Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Логика в письме

Многие люди вынуждены работать с огромным количеством документов. Возникающие при этом проблемы можно разделить на две группы:

Стилистические: перегруженные, сложные предложения, штампы, злоупотребление абстракциями и узкоспециальными терминами. Чтобы изменить свой стиль, нужно потратить довольно много времени на постоянные тренировки. А это может позволить себе не каждый.
Структурные: порядок предложений в тексте, расположение мыслей и тезисов. Решить такие проблемы проще. Один из эффективных вариантов решения — структура в виде пирамиды.

Суть в следующем: любые документы составляют идеи — утверждения, содержащие информацию, которая вызывает подсознательный вопрос. Идеи в пирамиде связаны друг с другом:

горизонтально — идеи, объединенные в одну группу, составляют единый аргумент и расположены на одном уровне пирамиды;
вертикально — идея любого уровня обобщает группу идей из уровня ниже.

В целом принцип пирамиды выглядит так: вначале — более общие суждения, потом — более конкретные, поддерживающие эти обобщения. Таким образом, у читателя в каждом пункте будет информация, отвечающая на вопросы к идеям предыдущего пункта.

Почему именно пирамида?

Человек способен удержать в памяти от пяти до девяти предметов. Если их становится больше, мы начинаем их группировать. То есть создавать пирамидальную иерархию.

Например, вам нужно купить в магазине около десятка разных продуктов. Если их просто записать в ряд, не группируя, то вероятность все запомнить будет невысокой. Но если разделить их на группы (молочная продукция, овощи, крупа, косметика), то запомнить все пункты станет гораздо легче.

Типичная группа выглядит как пирамида. На вершине находится обобщающее понятие (молочная продукция). Ниже — связанная с ним группа более конкретных понятий (молоко, сыр, сметана). Таким образом, мышление пирамидальными структурами помогает нам лучше освоить и запомнить информацию.

Именно поэтому пирамида идеально подходит для передачи сообщений. Тут работает тот же принцип: сначала дается более общая информация, затем — более конкретная. Сверху располагается основной тезис, а ниже — его аргументация и уточнение.

Три важных правила составляют принцип пирамиды.

Аргументы выстраиваются по уровням, где каждый уровень обобщает идеи, собранные ниже. Обобщение помогает выявить главную идею группы.
В группы объединяются однотипные идеи, имеющие нечто общее. Только в этом случае вы сможете найти подходящее для них обобщение на уровне выше.
Каждая группа и каждая идея в группе располагаются в логической последовательности.

Возможны четыре варианта таких последовательностей:

дедуктивная — расположение аргументов по порядку, один за другим; используется при доказательстве тезисов;
хронологическая — расположение во времени, используется, чтобы выявлять причины и следствия;
структурная — расположение по структурным признакам, например, перечисление городов, в которых расположены филиалы фирмы;
сравнительная — расположение в порядке значимости.

Составляющие пирамиды

У пирамиды есть три составляющих.

1. Вертикальная связь между конкретными и обобщающими идеями. Она проявляется в ряде вопросов, возникающих у читателя, и дальнейших ответов на них в тексте. Прочитав самый главный тезис, читатель захочет спросить, каким образом автор пришел к этой мысли. И ответы на этот вопрос располагаются в тексте ниже уровнем.

Например. Начальный тезис звучит так: «Нам необходимо купить больше нового оборудования». У читателя возникает вопрос: «Зачем?» Ответ следует дальше в тексте: «Старое пришло в негодность, объемы производства растут, оборудования не хватает». Понятное и логичное расположение текста возможно только в таком порядке.

2. Горизонтальная связь между идеями одного уровня. Они должны располагаться либо в дедуктивном, либо в индуктивном порядке. При дедукции сначала высказывается общий тезис, затем уточняющий его второй тезис, а потом — заключение на основе обоих тезисов. Заключение помогает перейти на уровень выше. При индукции идеи не связаны друг с другом. Их объединяет некий единый признак. На уровне главных тезисов лучше использовать индукцию, а на более низких подойдет и дедукция.

Например, в списке покупок все пункты группы «молочная продукция» объединены индуктивно, а общим признаком является то, что они сделаны на основе молока. А вот дедуктивная последовательность: «Я люблю пить чай с молоком, молоко кончилось, следовательно, мне нужно купить молоко».

3. Вводная часть. Она предшествует самому документу. В ней нужно вкратце изложить, о чем именно будет этот документ. Причем изложить так, чтобы заинтересовать читателя. Для этого используется повествовательная форма. Она выглядит так: сначала описывается определенная ситуация. Затем в ней что-то происходит — это дает ситуации развитие, а у читателя вызывает определенные вопросы. Ответы на эти вопросы уже даются в самом документе.

Построение пирамиды

Проще всего строить пирамиду сверху вниз. Вот шаги этого процесса.

Определите предмет вашего сообщения — тему, о которой пойдет речь.
Сформулируйте вопрос, который возникнет у читателя по поводу этого предмета.
Напишите ответ на этот вопрос. Он и станет главным тезисом — вершиной пирамиды.
Теперь переходите к вводной части. Опишите ситуацию, которая касается предмета вашего сообщения. Читатель должен знать ее.
Теперь опишите, как ситуация развивалась: что произошло, изменило прежний порядок вещей? Эта информация провоцирует вопрос от читателя — тот самый, который вы сформулировали во втором пункте.
Ответ в этом пункте потянет следующий вопрос, на который ответят тезисы ниже уровнем. И так далее, вплоть до самых конкретных тезисов, которые уже не станут вызывать вопросов.

Если вы толком не знаете, о каком предмете пойдет речь, или не можете сформулировать главный вопрос, то пирамиду можно построить снизу вверх. Это делается в три этапа.

Соберите все утверждения, которые хотите включить в текст.
Определите связи между ними.
Обобщайте и делайте выводы.

Во вводной части важно представить уже знакомую информацию и факты. А новую и аргументы перенести в сам документ. Все главные тезисы документа должны быть видны и информативны. Если документ длинный, главные тезисы можно отдельно выписать сразу после введения.

Логика в рассуждениях

Недостаточно просто скомпоновать идеи в группы одного уровня. Их необходимо представить последовательно, согласно логике. В случае дедукции это сделает за вас структура дедуктивных связей. А вот в случае индукции вам необходимо самостоятельно выстроить логику высказывания.

И для этого необходимо понять, что именно объединяет несколько идей в одну группу.

Перечисление мер для достижения какого-либо результата требует хронологической последовательности. От первого действия и до самого результата. Здесь важно уметь различать причины и следствия. Также важно выделить главные меры, которые приводят непосредственно к результатам, и дополнительные, которые помогают выполнить главные.
При разделении системы на составляющие нужна структурная последовательность. Определите структуру системы и перечисляйте ее элементы от крупного к мелкому. Элементы структуры не должны повторяться. И все вместе они должны исчерпывающе представлять предмет.
Если вы перечисляете вещи, которые сходны по какому-то признаку, то вам подходит сравнительная последовательность. Классификация строится по убыванию выраженности этого признака в вещах: от самой сильной к самой слабой.

Из группы идей выводятся идеи следующего, более высокого уровня пирамиды. Типичная ошибка, возникающая в этом процессе, — использование пустых утверждений. В них нет обобщения, они просто указывают на тип группы. Например, тезис «У компании есть три проблемы» — пустой. Он не заинтересует читателя. Лучше указать на то, что обобщает эти проблемы: «У компании есть проблемы с логистикой».

Таким образом, автор сразу дает понять читателю, на основе чего он объединил идеи в одну группу. Но прежде всего необходимо определить это для себя. Объединяя идеи в группу, всегда спрашивайте себя, на каком основании вы это делаете. Это должна быть либо некая общая характеристика, либо результат, к которому они приводят.

Логика в решении проблем

Есть документы, направленные на решение какой-либо проблемы. Их составление может занять много времени и потребует тщательной работы с источниками. В таких документах легко запутаться.

Суть проблемы и тип вопроса нужно сформулировать в вводной части. Затем стоит определить причины проблемы и способы ее устранения. Но зачастую нам сложно найти причины проблемы, а методов ее решения мы и вовсе не знаем. Поэтому начинаем наполнять документ всем подряд, чтобы ничего не упустить. Это и приводит к путанице. Поэтому при работе с такими документами нужно придерживаться определенной логики.

Определение проблемы

Что такое проблема? Это некий результат, который вас не устраивает. Вам нужен другой результат. Решение проблемы — это найти путь от нежелательного результата к желаемому. Найти этот путь поможет система вопросов. С их помощью вы можете последовательно понять, в чем заключается проблема, каковы ее причины и какие шаги следует предпринять для ее устранения. Они и составят структуру вашего документа о проблеме.

Существует ли проблема?
В чем она заключается?
Почему она возникла?
Что мы можем предпринять?
Что мы должны предпринять?

Первые два вопроса помогают сформулировать проблему. Эта формулировка обычно выглядит как сравнение желаемого результата с нежелательным. Она приводится в вводной части документа.

Сначала нужно описать положение дел и событие, которое его нарушает. Это соответствует описанию ситуации. Потом показать, к какому результату оно приводит и почему он является нежелательным. Это развитие ситуации. А затем указать на желаемый результат. Вопрос, возникающий в этой вводной части, будет одним из трех:

Что нужно делать для решения проблемы?
Нужно ли выполнять конкретное решение? Если есть несколько вариантов решений, их требуется обсудить и выбрать лучшее.
Как это делать? Если решение найдено, нужно определить, как его осуществить.

И нежелательный, и желаемый результаты следует сформулировать как можно более кратко и четко. Тогда можно будет найти конкретные шаги для решения проблемы. Эти формулировки со временем могут поменяться. Все зависит от новой информации, которую вы получите в поисках решения проблемы.

Анализ проблемы

Для анализа проблемы есть схема из четырех шагов:

Сбор информации.
Описание собранной информации.
Обобщение данных.
Рекомендации.

Собирая информацию, обращайте внимание на логически связанные факты. Даже не зная причин проблемы, мы можем предположить несколько наиболее подходящих. Причина наверняка будет внутри процессов, от которых зависит проблематичная сфера. В этом направлении и нужно работать.

Методы анализа проблемы могут быть разными. Очень хорошо помогает визуализация. Можно составить схему структуры данной сферы или цепь причинно-следственных связей конкретного процесса. С помощью таких схем можно понять, в каком звене может возникнуть причина проблемы. Затем возможные причины нужно классифицировать и разбить на группы.

Классифицировать причины нужно последовательно. Отталкивайтесь от самой проблемы. Задайте вопрос: что могло к ней привести? Начинайте перечислять факторы и ищите среди них неработающий. Найдя его, спросите, что привело к тому, что он не работает. И так далее. Цепь таких вопросов поможет вам найти причины проблем. А найдя их, вы можете сформулировать рекомендации по решению проблемы.

Логика в презентациях

Отчеты и документы сегодня составляются не только в текстовом виде. Очень часто их нужно представить в виде презентации, слайдов и даже видео. Особенно если необходимо донести сообщение до большой аудитории. Но и в виде текстового документа, и в виде слайдов идеи необходимо располагать по принципу пирамиды.

Отображение пирамиды идей в документе

Текстовый документ, скорее всего, будут читать, когда вас не будет рядом. Поэтому необходимо верно расставить все акценты. Желательно, чтобы читатель мог понять, о чем документ, за первые 30 секунд чтения. То есть уловить главную мысль и взаимосвязи между группами идей.

В больших документах это возможно с помощью систем форматирования. Они могут быть разными.

Иерархия заголовков. Выносите в заголовок основную идею раздела. Формулируйте ее лаконично. Группу идей нижнего уровня озаглавьте в другом формате. Но идеи одного уровня должны обозначаться одинаково. Оглавление должно выглядеть как краткий конспект вашего документа.
Подчеркивание главных тезисов. Сюда же можно отнести выделение тезисов жирным шрифтом, а идей уровнем ниже — курсивом или подчеркиванием. Но слишком много подчеркивать не нужно, иначе визуально это будет выглядеть неряшливо и сливаться в кашу. Поэтому формулируйте идеи как можно лаконичнее.
Маркированные списки. Разные типы маркеров позволяют визуально выделять разные уровни текста. Вы можете структурировать целые абзацы и вообще весь текст.
Вынесение идей в отдельный блок. Такой способ подходит для коротких документов. Отдельный блок сразу привлекает внимание и доносит до читателя нужные сведения.

У каждой есть свои преимущества. В любом случае форматирование должно визуально отображать взаимосвязь между группами идей.

Завершить документ можно заключением. Но не нужно в нем заново пересказывать главные тезисы. Лучше укажите на то, чем ваше предложение будет полезно и какие у него перспективы. Если документ подразумевает принятие каких-то решений или определенные действия, то заключение должно к ним побуждать.

Отображение пирамиды идей на экране

Визуальная презентация схожа с шоу. Вам необходимо постоянно держать внимание зрителей. Просто рассказывать и показывать слайды недостаточно. Иначе слушатели вскоре заскучают и перестанут воспринимать информацию.

Для успешной презентации вам нужно обладать навыками публичного выступления. Слайды необходимо показывать в определенной последовательности. Текстовые слайды должны быть краткими: около шести строк или тридцати слов.

Помимо текстовых, должны быть визуальные слайды. На них можно поместить картинки, схемы, фотографии, графики. Визуальные слайды отображают идеи, которые затруднительно передать словесно.

Помните, что текстовые слайды лишь поддерживают ваше устное выступление. То есть в первую очередь важно ваше выступление. Именно устно вы доносите всю подробную информацию. А на слайде представляете краткую формулировку той идеи, о которой сейчас рассказываете.

Она должна выглядеть как утверждение, а не как обычный заголовок. Говорите просто. Сложную информацию разбивайте на части, на несколько слайдов.

Оптимальный размер шрифта можно определить по специальному коэффициенту. Букву высотой 1 сантиметр хорошо видно с расстояния не более 3,8 метра. Если вы знаете, на каком расстоянии будут сидеть зрители, разделите его на 3,8, чтобы получить нужный размер шрифта.

Визуальные слайды должны быть простыми и понятными. Зритель не захочет тратить много времени на разглядывание и разгадывание. Бывают случаи, когда нужна именно подробная и сложная схема. Ее тоже можно показывать частями. Желательно, чтобы таких схем было не больше трех на презентацию.

Диаграммы и схемы помогут ответить на один из пяти вопросов:

Из каких элементов состоит структура?
Как взаимосвязаны элементы?
Как распределяются элементы?
Как соотносятся элементы и структура целиком?
Что и как меняется?

Обязательно репетируйте собственное выступление.

Отображение пирамиды идей в сознании

Написать понятный и интересный текст не так уж и просто. Обычно он выходит сухим, сложным, запутанным, полным малопонятных терминов. От всего этого необходимо избавляться. Серьезный текст — необязательно сухой и сложный. Серьезный текст может быть увлекательным. Как это сделать?

Обратитесь к тем образам, которые возникают в вашей голове, когда вы пишете текст. Образы информативны. Они позволяют нам хранить и воспринимать огромное количество информации в сжатом виде. Мы мыслим гораздо быстрее, оперируя образами.

Прежде чем писать о чем-либо, представьте себе эту информацию в виде образа. А потом постарайтесь максимально точно описать его в тексте. Когда другой человек будет читать ваш текст, он сможет представить такой же образ и лучше понять ваши идеи. Он не запомнит текст дословно, но с помощью образов уловит главные идеи и сумеет их воспроизвести.

Образ — это не всегда живописная картина. Зачастую образ — это схема, где показаны взаимоотношения элементов. В основе понятного образа лежат конкретные, представимые существительные и глаголы, которые показывают их отношения. При написании текста обращайте внимание в первую очередь на них. Выражайте их максимально доступными словами.

Постарайтесь увидеть, как взаимодействуют друг с другом ваши идеи. Пусть у вас сложится цельная картина по поводу того, что вы хотите сказать. Тогда написать документ для вас будет просто. А читателю будет просто его понять. А это и есть самое главное.