Мастерство презентации

Что такое презентация?

Презентация используется в наши дни повсеместно: при обучении в школе и вузе, в рекламных кампаниях, при защите проектов и на работе.

Это эффективная, но сложная и дорогостоящая коммуникация. Почему? Время презентации коротко, однако, если посчитать ресурсы, затраченные на ее подготовку, становится понятно, что большая часть этого «айсберга» скрыта под водой. Нередко в подготовке презентации участвуют десятки людей.

Но, кроме изготовления слайдов, поиска и сбора нужной информации, важно уметь правильно все это преподнести. Если выступающий не имеет врожденного таланта, много времени и сил ему придется потратить на репетиции, оттачивание интонации и жестов, обретение навыков общения с залом.

История

Любой, кто пытается овладеть искусством публичных выступлений, неизбежно познакомится с «Риторикой» Аристотеля — хотя бы в пересказе или кратком изложении. Более двух тысячелетий назад люди уже задумывались о важности подобных вещей. Еще в Древнем Риме было сформулировано, что оратор обязан уметь сообщать, побуждать и развлекать. Этому правилу веками следуют политики, артисты и поэты. И вам нельзя этим пренебречь.

Подготавливая презентацию, вы должны не просто подобрать факты и цифры, вам необходимо создать сторителлинг. То есть локальную уникальную историю, объединяющую эти факты. Чтобы сделать информацию запоминающейся, наполните ваше повествование эмоциями. Ваша история должна быть осмысленной и соответствовать жизненной логике.

Легкость изложения во многом зависит от того, насколько хорошо помнит выступающий то, о чем рассказывает. К сожалению, слайды часто служат телесуфлером, с которого просто зачитывают текст. Это говорит как о недостаточной подготовке оратора, так и о низком качестве слайдов. Необходимо помнить, что слайд — это не текст, а картинка, визуализация сути, помощь в запоминании.

Смысл слайда зрители должны улавливать за секунды. Для этого необходимо создать информационную архитектуру презентации, то есть упорядочить весь объем материала и расположить его так, чтобы он стал максимально ясным и понятным.

Но даже самую блестяще подготовленную презентацию способна испортить неудачная подача. Неумение выступить на публике может обесценить весь вложенный труд. Самая распространенная проблема ораторов — боязнь сцены. Есть два способа с этим справиться — хорошо подготовиться и научиться импровизировать.

Любое гармоничное высказывание содержит в себе тезис, антитезис и синтез. В применении к презентациям это можно обозначить как фокус, контраст и единство. Как отдельный слайд, так и история в целом должны иметь яркий, эмоционально привлекательный элемент, то есть фокус. Информация запоминается на контрасте — поддерживайте его сменой слайда или комментарием выступающего. По окончании выступления у аудитории должно остаться чувство, что она узнала нечто большее и это нельзя свести к отдельным элементам презентации. То есть объединенные в систему факты должны обрести новое качество.

Фокус обозначает цель, контраст — проблему, объединяющая тема гармонизирует выступление.

Фокус истории

Первая и обязательная рекомендация в книгах по сторителлингу — найти идею истории, определить ее. Некоторые заявляют, что их презентация слишком сложна, чтобы объединить все одной идеей. Это распространенная ошибка, которая приводит к разрушению общей структуры. Если же идея есть, но при подготовке выясняется, что фокус оказывается не в том месте, где вы пытались его поставить. Смещайте его в нужную точку.

Поиск цели презентации тоже вызывает определенные сложности и наталкивает на неверные решения. Запомните: цель должна объединять «я хочу» оратора и «нам нужно» аудитории. В презентации необходимо учесть образ мыслей и действий ваших слушателей. Если вы сделаете это, присутствующие вас поймут и будут действовать необходимым вам способом.

Если вы ставите своей целью только лишь проинформировать людей, можно почти наверняка сказать: вы зря тратите время. Аудиторию необходимо вовлекать! Вы должны дать ответ не только на вопрос «что делать?», но и в первую очередь — «зачем?». Людям далеко не всегда интересны ваши представления о прекрасном, но любой с удовольствием послушает увлекательную историю. Также они не обязаны разделять ваши ценности — важнее, чтобы в вашей презентации они разглядели свои.

С аудиторией надо разговаривать на одном языке, но не стоит идти у нее на поводу и ограничиваться этим пространством. Если необходимо, в уважительной манере объясните, в чем состоит преимущество вашего подхода к теме.

Когда определена цель презентации, начинается сбор материала. Подобранные факты выстраиваются в историю. Для аудитории история линейна, и факты в ней изложены последовательно. Но для докладчика в подаче фактов есть определенная иерархия. Таких иерархических элементов за время презентации может быть несколько. Каждый из элементов может включать в себя:

• слайды, содержащие статистику;
• проблему;
• мысль;
• концепцию;
• иллюстрацию;
• идею;
• пример;
• резюме.

Итак, цель презентации, объединяющая идея и понимание желаний зала определяют фокус истории.

Контраст в истории

Самая важная часть презентации — описание проблемы. Набор положительных фактов и перечисление достижений никому не интересны. В презентацию необходимо внести конфликт, который подчеркнет наличие двух полюсов, ярче проявит цели выступления и придаст вес аргументам.

При формулировании цели сразу же становится ясным конфликт, порождающий конкретные проблемы, которые вы в своей презентации и предлагаете решить. Конфликт может быть психологический, с другим человеком или компанией, с господствующей парадигмой, с так называемыми «объективными вызовами». История, а значит, и эмоциональное напряжение должны длиться до конца презентации. А разрешение конфликта, предложения по решению проблем пусть будут обозначены в финале.

Одна из ловушек, которая поджидает оратора, — непредвиденные ассоциации. Когда упоминание какой-то вещи или явления вдруг вызывает смех, гнев, брезгливость зрителей и тому подобное. Всего предусмотреть невозможно. Тем не менее, изучите свою аудиторию и постарайтесь не допускать в выступлении такого рода неожиданностей.

Итак, история обязана содержать конфликт, в ней должны действовать герои, которые побеждают. Вам нужно поддерживать эмоциональное напряжение до конца и одновременно приводить фактологические сравнения.

Единство истории

Презентация должна соответствовать законам драматургии. Подобно пьесе, ее начинают со знакомства и описания контекста. Затем ставятся вопросы, обозначаются конфликты и трудности. Далее следует самая длинная часть — собственно презентация. Она должна содержать достаточное количество аргументов, убеждающих аудиторию в обоснованности и необходимости действий, которые являются целью вашей презентации.

В заключении делаются обобщения и выводы. Заключение — самая эмоциональная часть: здесь звучит призыв к действию.

Большинство презентаций страдают отсутствием баланса. Части получаются непропорциональными по времени и содержанию, какие-то элементы могут и вовсе выпадать. Это недопустимо. Каждая часть выступления несет свою смысловую нагрузку, и при ее отсутствии единство истории пропадает, общее качество значительно снижается.

Слайды

Итак, у вас есть история, набор тезисов или схема, по которой можно изложить отобранные факты. Затем вы открываете соответствующую компьютерную программу, выбираете тип изображений, шрифты, цвета, текстуру. И приступаете к созданию слайдов, помещая в них картинки, диаграммы, надписи.

Слайды должны выполнять следующие функции:

• служить «шпаргалкой» для оратора;
• производить необходимое визуальное впечатление на зрителей;
• объяснять и убеждать.

Содержание слайдов зависит от того, иллюстрируют они словесное выступление или же просто выкладываются в интернет. Для этих двух способов демонстрации наполненность информацией слайдов, очевидно, будет различаться.

Цель презентации определяет то, что должна увидеть аудитория. Пространство следует организовать так, чтобы ничто в зале не отвлекало внимания от экрана. Цель оратора — оказать определенное влияние на публику, а не заниматься самопиаром.

Использование готовых шаблонов для слайдов не дает особого преимущества — скорее, наоборот. Да, шаблоны сокращают время подготовки. Схемы размещения блоков информации в пространстве экрана устоялись и стали привычными. Но отсутствие творческого подхода значительно снижает интерес к таким слайдам у публики.

В некоторых корпорациях разрабатываются свои четкие стандарты для презентаций, со своим стилем.

В любом случае, для слайдов есть одно общее правило — заголовок должен быть крупным.

Неопытные люди при подготовке слайдов часто используют большое количество разнообразных шрифтов, играют с размером букв, добавляют смайлики. Предполагается, что таким разнообразием слайд привлекает больше внимания. Но это не так. Важно не само по себе изображение, важна его суть — тот смысл, который вы транслируете с помощью образов. Поэтому множество не сочетающихся друг с другом элементов резко снижает качество слайда.

Фокус слайдов

То, что хорошо для аналитики — например, диаграммы, — не всегда выгодно смотрится в слайдах. Особенно уныло, если для их отрисовки вы используете близкие по тону оттенки или серые цвета. Диаграммы и графики хороши лишь для сравнения, когда разница в картинках очевидна.

Таблицы страдают теми же недостатками. Чтобы этого избежать, делайте заголовки выделяющимися, группируйте идеи, удаляйте все, без чего можно обойтись. Если есть возможность — используйте анимацию. Это очень хороший инструмент. Картинка в движении концентрирует внимание и хорошо запоминается. Но применение анимации должно быть осмысленно и обосновано не только тем, что вам она нравится. В целом придерживайтесь правила: поменьше сложных эффектов.

Чтобы с помощью диаграмм, графиков, схем, карт донести информацию, используйте контрастные цвета, оставляя на экране лишь значимые элементы. Объемные диаграммы могут выглядеть интереснее, но это не значит, что такой способ оптимален: при нем часто возникают визуальные искажения.

Не злоупотребляйте цветами. Чаще всего достаточно одного яркого пятна для обозначения главного. Размер элементов также имеет значение. Сочетание объектов разного размера создает иллюзию изменения пропорций.

Контраст и единство в слайдах

Эстетическое впечатление очень важно. Возможно, вы полностью доверяете своему вкусу, но в этом деле даже профессионалы стараются сравнивать свои работы с признанными образцами, чтобы не допускать стилистических помарок.

Сегодня знание дизайна и наличие навыков в этой области являются конкурентным преимуществом. Общие правила при подготовке слайда — в нем должна быть фокусная точка, отражающая основное содержание; для акцентирования используется контраст в цвете, форме или размере; все, что не сочетается с основной концепцией, лучше убрать.

Следует учитывать, что цвета имеют символическое значение и влияют на эмоциональное восприятие информации — причем в разных культурах по-разному. Для точности воздействия следует учитывать и цвета элементов, и цвет фона, а также то, как они между собой гармонируют. Для упрощения работы используйте цветовой круг.

Стиль в значительной степени определяют шрифты. В отличие от бумаги, на экране лучше читаются шрифты без засечек (гротескные). Если есть время, можно поэкспериментировать со шрифтами в слайдах. Иногда декоративные шрифты смотрятся более выгодно, чем строгие. Поиграйте с сочетаниями шрифтов и градиентов.

Помните, все, что используется в слайдах, — не украшает слова и цифры, а служит передаче информации в соответствии с целью презентации. В слайде изображение всегда доминирует над текстом. Поэтому к выбору картинки, ее размера, фона для нее подходите ответственно. Не останавливайтесь на первом варианте, старайтесь сделать для сравнения несколько, чтобы отобрать лучшее.

Фокус в подаче

Плохой оратор даже с прекрасно подготовленными слайдами способен провалить презентацию. Хороший — без всяких подручных средств произведет фурор. В презентации слушателей привлекают идея, хорошо сделанные слайды, но более всего — ясность подачи. Стоит ли говорить, что «канцелярит» или мудреный язык, на котором говорят ученые, — не лучшие варианты для презентации.

Перед выступлением оратор обычно проводит репетиции, чтобы избежать возможных ошибок. Рассчитывается время выступления, интонации и паузы, а также темп речи. Последнее важно не только для соблюдения рамок. Темп речи имеет огромное значение для восприятия. При ускоренном темпе аудитория не успевает воспринимать информацию, при замедленном — утомляется.

Главный инструмент оратора — голос: его высота, тембр, интонирование, громкость. Есть множество школ и специалистов по технике речи. В медицине накоплен особый опыт различных методик для поддержания здоровья голосового аппарата. Но наблюдается парадокс: артисты с поставленными голосами имеют меньший успех в презентациях, чем профессионалы, хорошо разбирающиеся в обсуждаемой теме.

Во время выступления необходимо поддерживать контакт с аудиторией. При этом нельзя упускать нить повествования. Не старайтесь распределять свое внимание по всему залу, поддерживайте зрительный контакт с несколькими слушателями.

Обычно в презентации выделено время для ответов на вопросы присутствующих. Отвечая, не забудьте поблагодарить задавшего вопрос. Если вопрос прозвучал слишком тихо, повторите его, чтобы услышали все. Отвечайте всей аудитории, а не одному человеку.

Шутите с осторожностью. Юмор — тонкое искусство, и если вы не уверены в своем мастерстве, лучше этого избегать. Иначе зал сочтет, что вы перед ним заискиваете.

Контраст и единство в подаче

В прошлые века ораторы оттачивали свое мастерство до совершенства. Быть в чем-то неподготовленным, не знать ответа на любой вопрос считалось недопустимым. Сегодня ораторы такого стиля встречаются редко. Работают другие механизмы. Слушателям важно в чем-то идентифицировать себя с выступающим. Тогда ему прощаются небольшие помарки и неидеальный галстук. Если же в выступлении звучит страсть, увлеченность своей темой, это почти всегда гарантирует успех.

Неудобные вопросы, упреки, критика добавляют красок выступлению, поэтому не стоит их избегать и тушеваться. При обсуждении можно обращаться за поддержкой к аудитории. Если возникает дискуссия, нужно быть готовым к управлению ею. Иногда требуется регламентировать процесс. Но во всех случаях нужно оставаться в рамках обсуждаемой темы.

Учитесь у признанных мастеров — от Стива Джобса до вашего любимого профессора. Вы найдете много важных нюансов, которые сможете использовать в своих выступлениях.

Хорошо подготовленная импровизация украсит любое выступление. Особенно если она служит объединяющим элементом для всей структуры. Но если слишком волнуетесь за результат — не пытайтесь импровизировать, отложите до другого раза.

Не бойтесь ошибок. Они забавны, и будет лучшим выходом признать их. Упорствовать в своей правоте в подобной ситуации губительно.

Куда пойти далее

Если так случилось, что вы провалили выступление, не стоит отчаиваться. Вы получили опыт, который ничем не заменить. Просто на данном этапе ваших знаний оказалось недостаточно. Зато теперь вы знаете, чему необходимо научиться. Просматривайте презентации известных людей или корпораций, изучайте литературу по сторителлингу, посещайте мастер-классы. Приобретайте навыки дизайнера.

Когда вы изучите материал вашей презентации до такой степени, что он вам станет действительно интересен, аудитория это сразу почувствует. С этого момента у вас появится новая миссия — распространять знания.

Оригинальная книга содержит большое число практических примеров и советов, как готовить презентации, а также списки рекомендованных ресурсов по выбранной тематике.