Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Утро после Рождества

Успевать все и везде можно. Вопрос — какой ценой? Постоянно надрываясь и перерабатывая, вы можете однажды оказаться на полу перед рождественской елкой, в полном ступоре разглядывая мигающие лампочки с отчаянной мыслью о том, что жизнь супервумен — вовсе не та замечательная жизнь, о которой вы когда-то мечтали. Именно это произошло с Карсон Тейт — бизнес-консультантом, тренером, специалистом по системам продуктивности. Но кроме всего этого — женой и матерью. Карсон устала и вымоталась.

Пришло время окинуть взглядом всю прошедшую жизнь, заново расставить приоритеты и отыскать смысл жизни. Здесь будет рассказано все об этом.

Действуйте разумнее, а не быстрее

XXI век нас постоянно подгоняет: скорее, вперед, к мечтам и целям! И все мы бежим сломя голову к успеху: круглые сутки на связи с родственниками, друзьями, коллегами. Контакт начальника в мессенджере соседствует с контактом лучшего друга, грань между личным и профессиональным стирается.

Мы верим, что освоение навыков тайм-менеджмента решит все наши проблемы. Но загвоздка в том, что тайм-менеджмент не работает. Да, мы все знаем матрицу Эйзенхауэра — вот этот квадратик-таблица с графами «срочно», «не срочно», «важно», «не важно». В какой-то момент все это перестает работать! Тайм-менеджмент действительно помогает решить какие-то проблемы, но после некоего рубежа он перестает быть эффективным.

В первую очередь потому, что у каждого из нас свой стиль продуктивности. Никакие полезные приложения и дорогостоящие курсы не помогут разгрести завалы несделанного, если это не заточено специально под вас.

Списки задач, приложения в смартфоне и дорогое программное обеспечение не решат ваши проблемы, пока вы сами не разберетесь в себе и не познакомитесь с собой поближе.

Подготовьтесь к успеху

Итак, как узнать, что делает вас эффективнее?

Локус контроля. Все люди по-разному контролируют важные события. Люди с внутренним локусом контроля причиной всех своих успехов и неудач считают самих себя. Люди с внешним локусом — других людей и обстоятельства. Подумайте, где располагается ваш локус контроля?
Чувство вины. Как часто вы его испытываете? Может быть, вы слишком много работаете и не видите своих детей, как это случилось с Карсон Тейт? Как часто вы говорите себе, что должны что-то сделать, но вам совершенно этого не хочется? Действительно ли вы должны работать без выходных? Что случится, если вы перестанете это делать?

(Для борьбы с иррациональными страхами SummaryLib советует вам прочитать саммари книги Роберта Лихи «Свобода от тревоги. Справься с тревогой, пока она не расправилась с тобой», вы найдете его в разделе «Личность и развитие».)

Научитесь говорить МОЩНОЕ «НЕТ» всему, что без спросу вторгается в вашу жизнь. Для этого:

расставьте приоритеты;
оцените возможности;
подумайте, кто вынуждает вас делать то, чего вы не хотите, и должны ли вы на самом деле это делать;
трезво оцените реальность: то, что вы делаете, нужно вам или кому-то другому?

Определите свой стиль продуктивности

Универсальных, подходящих всем, техник продуктивности не существует. Поэтому важно с самого начала разобраться в себе. Забудьте о моделях мышления, о правом и левом полушарии, это слишком упрощенная схема.

Есть четыре стиля продуктивности:

«Приоритетчик». Логичен и мыслит аналитически. Для него важны факты, причины и следствия. Он реалист и конструктивный критик. Со временем обращается мудро, его дела всегда выполнены в срок.
«Визуализатор». Интуитивен и мыслит синтетически, то есть объединяет части целого, рассматривая их во взаимодействии и целостности. Креативен и смел.
«Плановик». Организован и последователен. Его страсть — систематизация. Он общается исключительно по существу и на дух не переносит бесполезные разговоры.
«Организатор». Обладает сильной интуицией и талантом учителя, пусть и со всеми не очень приятными последствиями этого, вроде чрезмерной напористости и неприятия критики и возражений. Он понимает чувства других людей, но ему важна оценка.

Протестируйте, какой тип вам подходит. Но удержитесь от навешивания на себя ярлыков. Ни один этот тип не существует в чистом виде, изолированно. Чаще всего в одном человеке есть ведущие и сопутствующие стили. Ваша задача состоит в том, чтобы лучше узнать себя.

Управляйте своим вниманием

Многозадачность, как непременный атрибут эффективности, — это второй миф после «всемогущества тайм-менеджмента». Невозможно эффективно решать несколько задач! Научно доказано, что при каждой смене деятельности или перемене фокуса внимания с одной темы не другую человеку требуется до 23 минут, чтобы вновь сосредоточиться!

Внимание может быть преднамеренным и непреднамеренным. Названия говорят сами за себя: преднамеренным вниманием мы управляем сами, непреднамеренное управляет нами.

Управлять вниманием очень сложно. Есть несколько факторов, которые постоянно нам мешают: яркие и сильные эмоции, физиологический дискомфорт (чувство голода, холода, жары, боль), психологическая неуверенность.

Чтобы научиться управлять своим вниманием, нужно пройти несколько этапов:

Учитесь осознавать, где блуждает ваше внимание. Отмечайте в заметках смартфона или в блокноте каждый раз, когда чувствуете, что внимание ускользает. После недели ежедневных записей проанализируйте, какие раздражители мешают вам чаще всего. Как вы думаете, почему именно они?
Оптимизируйте внешние условия. Создайте такие условия для работы, в которых вам будет комфортно. Положите в шкафчик теплый шарф на случай, если станет холодно. Там же храните полезные снеки, типа протеиновых или злаковых батончиков, яблок или орехов.
Перезагрузите свой мозг. Занимайтесь только одним делом за раз. Не проверяйте почту или социальные сети во время телефонных разговоров, не ешьте во время работы. Сделайте короткую паузу, выпейте кофе и снова возвращайтесь к работе.

Что мешает нам погружаться в дела с головой? Карсон Тейт выделяет четыре источника внешних раздражителей: технологии, непредвиденные ситуации, незапланированные паузы и рабочие встречи.

Для управления этими событиями и явлениями нужно делать следующее:

Установить на смартфон или планшет софт, отслеживающий вашу активность в гаджете, и проанализировать результаты.
В случае форс-мажоров оцените необходимость вашего участия в ситуации. Если без вас не обойтись, решайте эту проблему. Если проблема терпит, сначала закончите текущие дела.
Для борьбы с постоянными отвлекающими факторами и людьми выберите в своем распорядке рабочего дня время, когда вы можете ими заниматься, а в остальные часы не позволяйте себя отвлекать.

Установите собственные приоритеты

Именно с расстановки приоритетов начинается путь к эффективной работе. В этом вам поможет методология R. E. A. D. Y., Aim, Fire. Буквально ее можно перевести как «Готовься! Целься! Пли!», где слово ready (готовься) выступает акронимом английских слов, переводящихся на русский как «реалистичный», «волнующий», «ориентированный на действие» и «директивный». Ваши цели должны соответствовать этим критериям.

Разделите свою жизнь на четыре сферы: профессиональная жизнь, личная, духовная и здоровье. В каждой из них выделите цели, к которым вы стремитесь. Ни одна из сфер не должна превышать по значимости другую. Только в гармонии вы сможете не просто достичь успеха, но чувствовать себя комфортно.

Инвестируйте свое время с умом

Теперь нужно проанализировать ваше время с точки зрения его ресурсоемкости. Не правы те, кто говорит, что время — это деньги. Время гораздо важнее и ценнее денег! Время — это очень ограниченный ресурс, который нельзя расточать необдуманно.

Прикиньте, на что больше всего уходит у вас времени на работе? Занимаетесь ли вы каждый день чем-то, что приближает вас к вашей цели, или вы весь день тратите на пустяки?

Сколько времени вы проводите с любимым человеком, детьми, родителями, друзьями? Стоит ли работа того, чтобы отказывать себе в этом бесценном ресурсе счастья?

Сколько времени вы тратите на размышления и возможность побыть одному?

Это очень важные вопросы, их нельзя игнорировать.

Теперь ваши цели выстроены, приоритеты отмечены. Настал момент индивидуального тайм-менеджмента. Обзаведитесь планером, с которым вам удобно работать: бумажный или электронный — не имеет значения. Распределите все самое важное по месяцу. Расписывайте неделю по часам, найдите время для всего, что важно. Планируйте досконально каждый день. При этом непременно учитывайте свой стиль продуктивности.

Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач

Люди, которые утверждают, что все помнят, хотя у них нет ежедневника или планера, — лукавят. Мозг, наверное, худший инструмент, чтобы использовать его для планирования.

Разгрузите свой самый важный орган — создайте генеральный TASK-перечень. Task — в переводе с английского «задача». У вас, скорее всего, уже есть перечень задач, но этот инструмент несколько отличается от того, чем вы привыкли пользоваться.

TASK — это аббревиатура для следующих слов: think (думать), act (действовать), sort (сортировать) и keep (хранить).

Think — думать. Пришло время подумать о своих задачах в личной и профессиональной жизни. Запишите их на бумагу или в текстовом файле на компьютере. Не думайте о порядке, просто вспоминайте и записывайте. Задачи — это не цели, это все то, что нужно сделать: звонки, проекты, исследования, встречи и т.д. Записали? Переходим к следующему этапу.
Act — действовать. Не нужно пугаться длины вашего списка. Все в порядке. Теперь берите каждый пункт и расписывайте, что нужно сделать, каждый шаг, каждую мелочь.
Sort — сортировать. Теперь расставьте задачи в порядке приоритетности. И вот тут вам как раз поможет матрица Эйзенхауэра, о которой речь шла в самом начале.
Keep — хранить. Храните свои планы, цели и задачи только в одном месте. Оно может быть любым, но только одним: ежедневник, еженедельник, пробковая доска над столом, Google-календарь или любой другой софт.

Успевайте больше — выполняйте свои задачи и проекты с легкостью

Когда все задачи разложены по полочкам и перед вами вполне четкое понимание того, как нужно действовать, — приступайте!

Чтобы решить, с чего начать (ведь дел у вас накопилось предостаточно!), определитесь, сколько времени вы имеете, какими ресурсами обладаете и каков ваш энергетический потенциал. Если у вас всего полчаса, то не стоит хвататься за большие проекты. Если вы чувствуете, что выжаты, как лимон, лучше сделайте то, на что потребуется минимум энергии. Если вам для какой-то задачи требуется компьютер, которого рядом нет, не беритесь за нее сейчас, отложите на более подходящее время.

Выбирая дальнейшую тактику, опирайтесь на свой тип продуктивности. Например, если вы «приоритетчик», то для повышения собственной эффективности распределите задачи по группам. Если вы «плановик», то обращайте внимание на свой временной ресурс. Старайтесь действовать проще, используйте свои самые сильные стороны.

У каждого человека свой индивидуальный темп работы. Кому-то нужно двадцать минут, чтобы пролистать рабочую почту, а кому-то — полтора часа. Не пытайтесь походить на своих коллег или друзей. Их темп работы, программное обеспечение и личный тайм-менеджмент могут вам не подходить. Так зачем мучиться?

Будьте максимально честны с собой и слушайте свой внутренний голос. Если вы чувствуете острый дискомфорт от того, как организована ваша работа сейчас, то не нужно давить в себе это чувство и списывать все на свои «капризы». Если вам тяжело и некомфортно — прислушайтесь к себе и начинайте работать так, как вам будет проще.

Обуздайте поток входящей почты

Что все мы делаем первым делом утром? Правильно! Проверяем рабочую почту. Но проблема заключается в том, что делать этого ни в коем случае нельзя!

Утро для большинства людей — время самой высокой продуктивности, активности и физических сил. Не лучше ли начать рабочий день с по-настоящему важной задачи? Отложите чтение почты на другое время, используйте свои умственные ресурсы мудрее.

Так же поступите и со смартфоном. Проверяйте почту лишь в строго определенное время, иначе из инструмента-помощника она превратится в рабовладельца, а вы будете на каждый его сигнал откликаться, чтобы узнать, что случилось. Если дело важное — вам позвонят, а не кинут сообщение в мессенджер или на почту.

Итак, вы сделали важное и серьезное дело. Утро кончилось, пришло время разбирать почту. Карсон Тейт предлагает использовать «алгоритм имейл-проворности». Он состоит из четырех частей:

прочтение;
решение, что делать дальше;
действие;
хранение.

Рассмотрим пример. Вы получили письмо из другого отдела, в котором вас просят подготовить какой-то документ к предстоящей встрече. Прочтите письмо внимательно. Не занимайтесь параллельно другими делами, иначе потом его придется перечитывать, а это уйма потерянного времени. Это письмо требует от вас определенных действий. Вы можете поставить его себе в задачи с указанием дедлайна, можете делегировать кому-то, а можете приступить к его выполнению прямо сейчас, если позволяет время. Когда задача будет выполнена, удалите письмо или сохраните в архив в соответствующую папку.

Другое важное умение, которым следует овладеть: писать электронные письма информативно и ясно. Каждый раз, работая над письмом, отвечайте себе на вопросы: «Кто? Почему? Что? Как?» Указывайте в письме все важные даты, имена, прописывайте указания или просьбы понятно, чтобы у читающего не возникало недопонимания.

Используйте строку «тема письма» с пользой и обязательно убирайте сокращения, говорящие о том, что письмо является частью чьей-то переписки или пересылки. Получатель может просто не понять, зачем ему пришло это письмо. Обязательно прокомментируйте такое послание и поставьте задачу либо укажите, что оно переслано для ознакомления с информацией.

Создайте себе пространство для физической и ментальной свободы

Все крупные компании знают, что организация рабочего пространства чрезвычайно важна для продуктивности их сотрудников. Поэтому они активно создают условия, в которых потенциал работников будет раскрываться в полной мере.

Но если вы не работаете в Google, Facebook или Apple, постарайтесь создать комфортное рабочее место сами. Оно должно отражать то, чем вы занимаетесь, и увеличивать вашу продуктивность. Документы, которые используются чаще, должны быть хорошо организованы и храниться поблизости.

Если вы работаете с несколькими важными источниками информации, установите второй монитор. Если вы больше пишете, чем работаете за компьютером, то на вашем столе должно быть достаточно места, чтобы удобно расположиться с бумагами.

Если большую часть рабочего времени вы проводите в разъездах, подумайте об удобном портфеле или сумке, где будет храниться все, что вам нужно. Пусть это будет ваш портативный офис.

Конечно, не во всех компаниях регламент позволяет проявлять самодеятельность. В таком случае обратитесь к своему начальнику и объясните ему, зачем вам нужны те или иные преобразования. Пока вы не попросите, вы не узнаете, можно ли что-то изменить.

Оупенспейсы, то есть офисы, где рабочие места отделены друг от друга лишь невысокими перегородками и все фактически сидят вместе, сегодня уже не в моде. Все уже в курсе, что подобная организация пространства снижает удовлетворенность сотрудников, а следовательно, и их производительность. В общем, если в ваших силах реорганизовать пространство, постарайтесь вернуть стены на место.

Перестаньте перекладывать бумаги

10 000 листов бумаги. Именно столько в среднем за год проходит через руки одного офисного сотрудника. Какие-то из них проходят мимо, а какие-то стопками макулатуры копятся на рабочем столе или даже возле него.

Вместо того чтобы разрабатывать систему хранения, где каждой бумажке найдется свое место, создайте поисковую систему для документов. Задайте себе три вопроса:

Понадобится ли эта информация для юридических или налоговых целей?
Понадобится ли мне она когда-нибудь снова?
Где еще ее можно найти?

Что-то можно сразу выкинуть, потому что эти сведения могут храниться на корпоративном сервере или в свободном доступе в интернете. Хранение «на всякий случай» — первый шаг к тому, чтобы завалить рабочий стол ненужными бумажками. Чаще всего 80% этой информации в печатном виде вам никогда не пригодится.

Поступайте с бумажными носителями точно так же, как и с имейлами. Читайте, принимайте решение, действуйте и архивируйте или выбрасывайте.

Используйте потенциал партнеров по команде: делегируйте им полномочия

Мы все очень боимся делегировать задачи другим. Мешает в большинстве случаев психологический блок, связанный со страхом, что коллега не справится. Конечно, есть дела, которые передавать не стоит:

Если вы единственный человек в компании, который обладает необходимыми знаниями;
Если задача сопряжена с вашим личным опытом;
Если именно эти задачи привносят в вашу трудовую жизнь радость.

Однако рутинные дела необходимо передавать подчиненным. Дела, с которыми лучше справится ваш коллега, отдавайте ему. Это сократит время выполнения, и ничего не придется переделывать.

Но бывает и так, что перепоручить кому-то задачу просто невозможно. Предложите руководству нанять удаленного помощника или студента-стажера на половину ставки.

Передавая задачу кому-то другому, помните о пяти правилах делегирования:

Задача должна быть четко сформулирована и не допускать двойного толкования.
Поддерживайте работника и настраивайте его на успех.
Узнайте стиль продуктивности того, кому вы передаете задачу.
Говорите понятно.
Доводите работу до конца.

Как только вы поставите задачу, то определитесь с тем, как будет проходить проверка. Согласуйте дальнейшие действия. Когда задача будет выполнена, непременно дайте обратную связь.

Научитесь продуктивно работать в коллективе

Умение работать в команде — навык, который приветствуется везде. Но иногда такая работа может превратиться в сущий ад. Главная причина — разные стили продуктивности.

Каждый стиль обладает своими сильными сторонами. Их и нужно использовать, вместо того чтобы пытаться кого-то переделать. Плохих стилей не существует, есть люди, которым не дают раскрыться.

Постарайтесь выстроить хорошие, уважительные отношения с коллегами и начальником. Вы совсем не обязаны водить с ними дружбу, но вы должны уметь общаться, слушать и слышать друг друга.

Глядя на команду, оцените свой личный вклад в общее дело. Что именно вы делаете? Чем вы уникальны? Подключите своих коллег к изучению индивидуальных стилей продуктивности. Это поможет и вам лучше узнать друг друга, и им понять себя.

Постарайтесь стать для своих подчиненных не просто руководителем, а наставником. В таком качестве вы сможете получать гораздо больше от тех, с кем работаете, а сами сотрудники будут более лояльно настроены к вам.

Пересмотрите практику подготовки и проведения встреч

Лучшее совещание — это совещание, которого не было. Мы тратим бесценное время на бесполезные встречи и совещания из недели в неделю.

Если вы можете с большей пользой провести время, выполняя важные задачи, вместо того чтобы сидеть на бесполезном для вас совещании, сообщите об этом руководству. Скорее всего, вас поймут.

Встречи бывают разных видов:

информационные, они же — самые бесполезные;
собрания для принятия какого-либо решения;
собрания для решения какой-либо проблемы;
мозговые штурмы;
тимбилдинговые мероприятия;
инструктажи.

Приложите все силы, чтобы на встречах не было лишних людей, которые скрыто или явно скучают и листают социальные сети. Если есть возможность, отправляйте на встречу двух сотрудников, которые будут внимательно слушать и записывать, а потом расскажут другим о том, что было сказано.

Перед каждой встречей прописывайте регламент. Может показаться, что это лишняя трата времени, но встречи, проведенные в соответствии с регламентом, проходят результативнее и быстрее.

Не нужно собирать всех подряд — приглашайте на встречу только заинтересованных людей. При этом все присутствующие должны быть вовлечены в обсуждение.

После каждой встречи следите за выполнением принятых решений. Вы же собирались не просто поговорить, а чего-то добиться. Для этого ведите протокол, чтобы ничего не забыть и не потерять. Все протоколы храните в одном месте и после встречи рассылайте участникам.

Сведите все воедино

А теперь соберите всю информацию, которую вы узнали, и начните ею пользоваться.

Устраните все лишнее, что мешает вам работать.
Узнайте свой стиль продуктивности и пользуйтесь своими сильными сторонами.
Определите цели, расставьте приоритеты.
Научитесь обращаться со своим временем.
Уделяйте больше внимания глобальным задачам и целям.
Начните действовать.
Не бойтесь просить о помощи.

И самое главное — действуйте проще!

Оригинальная книга содержит опросник из 28 вопросов, с помощью которых можно определить свой стиль продуктивности.