Для наилучшего эффекта презентация должна содержать набор рациональных аргументов и воздействовать эмоционально. Каков баланс эмоционального и рационального? Точной математической формулы не существует, необходимо учесть множество факторов. Это – время суток, пол, возраст и профессия слушателей, их статус. К примеру, женщины более эмоциональны, а чем выше статус человека, тем больше он рационален. Рассчитывая уровень эмоционального воздействия на публику, учитывайте, когда аудитория будет принимать решение — во время презентации или спустя какое-то время после нее.

Очень важно создать атмосферу доверия и не утратить ее в течение презентации. Каждое ваше сообщение о себе или объекте презентации должно быть подкреплено фактами. Соблюдайте точность во всех нюансах — цифрах, деталях, обстоятельствах. Лучше всего, если у вас имеется возможность в любой момент подтвердить сказанное документами. Кроме того, факты приобретут дополнительный вес, если будут сопровождаться ссылками на мнение авторитетных экспертов.

При подготовке слайдов обратите пристальное внимание на следующее. Слайд, перегруженный информацией, особенно текстовой, не воспринимается аудиторией. Все, что возможно, замените символами, «иконками». Используйте готовые рисунки или делайте их сами, но избегайте размноженных, пошлых поделок, заполонивших сегодня интернет.

Слишком частая смена слайдов не производит на аудиторию благоприятного впечатления. Распределяйте время и содержание выступления из расчета, что слайд должен демонстрироваться примерно три минуты.

Каждый, кто хоть немного интересовался каллиграфией или историей плаката, знает, что выбор шрифтов, их сочетание, а также цвет и размер букв — это очень важно. Опыт выработал ограничение: не более трех цветов и не более трех шрифтов на одном слайде. Помните, что курсив воспринимается как отдельный шрифт. На экране легче читются простые шрифты, без элементов украшения.

Наполняйте слайды только ключевой информацией, не стоит дублировать базовые элементы, такие, как приветствие, имя выступающего и благодарности за внимание.

Волнение

Этому перед выступлением подвержены все. Вы не знаете заранее, каким будет результат, все ли пойдет по плану, какие могут быть непредвиденные обстоятельства. Чем выше неопределенность, тем сильнее волнение. Используйте следующие рекомендации, чтобы почувствовать себя увереннее.

• Лучшее место презентации — своя или хорошо знакомая территория. Если зал вам неизвестен, запаситесь временем, чтобы заранее его исследовать и убедиться в рабочем состоянии аппаратуры.
• Все, что необходимо, должно быть у вас запасено с избытком: маркеры, буклеты, провода для компьютера, флешки и тому подобное.
• Стиль вашей одежды должен соответствовать обстоятельствам — содержанию презентации, компании, которую вы представляете, аудитории.
• Пригласите в зал знакомых или родственников. Если это невозможно, до выступления пообщайтесь недолго с людьми, которые уже пришли. Скажите о теме презентации, обменяйтесь визитками. Такого рода личные контакты хорошо снимают напряжение.
• Вы все узнали об аудитории, вы несколько раз отрепетировали, но все может пойти насмарку, если за стенами зала есть проблема, от которой вы не можете отвлечься. Для удачного выступления вам нужен достаточный запас времени, чтобы не сжимать презентацию и еще иметь возможность спокойно пообщаться после нее с публикой.
• Заранее прокрутите в голове все, какие сможете придумать, варианты развития ситуации и представьте свои действия в каждом из них.
• Придите заранее, чтобы вы были «принимающей стороной». Когда выступающий заходит в уже заполненный зал, его положение не так выгодно.
• Не забудьте о небольших подарках для пришедших. Получить сувенир приятно любому. Цена их может быть пустячной, но они должны соответствовать теме презентации.

Структура презентации

Очень многие явления и события нашей жизни состоят из трех элементов — начало, основная часть и завершение. Это и обед, и музыкальное или литературное произведение, и романтическое свидание. Презентация — не исключение. Законы публичного выступления люди сформулировали еще в античные времена. Тогда же было обозначено и место его кульминации — конец второй части. Любое выступление имеет свою внутреннюю логику и свой темп. Поэтому приближение к кульминации не должно быть формальным и слишком быстрым.

Чтобы появился контакт с аудиторией, важно создать необходимый эмоциональный фон, который поможет удерживать внимание зала, подтолкнет к размышлениям, оставит нужное впечатление о вас и о содержании презентации. Для начала, чтобы презентация имела успех, убедитесь, что вас слушают. Интонируйте свою речь, не бубните все на одной ноте, сливая слова в сплошной поток.

Ни в коем случае нельзя пренебрегать вступлением, сокращать или удалять его. Оно имеет конкретную функцию — подготовить аудиторию к основной части. На этом этапе не рекомендуется использовать слайды. То же верно и для финала. Никаких слайдов: заканчивая презентацию, поддерживайте зрительный контакт с залом.

Вступление, кульминация, финал

Во вступлении используйте свою фантазию, придумайте парадоксальный ход, приведите интересные факты, заинтригуйте. Интерактивность не включается по щелчку пальцев, она нарастает постепенно. Вам помогут вопросы, обращенные к залу. Хорошо также рассказать историю из своей жизни, может быть, даже то, как вы готовили эту презентацию. Шутки или анекдоты во время презентации несколько рискованны, на это можно решиться, если вы обладаете признанным талантом веселить. Иначе они могут оказаться неуместными.

Не забудьте представиться и описать опыт, на котором основываете свою презентацию. Дайте краткую информацию о содержании и регламенте (сколько времени займет ваше выступление, будет ли обсуждение, представится ли присутствующим возможность задать вопросы и т. д.). Сделайте комплимент аудитории. Он должен быть кратким, искренним и реалистичным.

Упомяните о каком-либо недавнем событии, свяжите его с выступлением: так вы обозначите, что находитесь в одном информационном пространстве с присутствующими. Назовите цели, важные для аудитории, — тем самым вы дадите понять, что ваша презентация способствует достижению этих целей.

Внимательно отнеситесь к выбору используемых цитат, ведь это будет свидетельством вашего образования, кругозора, понимания зала.

Основная часть презентации должна содержать следующие компоненты:

• несложное и точное описание в контексте выбранной темы того, что происходит сегодня;
• обозначение проблем и путей их решения;
• признание того, что есть конкретные сложности, и раскрытие их содержания.

Информационную насыщенность нужно сохранить до кульминации, когда будет достигнут максимум эмоционального вовлечения аудитории. Кульминационным моментом могут стать и вопросы из зала. Но в этом случае диалог с аудиторией должен состояться до заключительной части, а не после нее.

В конце можно кратко резюмировать сказанное, подвести итоги, которые будут содержать и результаты общения с аудиторией. Мы все знаем, что если встреча с друзьями, знакомыми, коллегами заканчивается фразой «Созвонимся!», это означает, что мы точно не созвонимся. Поэтому встречу лучше завершать конкретными договоренностями. Нелишним будет подчеркнуть, что у вас с аудиторией много общего и нет оснований для разделения «свой — чужой».

Так как цель презентации — добиться определенных действий от присутствующих, можно в мягкой форме сформулировать рекомендации, которые могут прозвучать в форме совета, а в некоторых случаях быть инструкцией. Выступающий также может предложить присутствующим совершить небольшое, ни к чему не обязывающее действие, которое, тем не менее, станет первым шагом к намеченному результату.

Высший пилотаж — при завершении выступления вернуться к его началу (к тем же самым произнесенным словам, к той самой истории из жизни). Это создаст полноту объема презентации, поможет слушателям структурировать полученную информацию, вызовет интуитивное уважение к выступающему.

Как реагировать на вопросы

Время ответов на вопросы аудитории — очень важный элемент презентации, следует отнестись к нему с полной ответственностью. Не тушуйтесь, если вопрос оказался слишком неожиданным — вы не на экзамене. Со своей стороны не позволяйте неуважительных реакций. Контролируйте свою речь и мимику, даже если вопрос, по вашему мнению, недопустимо примитивен или неуместен. Оценивайте вопрос, а не личность задающего его. Это снизит возможную напряженность и добавит доверия.

Помните, что вопрос задает один человек, а ответ вы даете всему залу. Не сужайте общение до двух человек. Управляйте процессом: предоставьте возможность задать вопросы как можно большему числу людей. Чтобы быть внимательным и точным, полностью выслушивайте вопросы, ответы же давайте содержательные, но краткие.

Чтобы достичь взаимопонимания, не стесняйтесь уточнить вопрос. И помните, что начинать ответ со слова «нет» — неудачный ход.

Иногда выступающие идут на уловки и получают вопросы из зала от людей, с которыми заранее договорились. Здесь нет ничего предосудительного — зачастую это помогает «расшевелить» аудиторию, чтобы люди почувствовали себя свободнее. К тому же сравнительно несложно представить себе диапазон возможных вопросов и должным образом к ним подготовиться.

Как сделать презентацию эффективнее

Презентацию нужно составлять так, чтобы ее содержание несло информацию о том, как достичь конкретных успехов, а не инструкции, как избежать неудач. Если вы внимательно отнесетесь к используемой лексике, это позволит вам исследовать и свою собственную мотивацию, что принесет определенную пользу.

Если вы столкнулись с возражениями во время выступления, не принимайте их на свой счет. Оставайтесь в границах обсуждаемой темы.

Образ, который вы создаете перед аудиторией, состоит из множества элементов. Это не только темп вашей речи и интонации, стиль одежды, но и мимика, и жестикуляция. Некоторые ограничения на свободу движений накладывает работа с микрофоном. Будет полезно, если вы освоите этот инструмент заранее. Не зажимайте кисть: микрофон без усилий удерживается пальцами. Также не создавайте себе дополнительного напряжения, отводя локоть в сторону. Расслабьте плечи. Чтобы громкость звука не скакала, держите микрофон всегда на одном расстоянии ото рта.

Перед выступлением проверьте, в рабочем ли состоянии вся техника. Выясните, где находятся динамики, на удобной ли высоте будет расположен микрофон на стойке, если таковая имеется. Заранее продумайте свои перемещения по сцене, определите, какое пространство вам дает шнур микрофона. И, конечно, постарайтесь не споткнуться и не запутаться в этом шнуре.

Узнайте, как включается и выключается микрофон или гарнитура. Если у вас микрофон-петличка, не допускайте, чтобы он терся о ткань одежды. Это создает неприятные звуковые эффекты.

До того, как начать говорить, установите зрительный контакт с аудиторией. Не нужно прыгать глазами по всем углам зала. Ведь здесь живые люди. Не торопитесь: сдержанно улыбаясь, спокойно оглядите пространство, не упустите возможности приветствовать небольшим кивком головы кого-то из присутствующих, даже если вы не знакомы.

Если зал небольшой, не стоит использовать микрофон. Трибуна тоже ни к чему — она фиксирует вас на одном месте и к тому же создает определенный барьер между вами и слушателями.

Внимание и восприятие

Удержать внимание зала — непростая задача. Используйте для этого вопросы залу. Компетентность присутствующих вы сможете определить, если аудитория поправит ваши как бы случайные ошибки. Проявите заботу, поинтересовавшись, насколько удобно расположились слушатели, всем ли виден экран и т. д.

Можно позволить себе даже небольшие манипуляции. Люди ценят тех, кому они сами помогают. Поэтому можно обратиться к присутствующим с некоторыми необременительными просьбами — например, следить за регламентом. Наилучшим образом внимание поддерживают контрастные изменения. Это может проявиться в перемене громкости голоса, интонаций, приближении к публике и отдалении от нее, смене слайдов и многом другом.

Что касается внимания самого выступающего, не стоит зацикливать его исключительно на себе самом или на экране, где сменяются слайды. Не забывайте, что это публичное выступление, поэтому нужно учитывать интересы аудитории, относиться к ней с должным уважением.

В пространстве, где проходит презентация, не должно быть объектов, перетягивающих внимание на себя. Проконтролируйте, как работает освещение, а также возможности его регулирования. На сцене предпочтительно находиться с левой стороны от сидящих в зале. Тогда экран, соответственно, будет расположен справа от них.

Очевидно, что визуальный и аудиальный каналы восприятия являются ведущими во время презентации. Но не упускайте из вида также и обоняние (не должно быть неприятных запахов), и вкусовые ощущения (позаботьтесь о том, что будет на кофе-брейке). Если вы раздаете сувениры, их должно быть приятно держать в руках.

Опыт подсказывает, что необходимо соблюдать стилевое единство как самих выступающих, так и визуального ряда, создаваемого слайдами презентации. В крупных компаниях есть специальные люди, которые ответственны за хранение, использование и дополнение презентационных материалов.

Резюме

Успешность презентации зависит от многих факторов. Чтобы быть убедительным, нужно хорошо знать содержание темы выступления. Аудитория всегда это чувствует. Когда человек сам увлечен тем, о чем рассказывает, это дает ему уверенность в себе и добавляет внешней привлекательности.

Не пренебрегайте знаниями, которые накоплены другими. При всей уникальности каждого из нас, хорошая презентация — своего рода технологический процесс, концентрация универсальных навыков и приемов. Освоив их, вы обретете дополнительную степень свободы и еще одну возможность проявить индивидуальность.

Если вам приходится часто выступать с презентациями, заведите дневник и фиксируйте в нем основную информацию. Это поможет вам отметить и доработать те элементы, которые пока не получаются. Но самое важное — читайте книги по риторике, развивайте свои ораторские умения. И обязательно слушайте других выступающих: это самый простой способ не только увидеть собственные ошибки со стороны, но и перенять профессиональные достижения.